7 Mejores softwares de Accounts Payable para pequeñas empresas en 2025

Introducción

Con equipos de finanzas que gastan hasta 10h por semana solo para el procesamiento de facturas y la administración de pagos a proveedores (según una investigación reciente de SAP), la automatización de las operaciones financieras con un software de cuentas por pagar (Accounts Payable o AP) es, sin duda, fundamental para cualquier tipo de organización.

Las pequeñas empresas no están excluidas: con demasiada frecuencia, una gestión mal equilibrada de los pagos entrantes y salientes repercute en la salud financiera de las empresas emergentes.

Y, desde gestión del flujo de caja, así como relaciones con proveedores y clientes puede marcar o deshacer la delgada línea que recorren las pequeñas empresas, la importancia de garantizar un proceso automatizado es incuestionable.

En este artículo, hemos evaluado a siete proveedores de software después de una investigación rigurosa y multiplataforma para ayudar a las pequeñas empresas a tomar decisiones informadas.

Tabla de contenido

Software de cuentas por pagar: capacidades clave

El software de cuentas por pagar de un vistazo

Comparación exhaustiva de software AP

Procys

Bill.com

Base aérea

Libros Zoho

Mélio

Xero

Salvia 50

Lista de preguntas: cómo elegir el software de cuentas por pagar adecuado

Conclusión

Software de cuentas por pagar: capacidades clave

Las tareas relacionadas con las cuentas por pagar son tan esenciales como estresantes: al comparar varios datos de los últimos tres años, un porcentaje de errores manuales de un dígito puede traducirse en pérdidas de 5 cifras para las empresas que gestionan 1 millón de dólares en pagos de AP.

Entendiendo que sería probable absurdo no automatizar y digitalice la contabilidad, incluso y especialmente en los departamentos financieros pequeños, analicemos qué elementos innovadores están dando forma a las soluciones de software que existen.

Las tecnologías impulsadas por la IA son algunas de las principales.

Un informe de EY sobre una mesa redonda de 2024¹ citas: «Todos los directores financieros de la mesa redonda indicaron que están haciendo algo con respecto a GenAI, ya sea la experimentación temprana o la implementación total de las capacidades».

El verdadero desafío de la IA es hacerla accesible a las empresas con presupuestos limitados y necesidades específicas (algo que solo algunos los proveedores de vanguardia se preocupan por).

Otras funciones del software incluyen:

• Funciones de OCR, para la captura de facturas y la extracción de datos personalizada
• Administración de proveedores, con datos centralizados, seguimiento del cumplimiento y análisis en tiempo real
• Flujos de aprobación de pagos internos y ejecución automática de pagos

Próximamente, publicaremos una tabla de acceso rápido con las principales ventajas y desventajas de cada software de nuestra lista de finalistas, y una indicación escalonada del precio, vista con los ojos de una pequeña empresa.

Software de Accounts Payable: resumen rápido

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Es bueno saberlo: su equipo de cuentas puede empezar a ahorrar tiempo de la siguiente manera: probando la automatización de cuentas por pagar de Procys gratis.

Elaboramos esta lista aprovechando el conocimiento de ingenieros de software, expertos en TI y gerentes de finanzas con décadas de experiencia.
La evaluación del software tiene en cuenta las características técnicas críticas, con lo mejor para los equipos de cuentas por pagar en mente, y no pretende desacreditar a ninguno de los proveedores de software mencionados.

Comparación exhaustiva de software AP

1 — Procys

La solución ideal basada en inteligencia artificial para configurar y administrar automatizaciones de cuentas por pagar, incluida la captura de facturas, la extracción de datos de alta precisión de documentos en cualquier formato, la conciliación y conciliación de pagos, la aprobación y el procesamiento de pagos y la gestión de listas de proveedores.

Además de ofrecer probablemente el mejor precio del mercado para las pequeñas empresas, el software Procys destaca por su configuración personalizable y específica del sector, que permite a los usuarios supervisar los análisis de acuerdo con sus preferencias e integrarlos con las herramientas existentes.

Características principales

• Optimización basada en inteligencia artificial del flujo de cuentas por pagar o deudas comerciales
• Extracción automatizada de datos de facturas y gestión de pagos en varias divisas
• Cumplimiento administrativo y análisis en tiempo real
• Integración con sistemas de contabilidad, CRM y ERP
• Certificación de seguridad respaldada por la ISO 27001 y protección de datos más allá de los estándares

Integraciones

Funciona con plataformas como Microsoft Dynamics CRM, Pipedrive, Zoho CRM, Salesforce CRM, HubSpot y muchos otros sistemas

Fijación

Planes basados en suscripción a partir de 9,99€ únicamente. Los planes empresariales tienen precios personalizados.

Clasificación de Capterra disponible

• 4.7 de 5

Una crítica positiva

«Procys ha reducido significativamente nuestra entrada manual de datos, lo que ha permitido a nuestro equipo centrarse en tareas más estratégicas».

Una crítica negativa

«Para las empresas con un volumen reducido de documentos, es posible que no sea necesaria la gama completa de funciones».

2 — Bill.com

Bill.com es una plataforma de automatización de AP y AR que ofrece flujos de trabajo de aprobación automática y gestión de pagos a proveedores para pequeñas y medianas empresas.

Características principales

• Procesamiento de facturas basado en IA
• Flujos de trabajo de aprobación automáticos
• Gestión de pagos a proveedores

Integraciones

Es lo suficientemente flexible, ya que se conecta sin problemas con varias plataformas de contabilidad.

Fijación

A partir de 45$ por usuario al mes.

Clasificación G2 disponible

4.1 de 5

Una crítica positiva

«Bill.com es muy fácil de usar y no presenta problemas; resultó rentable y fácil de implementar en nuestra organización».

Una crítica negativa

«Honestamente, la función principal del software es 9.5/10, pero sus prácticas comerciales y atención al cliente son 1/10».

3 — Airbase

Airbase combina la automatización de puntos de acceso, la gestión de gastos y las tarjetas corporativas en una sola plataforma, lo que ofrece un seguimiento de los gastos en tiempo real y una visibilidad financiera profunda.

Tiene una curva de aprendizaje más compleja y un precio menos accesible.

Características principales

• Plataforma integral de gestión de gastos
• Automatización de AP, gestión de gastos y tarjetas corporativas
• Se integra con plataformas de contabilidad como NetSuite y QuickBooks

Integraciones

Se integra con muchos ERP y herramientas de contabilidad.

Fijación

Precios personalizados según el tamaño y los requisitos de la empresa.

Clasificación G2 

4.7 de 5

Una crítica positiva

«Excelente para gestionar el gasto de toda la empresa en tiempo real».

Una crítica negativa

«Se necesita algo de tiempo para aprender y adaptarse».

4 — Zoho Books

Zoho Books es un software de contabilidad y AP todo en uno asequible, un componente clave de la suite Zoho CRM con buenas opciones de personalización.

Características principales

• Plataforma de contabilidad integral
• Facturas y recordatorios de pago personalizables
• Conciliación de cuentas bancarias

Integración

Zoho Books no siempre se integra bien con herramientas ajenas a su ecosistema, pero ofrece soluciones centradas en el láser integraciones con otras plataformas de automatización de pagos.

Fijación

Accesible, de 12€ a 36€ al mes.

Clasificación G2

4.4 de 5

Una crítica positiva

«Una solución de contabilidad potente y asequible».

Una crítica negativa

«Integraciones limitadas de terceros en comparación con la competencia»

5 — Melio

Melio es una solución de AP y AR con casos de uso específicos de la industria y que ofrece una lista transparente de tarifas por transacción.

Características principales

• Planes basados en el usuario con funciones de pagos por lotes para pequeñas empresas
• Métodos de pago flexibles, incluidas transferencias bancarias y tarjetas de crédito
• Funciones centradas en las transferencias bancarias ACH (aunque limitadas según los planes de suscripción)

Integración

Melio tiene tres integraciones destacadas con Xero, QuickBooks y Amazon Business

Fijación

Plan gratuito disponible; los planes de pago comienzan en 25$ al mes.

Clasificación G2

4.5 de 5

Una crítica positiva

«Excelente opción para el pago de facturas de pequeñas empresas».

Una crítica negativa

«Los pagos de ACH tardan demasiado. A veces, el proveedor puede tardar más de una semana en recibir el pago».

6 — Xero

Xero es un software de contabilidad basado en la nube diseñado principalmente para pequeñas y medianas empresas, con el objetivo de simplificar las tareas financieras y los flujos de pago.

Características principales:

• Facturación online
• Conciliación bancaria
• Administración de gastos
• Procesamiento de nóminas
• Seguimiento de proyectos

Integración

Xero tiene una tienda de aplicaciones patentada para integraciones y puede conéctarse sin problemas con Procys, mejorando la automatización de los puntos de acceso.

Fijación

Xero ofrece planes de precios escalonados para adaptarse a las diferentes necesidades empresariales, a partir de 29$ al mes

Clasificación G2

4.3 de 5

Una crítica positiva

«Una solución de contabilidad fiable y escalable».

Una crítica negativa

«Funciones de seguimiento de inventario limitadas».

7 — Sage50

Como parte del software de automatización Sage Intacct, Sage 50 es conocido por pertenecer a un ecosistema más grande, normalmente apto para equipos financieros más grandes.

Características principales

• Administración de inventario y finanzas principales
• Flujos y funciones de automatización de AP complejos y granulares
• Administración del efectivo y cálculo de costos de los trabajos

Integración

Cuenta con una biblioteca de complementos y apunta a una gran cantidad de integraciones con ERP y sistemas de pago.

Fijación

Nivel superior, comienza en unos 45€ al mes por usuario, según el país.

Clasificación G2

4.0 de 5

Una crítica positiva

«Funcionalidad de contabilidad sólida para pequeñas y medianas empresas».

Una crítica negativa

«No es muy intuitivo»

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Lista de preguntas: cómo elegir el software de cuentas por pagar adecuado

Antes de seleccionar la correcta software para automatizar las tareas financieras, es importante identificar y evaluar algunas funciones críticas.

Esta es una lista de preguntas que tu equipo de contabilidad debe tener en cuenta:

• ¿Se integra con mi sistema de contabilidad/ERP existente?
• ¿Ofrece prevención del fraude y seguimiento del cumplimiento?
• ¿Tiene una interfaz intuitiva y una implementación sencilla?
• ¿Puede ampliarse con el crecimiento de mi empresa?
• ¿Los precios son transparentes y están alineados con mi presupuesto?
• ¿Qué dicen las opiniones de los usuarios sobre la atención al cliente y la confiabilidad?
• ¿Cómo protege los datos de nuestra empresa y de nuestros clientes?

Cómo es el flujo de trabajo de cuentas por pagar

Captura de datos y validación y verificación de facturas

La captura de datos tiene que ver con la precisión: el propósito de un sistema automatizado es (también) reducir los errores manuales, por lo que debemos confiar en sistemas que prometan claramente la precisión y la integridad de los datos extraídos.

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Para ello, un proveedor de software fiable hace que sus ingenieros de aprendizaje automático lleven a cabo un proceso de pruebas minucioso e iterativo para validar esta función.

Por último, este paso garantiza que no haya artículos duplicados y que el cumplimiento del IVA y los impuestos sean válidos según las especificaciones del país.

Automatización del flujo de trabajo y enrutamiento de aprobación

Un flujo de trabajo automatizado adecuado incluye un ciclo jerárquico de configuración y aprobación, que siempre debe ser personalizable para los usuarios.

Las funciones del software deben entonces cubrir todos los pasos de las cuentas por pagar (y por cobrar), desde el cobro de la factura hasta la conciliación de pagos y la conciliación de pagos entre el proveedor y el cliente.

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Esto permite un control total de la gestión y una adaptación flexible a las necesidades del negocio.

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Nota: esta área también incluye el integración con el software existente para gestionar una o algunas partes del ciclo contable, como el procesamiento real de los pagos; lo que esto significa es que el software que elijamos debe tener en cuenta la tecnología que no planeamos abandonar.

Informes y análisis

Las finanzas son números, los números son datos, los datos son una toma de decisiones acertada.

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Sin seguimiento de datos históricos y en tiempo real, los equipos de contabilidad tendrán dificultades para comunicar el estado real de la salud de la empresa y caminarán a ciegas por la cuerda floja de su ciclo de vida empresarial.

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Además, tener la posibilidad de conectarse con otras herramientas de inteligencia empresarial para el análisis predictivo puede cambiar las reglas del juego y garantizar un plan de escalabilidad adecuado para la empresa.

Seguridad y cumplimiento del software de cuentas por pagar

A propósito, en la última posición, pero no por ello menos importante, este no es un paso real sino un marca de verificación inevitable que cubre todos los pasos anteriores.

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Entre las características más comunes y necesarias:

• Cifrado de datos, para proteger los datos confidenciales mientras están almacenados y en circulación
• Acceso basado en funciones y pasos de aprobación
• Certificaciones de cumplimiento, incluida la compatibilidad con los procesos respaldados por el RGPD y la ISO
• Auditoría automatizada y seguimiento del historial de operaciones
• Prevención del fraude mediante las pruebas de precisión y validación

Conclusión

Los desafíos típicos de las pequeñas empresas no consisten solo en elegir el software adecuado, sino también en aprovechar todo su potencial.

Ya que los usuarios deben entender cómo configurar flujos de pago, jerarquías de aprobación e integraciones, es importante confiar en soluciones fáciles y fáciles de usar destinadas a mantener a la empresa próspera y próspera desde el punto de vista financiero.

Para obtener más información sobre las cualidades y características típicas de un software de cuentas por pagar eficiente, puedes visitar esta página.

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Fuentes

1: How top CFOs see 2024 unfolding and what they’re doing about GenAI, EY, 2023