Cómo la IA de gestión documental está cambiando el sector para siempre

Las IA de gestión documental ya no representan una tendencia futura: están transformando la forma en que las empresas gestionan los documentos y los datos todos los días. Desde un procesamiento más rápido hasta un menor número de errores, las herramientas impulsadas por la inteligencia artificial ayudan a los equipos a ahorrar tiempo y reducir el trabajo administrativo repetitivo.

Ya se trate de facturas, contratos, formularios o registros internos, la IA hace que los procesos con muchos documentos sean más rápidos, precisos y fáciles de gestionar. En este artículo, analizamos cinco formas en las que la IA está cambiando de manera tangible el procesamiento de documentos, y cómo puedes empezar a implementarlas en tu propia empresa.

Procesamiento de documentos más inteligente, menos trabajo manual

Las herramientas de inteligencia artificial ahora pueden leer y procesar documentos con una velocidad y precisión notables. Tecnologías como el OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y el procesamiento del lenguaje natural permiten a la IA extraer automáticamente la información de las facturas, los contratos y los formularios.

Esto significa que se acabó la introducción manual de datos y se acabaron las idas y venidas sobre pequeños detalles.

Se espera que el mercado mundial de procesamiento inteligente de documentos (IDP) crezca de 1500 millones de dólares en 2023 a 11.400 millones de dólares para 2030 - una prueba clara de que cada vez más empresas están optando por flujos de trabajo centrados en la IA.

No más búsquedas en carpetas

La IA puede clasificar y organizar automáticamente los archivos según el contenido, el departamento o el tipo de documento. También puede facilitar la búsqueda de información.

En lugar de buscar los nombres de los archivos, puedes hacer una pregunta como «¿Cuáles son las condiciones de pago de este proveedor?» y obtén un resultado relevante de inmediato.

Herramientas como Copiloto de Microsoft y Asistente de IA de Adobe Acrobat ya ofrecen este tipo de búsqueda inteligente, justo dentro de las herramientas que los equipos ya utilizan.

Los documentos como fuente de conocimiento

La IA también puede analizar el contenido de sus documentos, no solo archivarlos.

Por ejemplo, el Asistente de IA de Adobe puede resumir contratos largos, explicar los términos legales o resaltar detalles importantes con solo unos pocos clics. Según Adobe, casi el 70% de las personas han firmado un documento sin entenderlo completamente. Su función de inteligencia artificial ayuda a cerrar esa brecha al traducir textos complejos a un lenguaje sencillo. Este tipo de información ayuda a las empresas a tomar decisiones mejores y más rápidas, especialmente cuando revisan grandes volúmenes de documentos.

Automatizar los flujos de trabajo y las aprobaciones

La IA también puede activar acciones en función del contenido de tus documentos.

Por ejemplo, una factura que supere un importe determinado puede marcarse automáticamente para su aprobación. O bien, la falta de un número de orden de compra puede activar una alerta antes de que la factura avance.

Incluso las tareas rutinarias, como extraer datos de los documentos de los proveedores o enviar recordatorios de pago, se pueden automatizar, para que tu equipo no tenga que seguir cada paso manualmente.

Empresas como JP Morgan han utilizado la IA para reducir miles de horas de tiempo de revisión de contratos. Su sistema procesa documentos legales complejos en segundos, algo que solía requerir cientos de horas de trabajo manual.

La seguridad y el cumplimiento se simplifican

Las herramientas de IA pueden identificar datos confidenciales, como información personal o financiera, y ayudar a hacer cumplir los controles de acceso o las redacciones.

También generan automáticamente un registro de auditoría claro de quién accedió a un documento o lo editó. Esto facilita el cumplimiento de normativas como las normas GDPR, HIPAA o ISO sin necesidad de un equipo de cumplimiento dedicado.

Es una forma más inteligente de gestionar los riesgos y, al mismo tiempo, mantener los flujos de trabajo en movimiento.

Qué significa esto para su empresa

La IA está cambiando la forma en que las empresas gestionan los documentos: agiliza el procesamiento, facilita la búsqueda y facilita el cumplimiento de las normas.

No necesita un gran equipo técnico ni una configuración compleja para beneficiarse. Incluso para las pequeñas empresas, y quizás especialmente para ellas, ya que suelen tener equipos más pequeños y menos recursos disponibles, las herramientas de inteligencia artificial pueden ser de gran ayuda.

Herramientas como Procys utilizan inteligencia artificial avanzada para gestionar las partes más difíciles del procesamiento de documentos, desde escanear y extraer datos hasta estructurarlos y exportarlos. Esto se traduce en menos demoras, menos errores y más tiempo para trabajos de alto impacto.

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