Los 6 mejores software para el proceso de procure to pay en 2025

Introducción

La necesidad de adoptar el software de procure to pay (compra al pago) adecuado es el resultado de reconocer cómo los sistemas avanzados basados en la inteligencia artificial pueden reducir la rigidez, la tasa de errores y la pérdida de tiempo de los equipos financieros.

Según el Libro blanco de Economist Impact 2024 (un estudio reciente publicado por SAP en el que se entrevistó a más de 2.000 ejecutivos) 44% de los profesionales encuestados indicaron la adopción de una estrategia de IA para los servicios de adquisición como principal impulsor de la transformación digital.

Además de reducir el papeleo o ponerse al día con el cumplimiento, el objetivo final es permitir un trabajo y una toma de decisiones más inteligentes en toda la organización.

Esta es la razón por la que el software Procure-to-Pay (P2P) se ha convertido en una piedra angular para los equipos de finanzas y operaciones que buscan automatizar los flujos de trabajo, desde la solicitud de compra hasta el procesamiento y el pago de facturas.

En esta guía, analizamos seis de las mejores plataformas de software de compra a pago tras una evaluación exhaustiva de sus funciones, capacidades de automatización, facilidad de integración y escalabilidad.

¿Qué es un software de procure to pay?

Los software Procure-to-Pay son las soluciones digitales end-to-end que conectan las funciones de adquisición con las cuentas por pagar para automatizar todo el ciclo de vida de las compras.

Estas herramientas simplifican tareas como la incorporación de proveedores, las solicitudes de compra, las aprobaciones, el procesamiento de facturas y los pagos en una sola plataforma, y el P2P moderno generalmente incluye:

• Captura y comparación automatizadas de facturas, a menudo usando OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y aprendizaje automático para leer facturas de correos electrónicos o archivos PDF y extraer datos clave.
• automatización del flujo de trabajo para aprobaciones y excepciones, lo que reduce el tiempo dedicado a la revisión manual en Operaciones de AP y AR.
• Administración de proveedores funciones que ayudan a supervisar el desempeño, el cumplimiento y las condiciones de pago de los proveedores.
• Capacidades de integración que permiten que el sistema sincronice con ERP, CRM y herramientas de contabilidad como SAP, QuickBooks o Microsoft Dynamics.
• Análisis e informes en tiempo real para ayudar a los equipos financieros a realizar un seguimiento de los gastos, identificar los riesgos de fraude y mejorar las previsiones.
• Herramientas de cumplimiento integradas para cumplir con las normativas del sector, como SOX, GDPR o HIPAA, según su sector.

En esencia, el software desde la compra hasta el pago minimiza los puntos de contacto humanos en los flujos de trabajo financieros, convirtiendo lo que antes era un proceso lento y propenso a errores en una ventaja estratégica para las empresas de finanzas, atención médica, hotelería, viajes y más.

Características clave a tener en cuenta en el software P2P

Elegir el software de compras y pago adecuado significa ir más allá de la funcionalidad a nivel de superficie y centrarse en las funciones que realmente simplifican los flujos de trabajo y crean un valor medible.

Aquí, la funcionalidad es la reina y las necesidades específicas imperan: las mejores plataformas P2P deberían poder adaptar sus capacidades a los flujos de trabajo, las tecnologías y las industrias existentes.

A continuación se detallan las funciones principales que debe priorizar al evaluar las soluciones de procure to pay.

Automatización de facturas (OCR, IA, procesamiento inteligente de documentos)

La entrada manual de facturas no solo lleva mucho tiempo, sino que también es propensa a errores y riesgos de cumplimiento.

Usos del software P2P moderno OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y Procesamiento inteligente de documentos con tecnología de inteligencia artificial para capturar y extraer automáticamente los datos clave de las facturas, como los nombres de los proveedores, los importes, las fechas de vencimiento y los números de orden de compra, de archivos PDF, escaneos o correos electrónicos.

Las soluciones avanzadas como Procys van más allá al usar aprendizaje automático para mejorar continuamente la precisión y automatizar los flujos de trabajo como Emparejamiento de 3 vías, detección de fraudes y señalización de duplicados. Esto reduce drásticamente el tiempo de procesamiento y libera a los equipos de contabilidad para que puedan centrarse en tareas de gran valor.

Capacidades de integración (ERP, CRM, software de contabilidad existente)

Su software P2P debe integrarse sin problemas con su tecnología actual para evitar silos y maximizar el ROI.

Oferta de plataformas líderes integraciones nativas o API abiertas para sistemas populares como:

• ERPs: SAP, Oracle y Microsoft Business Central
• CRMs: Salesforce, Zoho CRM, HubSpot
• Herramientas de contabilidad: QuickBooks, Xero, Exact, FreshBooks

El objetivo es lograr la sincronización de los datos en las compras, las finanzas y las operaciones, sin sacrificar demasiado de su oferta tecnológica actual.

En última instancia, los sistemas que se comunican entre sí generan visibilidad en tiempo real y una mejor toma de decisiones en todos los departamentos.

Administración de proveedores

Un sólido módulo de gestión de proveedores ayuda a centralizar la información de los proveedores, realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento y gestionar la incorporación, las evaluaciones de riesgos y las condiciones de los contratos, todo desde un único panel de control.

Entre las principales características se incluyen:

• Incorporación de proveedores digitales
• Verificación del cumplimiento
• Registros centralizados de contactos y contratos
• Análisis de rendimiento (entrega puntual, tasas de resolución de problemas)

Este nivel de control ayuda a reducir el riesgo de los proveedores, mejorar la colaboración y mantener registros listos para la auditoría.

Es bueno saberlo: Procys ofrece una administración centralizada de proveedores al agilizar la captura de datos de los proveedores, automatizar la incorporación de proveedores y permitir el seguimiento en tiempo real del estado de las facturas, el cumplimiento y el historial de comunicaciones.

Informes y análisis

Los datos son la nueva moneda de las finanzas. Un sistema P2P sólido cumple análisis en tiempo real en todas las categorías de gastos, el desempeño de los proveedores, los ciclos de facturación y más.

Estos conocimientos pueden ayudar a los directores financieros y a los líderes de compras a:

• Identifique oportunidades de ahorro
• Supervise el presupuesto en comparación con los valores reales
• Flujo de caja previsto
• Reduzca los gastos inconformistas
  
  

Los paneles personalizables y los informes exportables también permiten la preparación de auditorías y el seguimiento del rendimiento interno.

Cumplimiento y seguridad

En sectores como los servicios financieros, la atención médica y los viajes, cumplimiento normativo no es negociable.

Las principales plataformas de compra al pago garantizan que cada transacción cumpla con los estándares del sector, como SOX, GDPR, PCI DSS e HIPAA.

Las características de seguridad a tener en cuenta incluyen:

• Controles de acceso basados en funciones
• Almacenamiento seguro de documentos (cifrado en la nube, SSL) y protección de datos en todas las fases
• Registros de auditoría digital
• Flujos de trabajo de aprobación automatizados con aplicación de políticas

Experiencia de usuario (facilidad de uso, interfaz)

No importa lo poderosa que sea una herramienta: si es difícil de usar, las personas de su organización no la adoptarán.

Las mejores soluciones de software P2P combinan una interfaz limpia e intuitiva con flujos de trabajo guiados, lo que facilita la incorporación y la operación de los equipos financieros, los oficiales de compras y los proveedores.

En caso de duda, busque:

• Curva de aprendizaje baja con una formación mínima requerida
• Accesibilidad móvil para aprobaciones sobre la marcha
• Personalización del panel de control para diferentes funciones
• Soporte multilingüe y multidivisa (para equipos globales)

Las 6 mejores soluciones de software de procure to pay en 2025

Al evaluar el software de compra al pago, priorice el tamaño de su empresa, la complejidad operativa y las necesidades de cumplimiento específicas de la industria.

A continuación, elaboramos una lista de las seis mejores soluciones de software de procure to pay a tener en cuenta.

Esta lista fue seleccionada con ideas de especialistas en compras, líderes financieros y expertos en automatización con amplia experiencia en transformación digital y optimización P2P. Nuestra evaluación combina la relevancia del mercado con la profundidad funcional y técnica para respaldar toma de decisiones informada.

Pretende ser una guía práctica para los compradores y no una crítica de los proveedores mencionados.

1. Procys

Ideal para: Los directores financieros, contadores y líderes de compras de pequeñas y medianas empresas que buscan optimizar los flujos de trabajo P2P completos o parte de ellos, especialmente en las industrias financiera, fiscal y administrativa, hotelera y de viajes.

Procys se especializa en procesamiento inteligente de documentos, OCR con tecnología de inteligencia artificial y automatizaciones de flujos de trabajo para convertir procesos complejos o manuales en operaciones listas para usar.

Resulta especialmente eficaz para las empresas que gestionan las facturas desde bandejas de entrada de correo electrónico o archivos PDF, gracias a la extracción en tiempo real y a las integraciones perfectas.

Características principales:

• Extracción inteligente de datos de facturas (archivos PDF, archivos adjuntos de correo electrónico)
• Emparejamiento de 3 vías y manejo de excepciones impulsados por IA
• Integraciones prediseñadas con QuickBooks, Microsoft Dynamics, Salesforce, HubSpot y más
• Arquitectura de cumplimiento preparada para GDPR y SOX
• Interfaz sencilla con altas tasas de adopción en equipos no técnicos

2. Nube de compras de Kissflow

Ideal para: empresas medianas y grandes que buscan una solución P2P de extremo a extremo totalmente personalizable.

Flujo de besos ofrece un entorno flexible y de bajo código que se adapta a las complejas necesidades de adquisición. Desde las solicitudes de compra hasta los pagos, la automatización de su flujo de trabajo es altamente configurable sin necesidad de soporte de TI.

Características principales:

• Automatización de solicitudes de compra y órdenes de compra
• Administración de proveedores y contratos
• Seguimiento del presupuesto y análisis de gastos en tiempo real
• Integración perfecta con ERP y software de contabilidad
• Diseñador de flujos de trabajo de arrastrar y soltar
  

3. Coupa

Ideal para: especialmente las grandes empresas que necesitan una gran visibilidad de los gastos y escalabilidad de las adquisiciones.

Golpe ofrece una de las plataformas de gestión de gastos más completas del mercado, que combina herramientas de P2P, gestión de gastos y diversidad de proveedores en un solo ecosistema.

Características principales:

• Análisis avanzado de gastos
• Gestión estratégica del ciclo de vida de los contratos y abastecimiento
• Flujos de trabajo de compras y facturación
• Módulos de evaluación de riesgos de proveedores
• Amplias integraciones de sistemas ERP y de tesorería
  

4. Basware

Ideal para: empresas que procesan grandes volúmenes de facturas en múltiples unidades de negocio.

Basware aporta una amplia experiencia en automatización, especialmente para las empresas multinacionales que se ocupan del cumplimiento transfronterizo. Su punto fuerte radica en el procesamiento de facturas sin contacto y en la sólida automatización de los puntos de acceso.

Características principales:

• Facturación electrónica y cumplimiento tributario a nivel mundial
• Aprendizaje automático para la comparación de facturas
• Portal de proveedores y herramientas de incorporación
• Análisis y evaluación comparativa en tiempo real
• Arquitectura independiente de ERP
  

5. SAP Ariba

Ideal para: grandes organizaciones con necesidades de adquisición complejas, especialmente para aquellas que aprovechan las herramientas del ecosistema SAP.

SAP AribaSu fortaleza radica en su enfoque de red, que conecta a compradores y proveedores a gran escala en las empresas.

Características principales:

• Herramientas de descubrimiento y abastecimiento de proveedores
• Gestión guiada de compras y contratos
• Conciliación de facturas y programación de pagos
• Integración profunda con SAP S/4HANA y otros módulos de SAP

6. Tipalti

Ideal para: empresas en expansión y fintechs que administran cuentas por pagar en varios países.

Tipalti se centra principalmente en automatizar los pagos globales masivos y simplificar la AP en todas las monedas, jurisdicciones fiscales y proveedores.

Características principales:

• Procesamiento global de pagos para diferentes países
• Cumplimiento tributario (automatización W-8/W-9, soporte FATCA)
• Automatización del flujo de trabajo de compra y facturación
• Paneles de gastos en tiempo real
• Integraciones de ERP (NetSuite, QuickBooks, Xero)
  

Reflexiones finales

Elegir el software adecuado desde la adquisición hasta el pago en 2025 significa equilibrar la automatización, la integración, la experiencia del usuario y el cumplimiento.

Los directores financieros que gestionan grandes presupuestos, así como los profesionales operativos de AP o AR que buscan eliminar los cuellos de botella, pueden aprovechar los sistemas P2P para agilizar los flujos de trabajo, reducir el trabajo manual y ofrecer ahorros cuantificables.

Plataformas como Procys destacan para las organizaciones que necesitan una automatización de facturas rápida y precisa, además de integraciones personalizadas con las herramientas en uso, sin ciclos de implementación prolongados.