Legal

Documentación legal de Procys

Condiciones de Servicio de Procys

Estos términos de servicio (en adelante denominados «Términos«) constituyen un acuerdo vinculante entre el Cliente (según se define a continuación) y Procys B.V., registrado en la Cámara de Comercio Holandesa con el número de registro 24193147 (en adelante denominado «Procys» ), con cualquier propósito, incluido el acceso a información, la realización de transacciones, la utilización de cualquier servicio o funcionalidad proporcionada por Procys a través de su plataforma de API de Procys (según se define a continuación) o a través de su sitio web disponible en el nombre de dominio www.procys.com (en adelante denominado «Sitio web»).

A los efectos de estos Términos, los términos «nosotros«, «nos» o «nuestro» se refieren a Procys, y los términos «» y «tu» se refieren al Cliente, tal como se define a continuación.

Estos Términos se leerán junto con la Política de Privacidad disponible en https://procys.com/privacy-policy/. Tu acceso y uso de la Plataforma de API de Procys y del Sitio web están condicionados a tu aceptación de estos Términos y la Política de Privacidad. Declaras que tienes más de 18 años y eres competente para celebrar contratos legalmente vinculantes. Al acceder y/o utilizar la Plataforma de API de Procys y/o el Sitio web, declara que ha leído, comprendido y aceptado quedar obligado por estos Términos y la Política de Privacidad.

1. Definiciones

Todas las definiciones en mayúscula en estos Términos, tanto en plural como en singular, se definen como se indica a continuación.

Acuerdo

Incluirá cualquier acuerdo entre Procys y el Usuario/Cliente con respecto a los Servicios.

Integración API

Significará una integración entre la API de Procys y una Aplicación de Terceros.

Cliente

Significará cualquier persona física y/o jurídica que haya celebrado un acuerdo con Procys.

Datos del Cliente

Significará cualquier información, datos, metadatos u otros materiales provistos, cargados o enviados por el Cliente o sus Usuarios a los Servicios, a través de la Plataforma/API de Procys, el Sitio web o de cualquier otra manera, incluyendo partes de información extraída (automáticamente) por Procys de los Datos del Cliente.

Información Confidencial

Significará toda la información no pública revelada u obtenida por una de las partes de la otra, incluyendo toda la información relacionada con los negocios, operaciones, sistemas, procesos, productos, secretos comerciales, know how, contratos, finanzas, planes, estrategias o clientes actuales, anteriores o potenciales, socios o proveedores de esa otra parte (junto con copias realizadas de cualquiera de lo anterior) y que dicha información, en el momento de la divulgación, esté marcada como «Confidencial» o lleve una leyenda similar, y toda otra información que la parte receptora razonablemente debería haber sabido que era Información Confidencial de la parte divulgadora a menos que se especifique lo contrario o el contexto así lo requiere.

Derechos de Propiedad Intelectual

Significará todos los derechos asociados con los activos intangibles de una persona o empresa, incluyendo, pero no limitándose a, derechos de autor, derechos de base de datos, derechos de dominio, derechos de nombre comercial, derechos de marca registrada, derechos de diseño, derechos vecinos, derechos de patente, así como los derechos de know-how, ya sean registrados o no registrados.

Formulario de Pedido

Significará una página de pedido en línea o un documento de pedido que especifica los servicios que Procys proporcionó al Cliente.

Procys

Significará la empresa Procys B.V. registrada en la Cámara de Comercio de los Países Bajos con el número de registro 24193147.

Procys API

Significará la interfaz de programación de aplicaciones (API) puesta a disposición por Procys que permite al Cliente permitir que las Aplicaciones de Terceros interactúen con el Servicio a través de una Integración de API, en la cual todos los derechos de propiedad intelectual son propiedad de Procys .

Documentación

Significará cualquier instrucción, especificaciones y documentación técnica relacionada con el uso de los Servicios, como la API de Procys, puesta a disposición por Procys.

Cotización

Significará una oferta escrita (en línea) de Procys con respecto a la prestación de Servicios.

Servicio

Se como cualquier servicio proporcionado por Procys al Cliente, tal como se describe en el Contrato, por ejemplo, el acceso a la tecnología basada en la nube de Procys para la extracción automatizada de datos de documentos presentados por el Cliente a través de la API de Procys o de otra manera.

Aplicación de Terceros

Se entenderá como una aplicación de software (en la nube) utilizada por el Cliente y proporcionada por el propio Cliente o un tercero, que interactúa con el Servicio a través de una Integración de API.

Usuario

significa una persona natural autorizada por el Cliente para utilizar el Servicio.

2. Aplicabilidad, interpretación y conclusión del Contrato.

  1. Estos Términos se aplicarán a todas las Cotizaciones de Procys ya la ejecución de los Acuerdos posteriores por parte de Procys o en nombre de Procys.
  2. Las condiciones generales de compra u otras condiciones generales de Client no se aplican al Acuerdo a menos que Procys acepte expresamente su aplicabilidad por escrito. En caso de que el Cliente presente dichas condiciones antes de la conclusión del Acuerdo, Procys rechaza limpiamente su aplicabilidad.
  3. El Acuerdo se ejecutará al:
  4. Completar el Formulario de Pedido por parte del cliente, seguido de una confirmación de pedido por escrito de Procys, ya sea automatizada o de otro tipo; o
  5. La recepción por parte de Procys de la aceptación escrita del cliente de una cotización.
  6. Cualquier cotización de Procys tiene una validez de treinta (30) días a partir de la fecha de la cotización. Después de expirar este período de treinta (30) días, el cliente aún puede notificar a Procys su aceptación de la cotización, sin embargo, en tal caso, el acuerdo se ejecutará solo después de la confirmación escrita posterior por parte de Procys.
  7. Si alguna parte, disposición, representación o garantía del acuerdo está prohibida o se considera nula o inválida o no ejecutable o anulada, las partes restantes, disposiciones, representaciones y garantías del acuerdo seguirán en pleno vigor y efecto. Las partes reemplazarán entonces las disposiciones nulas, inválidas o anuladas por nuevas disposiciones, teniendo en cuenta en la medida de lo posible el propósito y el contenido de la disposición nula, inválida o anulada.

3. Licencia

  1. Una vez celebrado el Acuerdo y durante su vigencia, y sujeto al pago oportuno de las tarifas aplicables, Procys concede al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, no transferible, no cesible, no sublicenciable y revocable para acceder y utilizar los Servicios y Documentación proporcionados en virtud del acuerdo, de acuerdo con las disposiciones del mismo.
  2. El Cliente solo podrá utilizar los Servicios y Documentación en su propio negocio u organización y exclusivamente para el propósito previsto para el cual se proporciona el Servicio.

4. Provisión de Servicios

  1. Una vez concluido el Acuerdo, Procys se comprometerá a realizar los esfuerzos razonables para iniciar el cumplimiento del Acuerdo y la provisión de los Servicios.
  2. Procys se esforzará por proporcionar los Servicios con la debida observancia, cuidado y experiencia. Los Servicios se proporcionan únicamente en base a la obligación de Procys de realizar los esfuerzos razonables, a menos que se acuerde lo contrario.
  3. El Cliente seguirá todas las instrucciones razonables de Procys y proporcionará toda la asistencia razonablemente necesaria para que Procys pueda brindar los Servicios. El Cliente declara y garantiza la precisión y la integridad de toda la información proporcionada por él o en su nombre a Procys.
  4. Procys puede proporcionar al Cliente Documentación relacionada con el uso de los Servicios, como la API de Procys.
  5. El Cliente será el único responsable de la correcta implementación de la API de Procys, el desarrollo y mantenimiento de cualquier integración de API que desee, y la obtención de licencias necesarias para el uso de software de terceros que interactúen con el Servicio a través de las integraciones de API del Cliente.
  6. Procys no hace representaciones en relación con ningún software de terceros y no tiene la obligación de desarrollar, mantener, brindar soporte o ayudar al Cliente a realizar las integraciones de API deseadas. En este sentido, Procys solo será responsable de poner a disposición del Cliente la API de Procys.
  7. Procys se esforzará razonablemente por proteger los Servicios contra el uso indebido, abuso y acceso no autorizado a los Datos del Cliente.

5. Acceso a los servicios

  1. Para poder utilizar y acceder a ciertos Servicios, como el Procys API, puede ser necesario un proceso de autenticación adicional. Las credenciales necesarias para dicha autenticación, como las credenciales de inicio de sesión para cuentas de usuario en línea o los tokens de API para usar el Procys API, serán proporcionadas por Procys a Cliente o, si esta función está disponible en el futuro, podrán ser generadas por el propio Cliente. En cualquier caso, dichas credenciales no deberán ser compartidas con terceros, excepto por terceros que sean contratados por Cliente con el fin de desarrollar y mantener Integraciones de API para Cliente mismo.
  2. El Cliente está obligado a mantener seguras y estrictamente confidenciales sus credenciales de autenticación, como contraseñas y tokens de API. Procys tiene el derecho de suponer que todas las acciones realizadas después de la autenticación con estas credenciales se han llevado a cabo bajo la supervisión y/o con la aprobación del Cliente. El Cliente está obligado a notificar a Procys de inmediato y a más tardar en 24 horas si sospecha de abuso y/o uso no autorizado de sus credenciales, y el Cliente debe tomar todas las medidas disponibles para evitar cualquier abuso y/o uso no autorizado (futuro).
  3. El Cliente es totalmente responsable de las acciones y omisiones de sus Usuarios y terceros que utilicen los Servicios en su nombre.

6. Uso de los Servicios

  1. Se prohíbe al Cliente utilizar los Servicios de manera que infrinja el Acuerdo o cualquier ley y regulación aplicable.
  2. El Cliente no puede utilizar los Servicios de manera que cause molestias, obstáculos o pérdidas y/o daños a Procys y a terceros, incluidos otros clientes de Procys. Esta prohibición incluye, sin limitación, el uso de scripts o programas para subir o descargar grandes cantidades de datos o acceder excesivamente a la API de Procys. El Cliente defenderá, indemnizará y mantendrá a Procys, sus afiliados y licenciatarios, según corresponda, y a cada uno de los respectivos funcionarios, directores, empleados y representantes de Procys, libres de cualquier reclamación, daño, pérdida, responsabilidad, costes y gastos (incluyendo honorarios de abogados) derivados o relacionados con tales molestias, obstáculos, incumplimiento de los Términos y representaciones y garantías otorgadas por el Cliente en virtud del presente acuerdo, o pérdida y/o daño a Procys y terceros, incluidos otros clientes de Procys, como resultado del uso de los Servicios por parte del Cliente.
  3. El Cliente no accederá, almacenará, distribuirá ni transmitirá ninguna información durante el curso de su uso de los Servicios que:
  4. es difamatoria, injuriosa, insultante, racista o discriminatoria, o incita al odio;
  5. infringe los derechos de terceros, en cualquier caso, incluyendo pero no limitándose a los Derechos de Propiedad Intelectual;
  6. viola la privacidad de terceros, en cualquier caso, incluyendo pero no limitándose a la distribución de datos personales de terceros sin una base legal válida;
  7. es de otra manera ilegal o causa daño o lesiones a cualquier persona o propiedad;
  8. está en violación con cualquier instrucción de uso proporcionada por Procys en cualquier momento durante el plazo del Acuerdo. No deberá, directa o indirectamente, republicar, emitir copias, distribuir, comunicar al público el Procys API y/o realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar, o intentar derivar el código fuente del Procys API utilizado para proporcionar los Servicios o acceder al Procys o Servicios, o utilizar cualquier Información Confidencial con el fin de construir un producto similar o un producto competitivo, o eliminar cualquier aviso o etiqueta de propiedad perteneciente a Procys.
  9. El uso del Servicio, incluyendo el Procys API y/o el Sitio web, puede estar sujeto a limitaciones específicas de uso (por ejemplo, en relación con el número máximo de llamadas de API permitidas en un marco de tiempo específico). Si este es el caso, las limitaciones de uso se especificarán en el Acuerdo o en la Documentación. Si el Acuerdo o la Documentación no contienen limitaciones específicas de uso, el uso del Servicio estará sujeto a una política de «uso justo» reflejada en el artículo «16. Uso Justo». Se considerará que el Cliente excede los patrones de uso normales si utiliza el Servicio de manera excesivamente superior en comparación con otros clientes de Procys en circunstancias comparables. Si el Cliente excede las limitaciones de uso aplicables, Procys no podrá ser considerado responsable si el Servicio se vuelve inaccesible o no funciona correctamente.
  10. Si Procys toma conocimiento de algún uso (presunto) ilegal o no autorizado del Servicio, Procys tendrá derecho a tomar todas las medidas razonables para detener dicho uso (presunto) ilegal o no autorizado, incluyendo la suspensión del acceso del Cliente/Usuario a los Servicios, y no será responsable de ningún daño resultante de las medidas tomadas.
  11. Si, en opinión razonable de Procys, el funcionamiento continuo de los sistemas informáticos o de la red de Procys, sus terceros contratados o afiliados está siendo o está en peligro de ser dañado o puesto en peligro, Procys puede tomar todas las medidas que considere razonablemente necesarias para poner fin o evitar dicho daño o peligro. Estas medidas pueden incluir, sin limitación, la suspensión (temporal) de la provisión de los Servicios afectados.
  12. Procys puede recuperar de Clientes cualquier pérdida o daño sufrido como resultado de su incumplimiento del Acuerdo. El Cliente deberá indemnizar y mantener a Procys indemne de cualquier reclamación de terceros relacionada con pérdidas y/o daños derivados de la violación del Acuerdo por parte del Cliente.

7. Disponibilidad y mantenimiento

  1. A menos que el Acuerdo contenga garantías específicas o se acuerde explícitamente lo contrario entre las partes, los Servicios se proporcionarán tal como están. Procys no garantiza que el Servicio estará libre de errores o que será compatible con todas las combinaciones de hardware y software seleccionados y utilizados por el Cliente. En caso de errores en el Servicio, Procys se esforzará por rectificarlos lo más rápido posible y estará autorizado a introducir soluciones temporales o soluciones alternativas.
  2. De vez en cuando, Procys puede realizar tareas de mantenimiento en sus Servicios y realizar cambios en los Servicios en forma de actualizaciones o mejoras. Estas actualizaciones o mejoras pueden provocar un cambio en la funcionalidad de los Servicios. Las sugerencias del Cliente para mejorar los Servicios siempre son bienvenidas, pero al final, Procys será el único que determine qué cambios se realizarán. Procys no está obligado a mantener y mantener disponibles versiones anteriores del Servicio para clientes individuales.
  3. La realización de actividades relacionadas con el mantenimiento puede provocar interrupciones en la disponibilidad de los Servicios. En caso de que Procys pueda prever que ciertas actividades relacionadas con el mantenimiento puedan provocar interrupciones, se esforzará razonablemente en asegurarse de que las actividades no se realicen durante las horas punta, sino durante momentos en los que la demanda general de acceso a los Servicios sea menor.
  4. Procys hará todo lo posible por notificar a Client sobre las actividades de mantenimiento planificadas, mediante correo electrónico o a través de los Servicios, cuando sea posible y con antelación. El mantenimiento de emergencia puede ocurrir en cualquier momento sin previo aviso a Cliente.
  5. Las actualizaciones o mejoras de los Servicios se realizarán en momentos determinados por Procys. Una vez que se haya realizado una actualización o mejora, el Cliente no podrá utilizar una versión anterior del Servicio (por ejemplo, una versión anterior de la API de Procys), a menos que Procys decida lo contrario. Tampoco tendrá derecho ni reclamación alguna sobre una actualización o mejora que haya sido anunciada por Procys pero que finalmente no se haya realizado.
  6. Procys no garantiza que Procys API o el sitio web estén disponibles en todo momento. El Cliente puede experimentar problemas de hardware, software u otros, o necesitar realizar tareas de mantenimiento relacionadas con los mismos, lo que puede ocasionar interrupciones, retrasos, fallos o errores. El Cliente acepta que Procys no tiene ninguna responsabilidad por cualquier pérdida, daño o inconveniente causado por la incapacidad del Cliente para acceder o utilizar Procys API o el sitio web durante cualquier periodo de inactividad o discontinuidad del Servicio.

8. Apoyo

  1. Procys puede proporcionar Documentación con respecto a la solución de problemas y el uso general de los Servicios para que la utilice el Cliente y sus Usuarios. Además de dicha Documentación, Procys puede, pero no está obligado a, proporcionar soporte al Cliente y sus Usuarios en relación con el uso de los Servicios. Si se ofrece dicho soporte, Procys hará todo lo posible por responder a las solicitudes de soporte lo más rápido posible. Sin embargo, Procys no puede garantizar que se proporcione una respuesta o solución en un plazo determinado, ya que los tiempos de respuesta dependen de la naturaleza y complejidad de la pregunta o problema en cuestión. Procys puede asumir que el Cliente y sus Usuarios consultarán la Documentación disponible antes de ponerse en contacto con Procys para solicitar soporte. Procys puede remitir al Cliente y a los Usuarios a la Documentación en caso de que la pregunta o problema pueda ser respondido o resuelto consultando dicha Documentación.

9. Confidencialidad

  1. Las partes tratarán como confidencial la información que se proporcionen mutuamente antes, durante o después de la ejecución del Acuerdo, si esta información ha sido marcada como confidencial o si la parte receptora sabe o razonablemente debería suponer que esta información estaba destinada a ser confidencial. Las partes también imponen esta obligación a sus empleados y a terceros contratados por ellas para la ejecución del Acuerdo. Estas disposiciones continuarán aplicándose después de la finalización del Acuerdo por cualquier motivo y mientras la parte que divulgó la información tenga derecho a invocar la naturaleza confidencial de la misma. Cada parte utilizará el mismo grado de cuidado en la protección de la Información Confidencial de la parte que la divulga como el que utiliza para proteger su propia Información Confidencial, pero en ningún caso menos que un cuidado razonable.
  2. Este artículo no se aplicará a ninguna información que: (a) esté o se convierta en generalmente disponible para el público, salvo como resultado de una divulgación por parte de la parte receptora en violación del Acuerdo; (b) estuviera en posesión de la parte receptora antes de su divulgación por parte de la parte divulgadora o en su nombre; (c) esté disponible para la parte receptora de manera no confidencial a través de una fuente distinta de la parte divulgadora que no esté obligada a mantener dicha información confidencial; o (d) sea desarrollada de manera independiente por la parte receptora.
  3. En caso de que una parte receptora se vea legalmente obligada a divulgar cualquier Información Confidencial proporcionada en virtud del Acuerdo, dicha parte receptora notificará por escrito de manera pronta a la parte divulgadora para que esta última pueda buscar una orden de protección u otro remedio apropiado y/o renunciar al cumplimiento de las disposiciones de confidencialidad del Acuerdo. Cualquier Información Confidencial proporcionada en virtud del presente seguirá siendo propiedad exclusiva de la parte divulgadora.
  4. Después de la expiración o terminación del Acuerdo por cualquier motivo, cada parte receptora eliminará o destruirá todos los originales y copias de cualquier material en cualquier forma que contenga o represente la Información Confidencial en su posesión, a menos que se acuerde lo contrario.
  5. Procys se reserva el derecho en todo momento de utilizar los conocimientos adquiridos mediante la ejecución del Acuerdo para otros clientes en la medida en que esto no implique información confidencial del Cliente.
  6. Procys no examinará los Datos del Cliente que sean almacenados o difundidos por el Cliente a través de los Servicios, a menos que sea necesario para el correcto desempeño de los Servicios o si Procys está obligado a hacerlo en virtud de una disposición legal o una orden judicial. En tales casos, Procys se esforzará por limitar la revisión de los Datos del Cliente en la medida de lo posible, en la medida en que sea capaz de hacerlo.

10. Derechos de Propiedad Intelectual y Datos del Cliente

  1. Nada en el Acuerdo se interpretará o se entenderá como una transferencia de ningún derecho, título o interés en los Derechos de Propiedad Intelectual de una parte a la otra. Todos los Derechos de Propiedad Intelectual en relación con los Servicios y la Documentación, excluyendo los Datos del Cliente, seguirán perteneciendo exclusivamente a Procys o a sus licenciantes. Al Cliente no se le permite eliminar o alterar ninguna indicación de Derechos de Propiedad Intelectual incrustada en los Servicios y la Documentación. El Cliente no tiene derecho a hacer copias de la Documentación cuando esta se haga disponible en formas distintas de archivos descargables.
  2. Todos los Datos del Cliente seguirán siendo propiedad del Cliente, sus Usuarios o licenciantes. Procys no presentará reclamaciones de propiedad con respecto a ningún Dato del Cliente.
  3. El Cliente otorga a Procys un derecho no transferible y, en la medida necesaria para la ejecución del Contrato, sublicenciable para usar los Datos del Cliente durante la vigencia del Contrato, en la medida en que esto sea necesario para la prestación de los Servicios. Además, Procys recibe un derecho perpetuo no exclusivo para usar los Datos del Cliente (excepto la Información Confidencial del Cliente) y cualquier retroalimentación proporcionada por el Cliente y sus Usuarios, o retroalimentación que pueda derivarse de su uso de los Servicios, para mejorar los Servicios. Procys puede introducir medidas técnicas para proteger los Servicios, incluido el Procys API, la Documentación u otros materiales. Entonces, al Cliente se le prohibirá eliminar o eludir cualquier medida técnica de este tipo, ya sea directa o indirectamente.
  4. El Cliente cede a Procys el derecho perpetuo de usar el nombre comercial y el logotipo del Cliente en una variedad de materiales, incluyendo, pero no limitado a, materiales publicitarios y promocionales, presentaciones y casos de uso en el sitio web de Procys. Procys cumplirá con cualquier solicitud razonable del Cliente con respecto a la forma en que Procys hace uso de este derecho.
  5. El Cliente garantiza y declara que la presentación o carga de los datos del Cliente en los Servicios es legal y que el procesamiento de dichos datos del Cliente de acuerdo con el Contrato no contraviene ninguna ley o regulación aplicable.

11. Precios y pago

  1. La tarifa a pagar se define en el sitio web en la sección «Precios», a menos que el cliente tenga un acuerdo que reemplace este acuerdo.
  2. Todos los precios cotizados por Procys están en euros y no incluyen el IVA ni otros impuestos y tasas gubernamentales.
  3. A menos que se acuerde lo contrario, las tarifas únicas y recurrentes son pagaderas y se facturan por adelantado, y las tarifas que no se pueden calcular por adelantado, como las tarifas de pago por uso, se facturarán mensualmente a posteriori.
  4. Procys emitirá facturas por los montos adeudados y tiene derecho a facturar electrónicamente. Las facturas deben pagarse dentro de los treinta (30) días posteriores a la fecha de la factura mediante los métodos de pago aceptados por Procys. Estos métodos pueden cambiar durante la vigencia del Acuerdo.
  5. El pago puntual de las tarifas y/o el pago de las facturas emitidas por Procys constituye la esencia del Acuerdo.
  6. Si Procys no ha recibido el pago (completo) al final del plazo de pago correspondiente, y sin perjuicio de cualquier otro derecho y recurso de Procys, (a) Procys no tendrá la obligación de proporcionar ninguno o todos los Servicios mientras las facturas correspondientes permanezcan impagas; y (b) se acumularán los intereses comerciales estatutarios, según lo mencionado en el artículo 6:119a del Código Civil de los Países Bajos, sobre el monto pendiente. Además, el Cliente estará obligado a pagar todos los costos de cobro judiciales y extrajudiciales, incluidos los costos razonables de abogados, alguaciles y agencias de cobro de deudas.
  7. El Cliente no podrá invocar ninguna suspensión, compensación o deducción. Procys tendrá derecho a suspender su cumplimiento del Acuerdo, total o parcialmente, hasta que el Cliente cumpla con todas sus obligaciones pendientes.
  8. Los documentos e información pertinentes registrados por la administración o sistemas de Procys servirán como prueba completa de los Servicios proporcionados por Procys y los montos adeudados por el Cliente por los mismos, sin perjuicio del derecho del Cliente de presentar pruebas en contrario.
  9. Durante el plazo del Contrato, Procys estará autorizado a: (a) aumentar los honorarios de sus Servicios cada año de acuerdo con el índice de precios al consumo del año calendario anterior publicado por Statistics Netherlands, más un máximo del quince por ciento; (b) aumentar los honorarios de sus Servicios en caso de cualquier aumento en los costos incurridos por Procys, en cuyo caso Procys notificará cualquier aumento de precio con al menos un mes de anticipación a la fecha en que el cambio entre en vigor; y (c) aumentar los honorarios al inicio de cada renovación del Contrato o Servicio con un aviso previo de catorce días para el Cliente, lo que le dará derecho al Cliente a rescindir el Contrato a partir de la fecha en que el cambio entre en vigor.

12. Responsabilidad

  1. La responsabilidad de Procys por pérdidas y/o daños resultantes de un incumplimiento en la ejecución del Contrato, un acto ilícito o de otra manera, se limita al monto que el Cliente ha pagado en su última factura inmediatamente anterior a la infracción o al acto que dio lugar a la responsabilidad (excluyendo el IVA), pero en ningún caso excederá la cantidad de diez mil euros en un momento dado.
  2. Procys solo puede ser considerado responsable por las pérdidas y/o daños directos comprobables que surjan de un incumplimiento atribuible en la ejecución del Contrato. Las pérdidas y/o daños directos se entienden únicamente como cualquier pérdida y/o daño que consista en (a) los costes razonables y demostrables que el Cliente haya tenido que incurrir para exigir que Procys cumpla adecuadamente con el Contrato, a menos que el incumplimiento no sea atribuible a Procys, y (b) los costes razonables para determinar la causa y el alcance de las pérdidas y/o daños directos, y (c) los costes razonables y demostrables incurridos por el Cliente para prevenir o limitar las pérdidas y/o daños directos, en la medida en que el Cliente pueda demostrar que estos costes han resultado en la limitación de las pérdidas y/o daños directos, y (d) los costes razonables y demostrables de cumplir con el Contrato a través de un tercero, cuando Procys, después de recibir el aviso del Cliente, no garantice el cumplimiento adecuado dentro del plazo razonable estipulado en el aviso.
  3. Procys no es responsable ni se hace responsable del uso que haga el Cliente y sus Usuarios del Servicio, ni de la integración e implementación de los Servicios y su correcto funcionamiento en relación con la infraestructura informática del Cliente, incluidas las Aplicaciones de Terceros utilizadas por el Cliente.
  4. A menos que el cumplimiento por parte de Procys sea permanentemente imposible, Procys solo será responsable por un incumplimiento atribuible en el desempeño de una obligación si el Cliente notifica a Procys de inmediato y por escrito sobre dicho incumplimiento, cediendo a Procys un plazo razonable de 7 días hábiles para remediar el incumplimiento (excepto cuando dicho incumplimiento se deba a Fuerza Mayor), y Procys no cumple culpablemente con sus obligaciones incluso después de que haya expirado este plazo razonable. La notificación de incumplimiento debe describir el incumplimiento de manera completa y detallada posible para darle a Procys la oportunidad de responder adecuadamente.
  5. Cualquier derecho a reclamar indemnización está siempre sujeto a la condición de que el Cliente notifique a Procys sobre la pérdida y/o daño por escrito dentro de un plazo máximo de dos meses desde su descubrimiento.

13. Fuerza Mayor

  1. Procys no puede estar obligado a cumplir ninguna obligación en virtud del Contrato si el cumplimiento se ve impedido debido a un caso de fuerza mayor. Procys no se hace responsable de ninguna interrupción, retraso, pérdida o daño debido a un caso de fuerza mayor. Los casos de fuerza mayor incluyen, pero no se limitan a: (i) actos de Dios, incendio, inundación, sequía, hambruna, terremoto, huracán, tifón, tsunami u otra calamidad o desastre natural; (ii) epidemia o pandemia; (iii) terrorismo o ataque terrorista, insurrección, guerra civil, disturbios, guerra, guerra biológica o química, amenaza o preparación para la guerra, conflicto armado, imposición de sanciones, embargo o ruptura de relaciones diplomáticas; (iv) explosión nuclear, contaminación radioactiva o química, estruendo sónico, radiación ionizante; (v) cualquier conflicto laboral o comercial, huelgas, medidas de acción industrial, cierre patronal, falta de disponibilidad o restricción de suministro de agua o electricidad; (vi) cualquier acto, orden o dirección de cualquier autoridad estatutaria; prohibición o restricción por parte de una autoridad estatutaria que afecte la capacidad de Procys para llevar a cabo alguno de sus servicios, o que interrumpa o retrase la prestación de los servicios.
  2. Si una situación de fuerza mayor ha durado más de noventa días, ambas partes tendrán derecho a dar aviso de terminación del Contrato por escrito con efecto inmediato. Los servicios que en ese caso hayan sido proporcionados por Procys antes y durante la situación de fuerza mayor se pagarán de manera proporcional.

14. Correcciones

  1. Procys puede modificar estos Términos en cualquier momento si los cambios no son significativos o son requeridos por la ley aplicable obligatoria. Procys se esforzará por anunciar dichos cambios a Client al menos catorce (14) días antes de que entren en vigor para que Client pueda tomar nota de ellos.
  2. Se permiten cambios de naturaleza fuera del alcance de la sección anterior, siempre y cuando Procys notifique a Cliente al menos treinta (30) días antes de que esos cambios entren en vigor. Si el Cliente no desea aceptar estos cambios, puede dar el aviso de terminación del Acuerdo hasta la fecha en que los cambios entren en vigor. El uso de los Servicios después de la fecha efectiva se considerará como aceptación de los Términos de Servicio modificados o complementados.

15. Duración y Terminación

  1. A menos que se estipule lo contrario en la Cotización o en la descripción de los Servicios adquiridos, los Servicios se proporcionarán por tiempo indefinido. En tal caso, cualquiera de las partes puede dar por terminado el Servicio enviando un aviso por escrito a la otra parte (entregado por correo electrónico y mensajería), teniendo en cuenta un período de notificación de dos (2) meses.
  2. Si un Servicio se proporciona por un plazo especificado (mínimo), el plazo se renovará posteriormente por períodos adicionales iguales o mayores que el período inicial. Cualquiera de las partes puede evitar dicha renovación mediante el envío de un aviso de terminación por escrito a la otra parte (entregado por correo electrónico y mensajería), teniendo en cuenta un período de notificación de un (1) mes.
  3. La terminación del Acuerdo no afectará en ningún caso los montos adeudados o pagaderos a Procys según el Acuerdo. Además, la terminación o disolución del Acuerdo no resultará en la restitución de los montos pagados a Procys según el Acuerdo.
  4. Sin perjuicio de otros derechos y recursos aquí establecidos, Procys estará autorizado a terminar el Acuerdo si el Cliente incumple alguna de sus obligaciones bajo el Acuerdo y dicho incumplimiento es irremediable o, si dicho incumplimiento es remediable, el Cliente no remedia dicho incumplimiento dentro de un plazo razonable después de ser notificado por escrito por Procys para que lo haga. Procys puede suspender o dar aviso de terminación del Acuerdo por escrito con efecto inmediato, sin requerirse aviso de incumplimiento, en caso de que el Cliente sea declarado en quiebra o insolvente, solicite o se le otorgue suspensión de pagos, cese sus actividades o se liquide su negocio o esté involucrado en actividades ilegales.
  5. Cuando Procys suspenda la ejecución del Acuerdo, Procys mantendrá todos sus derechos y reclamaciones bajo el Acuerdo y las leyes y regulaciones aplicables.
  6. En caso de terminación del Acuerdo, cualquier cantidad adeudada a Procys por parte del Cliente se vencerá y será exigible de inmediato, independientemente de la razón de la terminación.

16. Uso Legal

  1. Los usuarios de Procys: la plataforma y las APIs no deben interrumpir el servicio, a menos que hayan recibido previamente la aprobación expresa de la empresa.
  2. Sobrecargar la plataforma. El cliente deberá cumplir con estos límites, en conjunto durante todas las sesiones concurrentes relacionadas con su pedido de acceso (cuenta de la organización).
  3. No se permitirán más de 400 solicitudes de API por minuto.
  4. No se permitirán más de 400 cargas de páginas de aplicaciones por minuto.
  5. No se permitirán más de 400 inicios de sesión de aplicación o inicios de sesión de API por hora.
  6. No se permitirán más de 400 cargas de documentos por hora, con un tamaño total de no más de 4000 MB de datos.
  7. Otra actividad que razonablemente pueda entenderse como un ataque de denegación de servicio.
  8. Atacar la seguridad de la plataforma, ya sea intentando manual o automáticamente violar los controles de seguridad, como forzar contraseñas o tokens secretos, intentar aprovechar las vulnerabilidades del software o intentar acceder sistemáticamente a objetos de la API no asociados con su Pedido de Acceso (cuenta de organización).

General

  1. El Acuerdo estará exclusivamente regido por la Ley Holandesa.
  2. Cualquier disputa entre las partes en relación con o derivada del Acuerdo será sometida al tribunal competente en los Países Bajos, en el distrito donde Procys tiene su domicilio registrado, a menos que Procys someta la disputa a un tribunal competente diferente.
  3. Cuando el Acuerdo se refiere a «por escrito» o «por escrito», esto incluye también la comunicación por correo electrónico, o solo para Procys también a través de los Servicios, siempre que se pueda establecer adecuadamente la identidad del remitente y la integridad del contenido.
  4. El Cliente no estará autorizado a transferir el Acuerdo o asignar ninguno de sus derechos y obligaciones derivados del mismo a un tercero sin el consentimiento expreso por escrito de Procys. Procys está autorizado a transferir el Acuerdo y todos sus derechos y obligaciones derivados del mismo a un tercero que adquiera las operaciones comerciales a las que está sujeto este Acuerdo.
  5. La falta de ejercicio o aplicación por parte de Procys de cualquier derecho o disposición de estos Términos y/o del Acuerdo no constituirá una renuncia a dicho derecho o disposición. Si alguna disposición de estos Términos es declarada inválida por un tribunal de jurisdicción competente, las partes acuerdan que el tribunal debe esforzarse por dar efecto a las intenciones de las partes tal como se refleja en la disposición, y las demás disposiciones de estos Términos y/o del Acuerdo seguirán en pleno vigor y efecto.

Política de privacidad de Procys

Esta aplicación recopila algunos datos personales de sus usuarios.

Tipos de Datos recopilados

Entre los tipos de Datos Personales que esta Aplicación recopila, por sí misma oa través de terceros, se encuentran: Cookies; Datos de uso; primer nombre; apellido; número de teléfono; nombre de empresa; dirección de correo electrónico.

Los detalles completos sobre cada tipo de Datos personales recopilados se proporcionan en las secciones dedicadas de esta política de privacidad o en los textos de explicación específicos que se muestran antes de la recopilación de Datos. Los Datos personales pueden ser proporcionados libremente por el Usuario o, en el caso de los Datos de uso, recopilados automáticamente al usar esta Aplicación.

A menos que se especifique lo contrario, todos los Datos solicitados por esta Aplicación son obligatorios y la falta de proporcionar estos Datos puede hacer que esta Aplicación no pueda proporcionar sus servicios. En los casos en que esta Aplicación establezca específicamente que algunos Datos no son obligatorios, los Usuarios son libres de no comunicar estos Datos sin consecuencias para la disponibilidad o el funcionamiento del Servicio.

Los usuarios que no estén seguros de qué Datos personales son obligatorios pueden ponerse en contacto con el Titular.

Cualquier uso de Cookies, o de otras herramientas de seguimiento, por parte de esta Aplicación o de los propietarios de servicios de terceros utilizados por esta Aplicación sirve para proporcionar el Servicio requerido por el Usuario, además de cualquier otro propósito descrito en el presente documento. y en la Política de Cookies, si está disponible.

Los usuarios son responsables de los Datos personales de terceros obtenidos, publicados o compartidos a través de esta Aplicación y confirman que tienen el consentimiento del tercero para proporcionar los Datos al Titular.

Modo y lugar de tratamiento de los Datos

Métodos de procesamiento

El Titular toma las medidas de seguridad adecuadas para evitar el acceso no autorizado, la divulgación, la modificación o la destrucción no autorizada de los Datos.

El tratamiento de los Datos se lleva a cabo utilizando ordenadores y/o herramientas informáticas, siguiendo procedimientos y modos organizativos estrictamente relacionados con las finalidades indicadas. Además del Titular, en algunos casos, los Datos pueden ser accesibles a ciertos tipos de personas a cargo, involucradas con la operación de esta Aplicación (administración, ventas, marketing, legal, administración del sistema) o partes externas (como terceros). terceros proveedores de servicios técnicos, carteros, proveedores de hosting, empresas informáticas, agencias de comunicación) designados, en su caso, como Encargados del Tratamiento por el Titular. La lista actualizada de estas partes podrá ser solicitada al Titular en cualquier momento.

Base jurídica del tratamiento

El Titular podrá tratar los Datos Personales relativos a los Usuarios si se da alguno de los siguientes supuestos:

  • Los Usuarios han dado su consentimiento para uno o varios fines específicos. Nota: En virtud de algunas legislaciones, se puede permitir que el Titular procese Datos personales hasta que el Usuario se oponga a dicho procesamiento («optar por no participar»), sin tener que depender del consentimiento ni de ninguna otra de las siguientes bases legales. Sin embargo, esto no se aplica, siempre que el procesamiento de Datos Personales esté sujeto a la ley europea de protección de datos;
  • el suministro de Datos es necesario para la ejecución de un acuerdo con el Usuario y/o para cualquier obligación precontractual del mismo;
  • el procesamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal a la que está sujeto el Titular;
  • el procesamiento está relacionado con una tarea que se lleva a cabo en interés público o en el ejercicio de la autoridad oficial conferida al Titular;
  • el procesamiento es necesario para los fines de los intereses legítimos perseguidos por el Titular o por un tercero.

En cualquier caso, el Titular estará encantado de ayudar a aclarar la base legal específica que se aplica al procesamiento y, en particular, si el suministro de Datos Personales es un requisito legal o contractual, o un requisito necesario para celebrar un contrato.

Lugar

Los Datos se procesan en las oficinas operativas del Titular y en cualquier otro lugar donde se encuentren las partes involucradas en el procesamiento.

Dependiendo de la ubicación del Usuario, las transferencias de datos pueden implicar la transferencia de los Datos del Usuario a un país diferente al suyo. Para obtener más información sobre el lugar de procesamiento de dichos Datos transferidos, los Usuarios pueden consultar la sección que contiene detalles sobre el procesamiento de Datos personales.

Los usuarios también tienen derecho a conocer la base legal de las transferencias de datos a un país fuera de la Unión Europea o a cualquier organización internacional regida por el derecho internacional público o establecida por dos o más países, como la ONU, y sobre las medidas de seguridad tomadas. por el Titular para salvaguardar sus Datos.

Si se lleva a cabo dicha transferencia, los Usuarios pueden obtener más información consultando las secciones correspondientes de este documento o consultar con el Propietario utilizando la información proporcionada en la sección de contacto.

Almacenamiento de datos

Los Datos Personales se procesarán y almacenarán durante el tiempo que lo requiera el propósito para el que fueron recopilados.

Por lo tanto:

  • Los Datos Personales recopilados para fines relacionados con la ejecución de un contrato entre el Titular y el Usuario se conservarán hasta que dicho contrato se haya cumplido en su totalidad.
  • Los Datos Personales recopilados para los intereses legítimos del Titular se conservarán durante el tiempo que sea necesario para cumplir con dichos fines. Los usuarios pueden encontrar información específica sobre los intereses legítimos perseguidos por el Titular en las secciones correspondientes de este documento o poniéndose en contacto con el Titular.

El Propietario puede conservar los Datos personales durante un período más largo siempre que el Usuario haya dado su consentimiento para dicho procesamiento, siempre que dicho consentimiento no sea retirado. Además, el Titular puede verse obligado a conservar los Datos Personales por un período mayor cuando así lo requiera para el cumplimiento de una obligación legal o por orden de una autoridad.

Una vez que expire el período de retención, los Datos personales se eliminarán. Por tanto, el derecho de acceso, el derecho de supresión, el derecho de rectificación y el derecho a la portabilidad de los datos no podrán ser ejercitados una vez transcurrido el plazo de conservación.

Las finalidades del tratamiento

Los Datos relativos al Usuario son recabados para permitir al Titular la prestación de sus Servicios, así como para las siguientes finalidades: Estadísticas, Interacción con redes sociales y plataformas externas y Contactar con el Usuario.

Los usuarios pueden encontrar información más detallada sobre tales propósitos de procesamiento y sobre los Datos Personales específicos utilizados para cada propósito en las secciones respectivas de este documento.

La información detallada sobre el procesamiento de Datos

Personales Los Datos Personales se recopilan para los siguientes propósitos y utilizando los siguientes servicios:

  • Análisis
  • Contacto con el Usuario
  • Interacción con redes sociales y plataformas externas

Derechos de los Usuarios Los

Usuarios pueden ejercer determinados derechos respecto de sus Datos tratados por el Titular.

En particular, los Usuarios tienen derecho a:

  • Retirar su consentimiento en cualquier momento. Los usuarios tienen derecho a retirar el consentimiento cuando hayan dado previamente su consentimiento para el procesamiento de sus Datos personales.
  • Oponerse al tratamiento de sus Datos. Los usuarios tienen derecho a oponerse al procesamiento de sus Datos si el procesamiento se lleva a cabo sobre una base legal distinta del consentimiento. Se proporcionan más detalles en la sección dedicada a continuación.
  • Acceder a sus Datos. Los usuarios tienen derecho a saber si el Titular está procesando los Datos, obtener información sobre ciertos aspectos del procesamiento y obtener una copia de los Datos que se están procesando.
  • Verificar y solicitar la rectificación. Los usuarios tienen derecho a verificar la exactitud de sus Datos y solicitar que se actualicen o corrijan.
  • Restringir el tratamiento de sus Datos. Los usuarios tienen derecho, en determinadas circunstancias, a restringir el tratamiento de sus Datos. En este caso, el Titular no tratará sus Datos con otra finalidad que la de almacenarlos.
  • Hacer que se eliminen o eliminen sus Datos personales. Los usuarios tienen derecho, en determinadas circunstancias, a obtener del Titular la supresión de sus Datos.
  • Recibir sus Datos y transferirlos a otro controlador. Los usuarios tienen derecho a recibir sus Datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica y, si es técnicamente posible, a que se transmitan a otro responsable del tratamiento sin ningún impedimento. Esta disposición es aplicable siempre que los Datos sean tratados por medios automatizados y que el tratamiento se base en el consentimiento del Usuario, en un contrato del que el Usuario sea parte o en obligaciones precontractuales del mismo.
  • Presenta una queja. Los usuarios tienen derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente.

Detalles sobre el derecho a oponerse al procesamiento

Cuando los Datos personales se procesen por un interés público, en el ejercicio de una autoridad oficial conferida al Titular o para los fines de los intereses legítimos perseguidos por el Propietario, los Usuarios pueden oponerse a dicho procesamiento proporcionando un motivo relacionado con su situación particular para justificar la objeción.

Los usuarios deben saber que, sin embargo, en caso de que sus Datos personales se procesen con fines de marketing directo, pueden oponerse a ese procesamiento en cualquier momento sin proporcionar ninguna justificación. Para saber si el Propietario está procesando Datos personales con fines de marketing directo, los Usuarios pueden consultar las secciones correspondientes de este documento.

Cómo ejercer estos derechos

Las solicitudes para ejercer los derechos de los Usuarios pueden dirigirse al Titular a través de los datos de contacto facilitados en este documento. Estas solicitudes podrán ser ejercitadas de forma gratuita y serán atendidas por el Titular con la mayor antelación posible y siempre en el plazo de un mes.

Información adicional sobre la recopilación y el procesamiento de datos

Acción legal

Los Datos Personales del Usuario podrán ser utilizados con fines legales por el Titular en los tribunales o en las etapas previas a posibles acciones legales derivadas del uso indebido de esta Aplicación o de los Servicios relacionados.

El Usuario declara ser consciente de que el Titular puede estar obligado a revelar datos personales a petición de las autoridades públicas.

Información adicional sobre los Datos Personales del Usuario

Además de la información contenida en esta política de privacidad, esta Aplicación puede proporcionar al Usuario información adicional y contextual sobre Servicios particulares o la recopilación y procesamiento de Datos Personales previa solicitud.

Registros y mantenimiento del sistema

Para fines de operación y mantenimiento, esta Aplicación y cualquier servicio de terceros pueden recopilar archivos que registran la interacción con esta Aplicación (registros del sistema) y utilizar otros Datos personales (como la dirección IP) para este fin.

Información no contenida en esta política

Se pueden solicitar más detalles sobre la recopilación o el procesamiento de Datos Personales al Titular en cualquier momento. Consulte la información de contacto al principio de este documento.

Cómo se manejan las solicitudes de «No rastrear»

Esta aplicación no es compatible con las solicitudes de «No rastrear». Para determinar si alguno de los servicios de terceros que utiliza cumple con las solicitudes de «No rastrear», lea sus políticas de privacidad.

Cambios a esta política de privacidad

El Propietario se reserva el derecho de realizar cambios a esta política de privacidad en cualquier momento, notificando a sus Usuarios en esta página y posiblemente dentro de esta Aplicación y/o, en la medida en que sea técnica y legalmente factible, enviando un aviso a Usuarios a través de cualquier información de contacto de que disponga el Titular. Se recomienda encarecidamente consultar esta página con frecuencia, consultando la fecha de la última modificación que figura en la parte inferior.

En caso de que los cambios afecten a las actividades de procesamiento realizadas sobre la base del consentimiento del Usuario, el Titular deberá recabar el nuevo consentimiento del Usuario, cuando sea necesario.

Definiciones y referencias legales

Última actualización: 10 de junio de 2020.

Service Level Agreement (SLA)

Scope of the Service Level Agreement

Procys is committed to maintaining the highest standards of information security. As part of this commitment, Procys is ISO/IEC 27001:2013 certified. This certification ensures that Procys has established and implemented a robust Information Security Management System (ISMS) to manage and protect customer data effectively. The procedures and practices outlined in this SLA are designed to comply with ISO/IEC 27001:2013 standards, ensuring the confidentiality, integrity, and availability of information. This SLA describes the product availability and support provided by Procys towards Customer. The following API and Services are supported by Procys:

API Service

Document data recognition (OCR) and classification (ML)

Through Procys RESTful API Customer extracts data from documents based on the list of standard fields available.:


Fields defined on the API documentations: https://docs.procys.com/dashboard/getDocument

SENDING DOCUMENTS
Using API method POST, Customer sends an invoice file to Procys for automatic data extraction
FORMATS / SIZE
Acceptable Invoice formats include PDF, JPG, or PNG and contain a single invoice (Max. 15 pages)
DOCUMENT TYPE
Native-text files are processed by Procys <45 secs, scanned documents <60 secs per page
PROCESSING TIME
PDF invoices can contain native text & images (like company logos) or be image-based (scans)
PROCESSED FILES
Procys returns extracted invoice data via API method GET to the Customers chosen interface
TRAINING DATA
Customer returns manually validated invoice data via API method PUT to retrain Procys engine

Custom invoice fields and/or additional machine learning options (different document types) are available during Access where sufficient data is available to train the Procys data extraction engine (i.e. 1,000+ documents per month).

Procys will monitor the availability and correct workings of the API(s) and Services & will take the appropriate incident management actions when such API(s) and interfaces are not functioning as designed.

Service Window

The Service Window for Procys managed services and support is as stated in the table below. During this window it is expected that Procys support is available to accept and resolve incidents.

API / SERVICE TECHNICAL SUPPORT
24 Hours per day Working Hours (CET)

Working hours are defined as Monday to Friday from 08:00 to 18:00 CET. Exceptions to Working Hour support are made for official public holidays in the European Union and Russia.

Service Entries

Service Entries are contact points for incidents, problems and disruptions, both during and outside business hours, for any incidents or service requests the following contacts will apply:

PARTY SERVICE DESK (Phone) SERVICE DESK (EMAIL) TICKET METHOD
Procys - General Support Whatsapp: +34 674 39 82 43 support@procys.com Email & Support Form

Service Availability

Procys will ensure that the Service Availability percentage (i.e. Uptime) will meet or exceed the value(s) mentioned in below table

SERVICE UPTIME %/ PERIOD MEASUREMENT PERIOD
Document Data Extraction API 98% Month

Maintenance Windows in which (maintenance) releases/changes/ML engine training are deployed, are not taken into consideration for Service Availability (i.e. Up- or Downtime during these Windows does not affect Service Availability). 

When the agreed Service Availability is expected to become less than agreed for a certain period, Procys will inform Customer immediately or at latest within 1 business day.

Incident and Problem Management

Incidents and Problems are determined based on the “Impact” and “Urgency” of the disruption and help us apply the correct response and target resolution times. All incident management procedures are aligned with ISO/IEC 27001:2013 standards to ensure a systematic approach to managing and resolving incidents.

Impact is determined by looking at the service availability and/or other factors that negatively affect the usage or delivery of the API/Services and are impacted by the incident or problem reported. Urgency will be determined by the extent to which the incident or problem resolution can bear delay, e.g., how critical the affected function is for the product to function and how fast it will lead to business impact.

PRIORITY HIGH MEDIUM LOW
INCIDENT TYPE Service Unavailable Service Unavailable Minor Service Disruption

Incident Response and Resolution

Based on the Procys Priority scale, the Incidents are mapped to the below Service Level Agreement goals for Incident Response and Resolution times.

PRIORITY HIGH MEDIUM LOW
RESPONSE TIME Immediate (Max. 4 hours) Within 1 working day Within 2 working days
RESOLUTION TIME Within 3 working days Within 5 working days Within 30 Calendar days

The RESPONSE TIME is the period between Customer sending a ticket to Procys and confirmation that the message or ticket from Customer has been received.

The RESOLUTION TIME is the time between confirmation that the message or ticket from Customer has been received and the ticket being resolved or closed by Customer.

Measurement of Resolution times starts either from (whichever comes first) the moment of:

  1. Confirmation of receipt of the Incident at the Procys service desk, or
  2. Incident logging in the Procys ticketing tool (if applicable), or
  3. Event notification by Procys monitoring tool/process.

Major Incidents and Escalation (Contacts)

Customer and Procys will have frequent (or even continuous) communication, in terms of progress, impact and updates. When requested, Procys will be available to join technical meetings or escalation sessions on short notice.

Where required, issues can be escalated hierarchically. This can be the case for major incidents or where maintenance and support agreements and/or additional services are not met.

COMPANY ROLE / FUNCTION NAME EMAIL
PROCYS (3) Support Channel -
support@procys.com
PROCYS (2) Product Manager Andrey Balyko
abalyko@procys.com
PROCYS (1) Company Director Hicham El Hafed
hicham@procys.com

Versioning and Maintenance

Maintenance Windows for preventive, corrective and adaptive maintenance are to be aligned between Customer and Procys. The following standard maintenance windows are defined for Procys :

API / SERVICE (ML Engine Update) WITH Impact or Outage or Risk
WITH NO Impact or Outage or Risk
Our Machine Learning Engine is trained every working day during 00.00-02.00 CET. No Impact, Outage or Risk is expected Not fixed. Deployments possible at all times but will always be aligned with Customer upfront
Not fixed. Deployments possible at all times, no notification required

Procys maintenance schedule/releases/changes within such Maintenance Windows, excludes public holidays, freeze periods, and waivers received from Customer in writing.

Procys may deploy (maintenance) releases/changes at any time without prior notice to Customer if such releases or changes have no impact/outage or high risk for the API and Services agreed.

Procys ensures to deploy new versions, releases, and updates to the API and Services to solve defects and/or errors, keep the API and Services up-to-date  or otherwise improve the operation or functionality of the API and Services, which may include bug fixes.

Monitoring

Monitoring is required for all essential functionalities of the API and Services. This will ensure that the API and Services are functioning and performing (together) the way they should, and according to the defined service levels. Procys will implement the appropriate monitoring for all of the services (e.g., functions, systems, interfaces, etc.) in its scope during the delivery of the service, including system, performance, stability, usage, and security monitoring.

All monitoring activities are conducted in compliance with ISO/IEC 27001:2013 standards, ensuring that any anomalies or issues are promptly detected and addressed to maintain the security and performance of the services.

Data Storage

For the avoidance of any doubt, Procys will store a copy of the OCR processed document within its data storage servers hosted by Amazon Web Services, at locations inside the European Union. Storage of training data is located at our stage environment in the Netherlands. Storage of documents can be restricted to ONLY territories within the European Union at the written request from Customer at any time during the delivery of the service.

All data handling and storage practices are conducted in compliance with ISO/IEC 27001:2013 standards, ensuring robust security measures are in place to protect against unauthorized access, data breaches, and other security threats. This includes regular audits, risk assessments, and implementation of necessary controls to safeguard customer data.

Reporting

Procys will provide reporting functions to Customer for the purpose of tracking invoice processing activity. Access to reports will be through a user interface provided by Procys or Monthly Summary reports manually sent to Customer.

All reporting activities will adhere to ISO/IEC 27001:2013 standards, ensuring accurate and secure reporting of service performance, incidents, and other relevant metrics.

REPORT NAME PURPOSE
MONTHLY SUMMARY - USAGE REPORTING: Monthly summary of billed usage
- INCIDENT SUMMARY: Achieved Service Levels versus KPI´s
- SERVICE PERFORMANCE: Achieved Service Levels or KPI´s
- IMPROVEMENTS: Improvements implemented or in progress
- OUTLOOK: Planned changes, deployments and/or risks