Documentación legal de Procys
Estos términos de servicio (en adelante denominados «Términos«) constituyen un acuerdo vinculante entre el Cliente (según se define a continuación) y Procys B.V., registrado en la Cámara de Comercio Holandesa con el número de registro 24193147 (en adelante denominado «Procys» ), con cualquier propósito, incluido el acceso a información, la realización de transacciones, la utilización de cualquier servicio o funcionalidad proporcionada por Procys a través de su plataforma de API de Procys (según se define a continuación) o a través de su sitio web disponible en el nombre de dominio www.procys.com (en adelante denominado «Sitio web»).
A los efectos de estos Términos, los términos «nosotros«, «nos» o «nuestro» se refieren a Procys, y los términos «tú» y «tu» se refieren al Cliente, tal como se define a continuación.
Estos Términos se leerán junto con la Política de Privacidad disponible en https://procys.com/privacy-policy/. Tu acceso y uso de la Plataforma de API de Procys y del Sitio web están condicionados a tu aceptación de estos Términos y la Política de Privacidad. Declaras que tienes más de 18 años y eres competente para celebrar contratos legalmente vinculantes. Al acceder y/o utilizar la Plataforma de API de Procys y/o el Sitio web, declara que ha leído, comprendido y aceptado quedar obligado por estos Términos y la Política de Privacidad.
Todas las definiciones en mayúscula en estos Términos, tanto en plural como en singular, se definen como se indica a continuación.
Acuerdo
Incluirá cualquier acuerdo entre Procys y el Usuario/Cliente con respecto a los Servicios.
Integración API
Significará una integración entre la API de Procys y una Aplicación de Terceros.
Cliente
Significará cualquier persona física y/o jurídica que haya celebrado un acuerdo con Procys.
Datos del Cliente
Significará cualquier información, datos, metadatos u otros materiales provistos, cargados o enviados por el Cliente o sus Usuarios a los Servicios, a través de la Plataforma/API de Procys, el Sitio web o de cualquier otra manera, incluyendo partes de información extraída (automáticamente) por Procys de los Datos del Cliente.
Información Confidencial
Significará toda la información no pública revelada u obtenida por una de las partes de la otra, incluyendo toda la información relacionada con los negocios, operaciones, sistemas, procesos, productos, secretos comerciales, know how, contratos, finanzas, planes, estrategias o clientes actuales, anteriores o potenciales, socios o proveedores de esa otra parte (junto con copias realizadas de cualquiera de lo anterior) y que dicha información, en el momento de la divulgación, esté marcada como «Confidencial» o lleve una leyenda similar, y toda otra información que la parte receptora razonablemente debería haber sabido que era Información Confidencial de la parte divulgadora a menos que se especifique lo contrario o el contexto así lo requiere.
Derechos de Propiedad Intelectual
Significará todos los derechos asociados con los activos intangibles de una persona o empresa, incluyendo, pero no limitándose a, derechos de autor, derechos de base de datos, derechos de dominio, derechos de nombre comercial, derechos de marca registrada, derechos de diseño, derechos vecinos, derechos de patente, así como los derechos de know-how, ya sean registrados o no registrados.
Formulario de Pedido
Significará una página de pedido en línea o un documento de pedido que especifica los servicios que Procys proporcionó al Cliente.
Procys
Significará la empresa Procys B.V. registrada en la Cámara de Comercio de los Países Bajos con el número de registro 24193147.
Procys API
Significará la interfaz de programación de aplicaciones (API) puesta a disposición por Procys que permite al Cliente permitir que las Aplicaciones de Terceros interactúen con el Servicio a través de una Integración de API, en la cual todos los derechos de propiedad intelectual son propiedad de Procys .
Documentación
Significará cualquier instrucción, especificaciones y documentación técnica relacionada con el uso de los Servicios, como la API de Procys, puesta a disposición por Procys.
Cotización
Significará una oferta escrita (en línea) de Procys con respecto a la prestación de Servicios.
Servicio
Se como cualquier servicio proporcionado por Procys al Cliente, tal como se describe en el Contrato, por ejemplo, el acceso a la tecnología basada en la nube de Procys para la extracción automatizada de datos de documentos presentados por el Cliente a través de la API de Procys o de otra manera.
Aplicación de Terceros
Se entenderá como una aplicación de software (en la nube) utilizada por el Cliente y proporcionada por el propio Cliente o un tercero, que interactúa con el Servicio a través de una Integración de API.
Usuario
significa una persona natural autorizada por el Cliente para utilizar el Servicio.
Esta aplicación recopila algunos datos personales de sus usuarios.
Entre los tipos de Datos Personales que esta Aplicación recopila, por sí misma oa través de terceros, se encuentran: Cookies; Datos de uso; primer nombre; apellido; número de teléfono; nombre de empresa; dirección de correo electrónico.
Los detalles completos sobre cada tipo de Datos personales recopilados se proporcionan en las secciones dedicadas de esta política de privacidad o en los textos de explicación específicos que se muestran antes de la recopilación de Datos. Los Datos personales pueden ser proporcionados libremente por el Usuario o, en el caso de los Datos de uso, recopilados automáticamente al usar esta Aplicación.
A menos que se especifique lo contrario, todos los Datos solicitados por esta Aplicación son obligatorios y la falta de proporcionar estos Datos puede hacer que esta Aplicación no pueda proporcionar sus servicios. En los casos en que esta Aplicación establezca específicamente que algunos Datos no son obligatorios, los Usuarios son libres de no comunicar estos Datos sin consecuencias para la disponibilidad o el funcionamiento del Servicio.
Los usuarios que no estén seguros de qué Datos personales son obligatorios pueden ponerse en contacto con el Titular.
Cualquier uso de Cookies, o de otras herramientas de seguimiento, por parte de esta Aplicación o de los propietarios de servicios de terceros utilizados por esta Aplicación sirve para proporcionar el Servicio requerido por el Usuario, además de cualquier otro propósito descrito en el presente documento. y en la Política de Cookies, si está disponible.
Los usuarios son responsables de los Datos personales de terceros obtenidos, publicados o compartidos a través de esta Aplicación y confirman que tienen el consentimiento del tercero para proporcionar los Datos al Titular.
El Titular toma las medidas de seguridad adecuadas para evitar el acceso no autorizado, la divulgación, la modificación o la destrucción no autorizada de los Datos.
El tratamiento de los Datos se lleva a cabo utilizando ordenadores y/o herramientas informáticas, siguiendo procedimientos y modos organizativos estrictamente relacionados con las finalidades indicadas. Además del Titular, en algunos casos, los Datos pueden ser accesibles a ciertos tipos de personas a cargo, involucradas con la operación de esta Aplicación (administración, ventas, marketing, legal, administración del sistema) o partes externas (como terceros). terceros proveedores de servicios técnicos, carteros, proveedores de hosting, empresas informáticas, agencias de comunicación) designados, en su caso, como Encargados del Tratamiento por el Titular. La lista actualizada de estas partes podrá ser solicitada al Titular en cualquier momento.
El Titular podrá tratar los Datos Personales relativos a los Usuarios si se da alguno de los siguientes supuestos:
En cualquier caso, el Titular estará encantado de ayudar a aclarar la base legal específica que se aplica al procesamiento y, en particular, si el suministro de Datos Personales es un requisito legal o contractual, o un requisito necesario para celebrar un contrato.
Los Datos se procesan en las oficinas operativas del Titular y en cualquier otro lugar donde se encuentren las partes involucradas en el procesamiento.
Dependiendo de la ubicación del Usuario, las transferencias de datos pueden implicar la transferencia de los Datos del Usuario a un país diferente al suyo. Para obtener más información sobre el lugar de procesamiento de dichos Datos transferidos, los Usuarios pueden consultar la sección que contiene detalles sobre el procesamiento de Datos personales.
Los usuarios también tienen derecho a conocer la base legal de las transferencias de datos a un país fuera de la Unión Europea o a cualquier organización internacional regida por el derecho internacional público o establecida por dos o más países, como la ONU, y sobre las medidas de seguridad tomadas. por el Titular para salvaguardar sus Datos.
Si se lleva a cabo dicha transferencia, los Usuarios pueden obtener más información consultando las secciones correspondientes de este documento o consultar con el Propietario utilizando la información proporcionada en la sección de contacto.
Los Datos Personales se procesarán y almacenarán durante el tiempo que lo requiera el propósito para el que fueron recopilados.
Por lo tanto:
El Propietario puede conservar los Datos personales durante un período más largo siempre que el Usuario haya dado su consentimiento para dicho procesamiento, siempre que dicho consentimiento no sea retirado. Además, el Titular puede verse obligado a conservar los Datos Personales por un período mayor cuando así lo requiera para el cumplimiento de una obligación legal o por orden de una autoridad.
Una vez que expire el período de retención, los Datos personales se eliminarán. Por tanto, el derecho de acceso, el derecho de supresión, el derecho de rectificación y el derecho a la portabilidad de los datos no podrán ser ejercitados una vez transcurrido el plazo de conservación.
Los Datos relativos al Usuario son recabados para permitir al Titular la prestación de sus Servicios, así como para las siguientes finalidades: Estadísticas, Interacción con redes sociales y plataformas externas y Contactar con el Usuario.
Los usuarios pueden encontrar información más detallada sobre tales propósitos de procesamiento y sobre los Datos Personales específicos utilizados para cada propósito en las secciones respectivas de este documento.
Personales Los Datos Personales se recopilan para los siguientes propósitos y utilizando los siguientes servicios:
Usuarios pueden ejercer determinados derechos respecto de sus Datos tratados por el Titular.
En particular, los Usuarios tienen derecho a:
Cuando los Datos personales se procesen por un interés público, en el ejercicio de una autoridad oficial conferida al Titular o para los fines de los intereses legítimos perseguidos por el Propietario, los Usuarios pueden oponerse a dicho procesamiento proporcionando un motivo relacionado con su situación particular para justificar la objeción.
Los usuarios deben saber que, sin embargo, en caso de que sus Datos personales se procesen con fines de marketing directo, pueden oponerse a ese procesamiento en cualquier momento sin proporcionar ninguna justificación. Para saber si el Propietario está procesando Datos personales con fines de marketing directo, los Usuarios pueden consultar las secciones correspondientes de este documento.
Las solicitudes para ejercer los derechos de los Usuarios pueden dirigirse al Titular a través de los datos de contacto facilitados en este documento. Estas solicitudes podrán ser ejercitadas de forma gratuita y serán atendidas por el Titular con la mayor antelación posible y siempre en el plazo de un mes.
Los Datos Personales del Usuario podrán ser utilizados con fines legales por el Titular en los tribunales o en las etapas previas a posibles acciones legales derivadas del uso indebido de esta Aplicación o de los Servicios relacionados.
El Usuario declara ser consciente de que el Titular puede estar obligado a revelar datos personales a petición de las autoridades públicas.
Además de la información contenida en esta política de privacidad, esta Aplicación puede proporcionar al Usuario información adicional y contextual sobre Servicios particulares o la recopilación y procesamiento de Datos Personales previa solicitud.
Para fines de operación y mantenimiento, esta Aplicación y cualquier servicio de terceros pueden recopilar archivos que registran la interacción con esta Aplicación (registros del sistema) y utilizar otros Datos personales (como la dirección IP) para este fin.
Se pueden solicitar más detalles sobre la recopilación o el procesamiento de Datos Personales al Titular en cualquier momento. Consulte la información de contacto al principio de este documento.
Esta aplicación no es compatible con las solicitudes de «No rastrear». Para determinar si alguno de los servicios de terceros que utiliza cumple con las solicitudes de «No rastrear», lea sus políticas de privacidad.
El Propietario se reserva el derecho de realizar cambios a esta política de privacidad en cualquier momento, notificando a sus Usuarios en esta página y posiblemente dentro de esta Aplicación y/o, en la medida en que sea técnica y legalmente factible, enviando un aviso a Usuarios a través de cualquier información de contacto de que disponga el Titular. Se recomienda encarecidamente consultar esta página con frecuencia, consultando la fecha de la última modificación que figura en la parte inferior.
En caso de que los cambios afecten a las actividades de procesamiento realizadas sobre la base del consentimiento del Usuario, el Titular deberá recabar el nuevo consentimiento del Usuario, cuando sea necesario.
Última actualización: 10 de junio de 2020.
Procys is committed to maintaining the highest standards of information security. As part of this commitment, Procys is ISO/IEC 27001:2013 certified. This certification ensures that Procys has established and implemented a robust Information Security Management System (ISMS) to manage and protect customer data effectively. The procedures and practices outlined in this SLA are designed to comply with ISO/IEC 27001:2013 standards, ensuring the confidentiality, integrity, and availability of information. This SLA describes the product availability and support provided by Procys towards Customer. The following API and Services are supported by Procys:
Document data recognition (OCR) and classification (ML)
Through Procys RESTful API Customer extracts data from documents based on the list of standard fields available.:
Fields defined on the API documentations: https://docs.procys.com/dashboard/getDocument
Custom invoice fields and/or additional machine learning options (different document types) are available during Access where sufficient data is available to train the Procys data extraction engine (i.e. 1,000+ documents per month).
Procys will monitor the availability and correct workings of the API(s) and Services & will take the appropriate incident management actions when such API(s) and interfaces are not functioning as designed.
The Service Window for Procys managed services and support is as stated in the table below. During this window it is expected that Procys support is available to accept and resolve incidents.
Working hours are defined as Monday to Friday from 08:00 to 18:00 CET. Exceptions to Working Hour support are made for official public holidays in the European Union and Russia.
Service Entries are contact points for incidents, problems and disruptions, both during and outside business hours, for any incidents or service requests the following contacts will apply:
Procys will ensure that the Service Availability percentage (i.e. Uptime) will meet or exceed the value(s) mentioned in below table
Maintenance Windows in which (maintenance) releases/changes/ML engine training are deployed, are not taken into consideration for Service Availability (i.e. Up- or Downtime during these Windows does not affect Service Availability).
When the agreed Service Availability is expected to become less than agreed for a certain period, Procys will inform Customer immediately or at latest within 1 business day.
Incidents and Problems are determined based on the “Impact” and “Urgency” of the disruption and help us apply the correct response and target resolution times. All incident management procedures are aligned with ISO/IEC 27001:2013 standards to ensure a systematic approach to managing and resolving incidents.
Impact is determined by looking at the service availability and/or other factors that negatively affect the usage or delivery of the API/Services and are impacted by the incident or problem reported. Urgency will be determined by the extent to which the incident or problem resolution can bear delay, e.g., how critical the affected function is for the product to function and how fast it will lead to business impact.
Based on the Procys Priority scale, the Incidents are mapped to the below Service Level Agreement goals for Incident Response and Resolution times.
The RESPONSE TIME is the period between Customer sending a ticket to Procys and confirmation that the message or ticket from Customer has been received.
The RESOLUTION TIME is the time between confirmation that the message or ticket from Customer has been received and the ticket being resolved or closed by Customer.
Measurement of Resolution times starts either from (whichever comes first) the moment of:
Customer and Procys will have frequent (or even continuous) communication, in terms of progress, impact and updates. When requested, Procys will be available to join technical meetings or escalation sessions on short notice.
Where required, issues can be escalated hierarchically. This can be the case for major incidents or where maintenance and support agreements and/or additional services are not met.
Maintenance Windows for preventive, corrective and adaptive maintenance are to be aligned between Customer and Procys. The following standard maintenance windows are defined for Procys :
Procys maintenance schedule/releases/changes within such Maintenance Windows, excludes public holidays, freeze periods, and waivers received from Customer in writing.
Procys may deploy (maintenance) releases/changes at any time without prior notice to Customer if such releases or changes have no impact/outage or high risk for the API and Services agreed.
Procys ensures to deploy new versions, releases, and updates to the API and Services to solve defects and/or errors, keep the API and Services up-to-date or otherwise improve the operation or functionality of the API and Services, which may include bug fixes.
Monitoring is required for all essential functionalities of the API and Services. This will ensure that the API and Services are functioning and performing (together) the way they should, and according to the defined service levels. Procys will implement the appropriate monitoring for all of the services (e.g., functions, systems, interfaces, etc.) in its scope during the delivery of the service, including system, performance, stability, usage, and security monitoring.
All monitoring activities are conducted in compliance with ISO/IEC 27001:2013 standards, ensuring that any anomalies or issues are promptly detected and addressed to maintain the security and performance of the services.
For the avoidance of any doubt, Procys will store a copy of the OCR processed document within its data storage servers hosted by Amazon Web Services, at locations inside the European Union. Storage of training data is located at our stage environment in the Netherlands. Storage of documents can be restricted to ONLY territories within the European Union at the written request from Customer at any time during the delivery of the service.
All data handling and storage practices are conducted in compliance with ISO/IEC 27001:2013 standards, ensuring robust security measures are in place to protect against unauthorized access, data breaches, and other security threats. This includes regular audits, risk assessments, and implementation of necessary controls to safeguard customer data.
Procys will provide reporting functions to Customer for the purpose of tracking invoice processing activity. Access to reports will be through a user interface provided by Procys or Monthly Summary reports manually sent to Customer.
All reporting activities will adhere to ISO/IEC 27001:2013 standards, ensuring accurate and secure reporting of service performance, incidents, and other relevant metrics.