Los 9 mejores data entry software automatizados para empresas

Introducción

A medida que el software de ingreso automatizado de datos (data entry software) entra en juego para contrarrestar los problemas de productividad, precisión y eficiencia operativa de las empresas, ninguna organización puede llamarse a sí misma escalable sin administración automatizada de la información.

De hecho, las empresas de cualquier dimensión pueden acceder a tecnologías inteligentes como el OCR (reconocimiento óptico de caracteres), las herramientas basadas en el aprendizaje automático y los flujos de trabajo impulsados por la inteligencia artificial para borrar la entrada manual de datos y agilizar el procesamiento de datos.

Este artículo explora qué buscar en los sistemas automatizados de entrada de datos, las 9 plataformas principales a tener en cuenta este año y los beneficios empresariales mensurables que ofrecen.

Características clave a tener en cuenta en un software de entrada de datos automatizado

Los directores financieros que buscan un mayor control sobre los procesos de AP/AR, los gerentes de hospitalidad que se esfuerzan por optimizar las operaciones de los huéspedes, así como los líderes operativos de otros sectores pueden y deben centrarse en los estándares del mercado que marcan las características de un ejecución de software de procesamiento de documentos.

Entre otros:

1. Precisión del reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

El OCR de alto rendimiento es la columna vertebral de cualquier solución de automatización de entrada de datos.

Busca plataformas con OCR inteligente que puede extraer texto de documentos escaneados, PDF e imágenes con un alto nivel de precisión. Las soluciones líderes utilizan la inteligencia artificial para mejorar la precisión de la extracción a lo largo del tiempo, incluso en entradas manuscritas o de baja calidad.

2. Soporte para múltiples tipos de documentos

Al gestionar facturas y recibos de contratos, órdenes de compra y formularios de identificación, un software eficaz puede gestionar una variedad de documentos estructurados, semiestructurados y no estructurados. La compatibilidad de documentos específicos de la industria también es una ventaja para sectores como la salud, las finanzas y la logística.

3. Capacidades de inteligencia artificial y aprendizaje automático

Más allá de la extracción básica, las principales plataformas incorporan el aprendizaje automático para comprender el contexto de los documentos, detectar anomalías, marcar excepciones y aprender de las correcciones.

Este es el núcleo de las herramientas avanzadas que adaptarse a, y no dictar, operaciones de procesamiento de documentos.

4. Integración con el techstack existente

La integración perfecta con su ERP, CRM, software de contabilidad y plataformas de flujo de trabajo existentes es crucial. Ya sea que utilice QuickBooks, SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics o Trello, su solución debe conectarse sin esfuerzo para permitir procesos automatizados de principio a fin.

5. Validación de datos y detección de errores

Busque herramientas que comprueben automáticamente los datos extraídos con bases de datos, reglas empresariales o registros históricos.

La validación integrada garantiza la coherencia, minimiza los errores y evita que los problemas se propaguen en sentido descendente, lo que es especialmente importante para las empresas que requieren un alto grado de cumplimiento, como gestorías de contabilidad.

6. Interfaz fácil de usar y configuración de bajo código

Una interfaz sencilla e intuitiva ayuda a los equipos a adoptar la plataforma rápidamente.

Las soluciones que ofrecen una configuración de arrastrar y soltar, flujos de trabajo personalizables y configuraciones de bajo código/sin código permiten a los usuarios técnicos y no técnicos adaptar la herramienta a sus necesidades específicas.

7. Automatización de los flujos

La capacidad de activar flujos de trabajo como la aprobación de facturas, programación de pagos, o la incorporación de clientes en función de los datos extraídos es un fuerte diferenciador.

La automatización debe ir más allá de la captura e incluir la asignación de tareas, las alertas y los registros de auditoría.

8. cumplimiento y seguridad

Para sectores como el financiero, el cuidado de la salud y los viajes, la protección de datos y el cumplimiento normativo (GDPR, HIPAA, PCI DSS, SOX) no son negociables. Opte por un software que ofrezca cifrado, registros de auditoría, control de acceso y certificaciones de cumplimiento.

9. Escalabilidad y soporte multilingüe

A medida que su empresa crezca o se expanda en todas las regiones, su software de entrada de datos debería ampliarse en consecuencia. Las interfaces multilingües y el soporte de cumplimiento global son especialmente importantes para las operaciones multinacionales.

10. Análisis e informes

Las capacidades avanzadas de generación de informes permiten a los usuarios monitorear la precisión, los tiempos de procesamiento, los cuellos de botella y el ROI. Esta transparencia es lo que marca la diferencia para la optimización y para demostrar el valor a las partes interesadas.

Los 9 mejores programas de entrada automatizada de datos para empresas en 2025

La selección del software de entrada automática de datos adecuado es el paso fundamental para mejorar la eficiencia y la precisión operativas para los directores financieros, los gerentes de operaciones y los líderes empresariales que desean tomar decisiones informadas.

Cada entrada de la siguiente lista incluye el público objetivo ideal, las principales ventajas y posibles inconvenientes, con información extraída de reseñas de usuarios verificadas en plataformas como Asesoramiento sobre G2, Capterra, GetApp y software.

Esta guía se desarrolló a través de una investigación exhaustiva y los conocimientos de profesionales de las finanzas, las operaciones y la transformación digital. Su objetivo es proporcionar una visión general equilibrada de los principales programas de entrada automática de datos, teniendo en cuenta ambos necesidades empresariales prácticas y fortalezas tecnológicas.

El objetivo es apoyar a los tomadores de decisiones al evaluar cuál es la mejor opción para sus flujos de trabajo, sin socavar el valor o la credibilidad de ninguno de los proveedores mencionados.

1. Procys

Ideal para: pequeñas y medianas empresas, así como empresas, especialmente en el sector financiero, contabilidad, hospitalidad, y los sectores minoristas que buscan automatizar los procesos de entrada de datos, la gestión de facturas y el procesamiento inteligente de documentos.

Los usuarios de diversas fuentes han destacado los siguientes pros y contras:

Pros

• Interfaz fácil de usar con navegación intuitiva.
• Alta precisión en la extracción de datos, lo que reduce los errores manuales.
• Velocidades de procesamiento eficientes que mejoran la productividad.
• Atención al cliente receptiva.

Contras

• La configuración inicial puede requerir un proceso de incorporación más exhaustivo para las organizaciones más grandes.

2. Nanonets

Ideal para: empresas medianas y grandes con grandes presupuestos y que gestionan diversos tipos de documentos en diversos sectores.

Pros:

• Extracción de datos de documentos complejos.
• Sólida atención al cliente y resolución rápida de problemas.

Contras:

• El precio no es muy accesible para las empresas más pequeñas
• La personalización requiere conocimientos técnicos
• Etiquetar las facturas puede parecer demasiado mecánico

3. Rossum

Ideal para: empresas que buscan herramientas de procesamiento de documentos colaborativas e impulsadas por la inteligencia artificial.

Pros:

• Integración con los sistemas existentes.
• Atención al cliente confiable con un alto tiempo de actividad.
• Funciones de automatización eficaces.

Contras:

• Los precios pueden parecer prohibitivos para ciertas empresas
• Puede tener problemas para extraer datos de ciertos tipos de documentos
• Las opciones de personalización pueden ser limitadas sin conocimientos técnicos avanzados

4. Tungsten Automation (anteriormente Kofax)

Ideal para: grandes empresas que requieren capacidades sólidas de OCR e integración con otros sistemas financieros.

Pros:

• Herramienta de captura de datos precisa con aplicaciones específicas de la industria
  
  
• Integración fluida con plataformas de automatización contable como BlackLine.

Contras:

• Precios de primer nivel basados en cotizaciones
• Algunos usuarios informan de una curva de aprendizaje pronunciada.
• Problemas ocasionales con la separación de documentos en las versiones más recientes.

5. Continia

Ideal para: empresas que buscan racionalizar la gestión de gastos y gestionar los costes internos.

Pros:

• Simplifica la presentación de informes de gastos y la gestión de recibos.
• Proporciona una visión general en tiempo real de los gastos de los empleados.
• Interfaces web y móviles fáciles de usar.

Contras:

• Los precios se basan en una calculadora personalizada, lo que puede ser un arma de doble filo (puede resultar en precios prohibitivos y difíciles de escalar)
• Algunos usuarios han informado de problemas de conectividad y seguimiento
  
  

6. Invofox

Ideal para: pequeñas y medianas empresas que procesan grandes volúmenes de facturas con plantillas personalizables.

Pros:

• Automatización eficiente de procesos complejos de extracción de documentos.
• Los usuarios han señalado que su proceso de configuración es decente
• Centrado en la gestión de facturas

Contras:

• Puede carecer de funcionalidades avanzadas, especialmente para grandes organizaciones
• A pesar de ser un producto para pymes, los usuarios se han quejado de la falta de una prueba gratuita

7. Ocrulus

Ideal para: instituciones financieras y grandes empresas que requieren una extracción precisa de datos de varios tipos de documentos.

Pros:

• Alta precisión en el análisis de documentos por lotes
• Efectivo para detectar el fraude y agilizar las decisiones.
• Soporta una amplia gama de tipos de documentos.

Contras:

• Los tiempos de procesamiento pueden ser más largos en el caso de documentos complejos.
• Puede pasar por alto información crucial, ya que los usuarios informan que tienen que redoblar sus esfuerzos en la verificación manual.

8. Billit

Ideal para: pequeñas y medianas empresas que buscan una solución integral de facturación y contabilidad.

Pros:

• Plataforma fácil de usar con funciones intuitivas.
• Eficiente en la gestión de facturas y documentos financieros.
• Se integra bien con otras herramientas de contabilidad.

Contras:

• Las opciones personalizables pueden resultar difíciles de configurar.
• Los usuarios han señalado la falta de precisión en la atribución de documentos

9. Klippa

Ideal para: pequeñas y medianas empresas que buscan automatizar los flujos de trabajo de documentos y mejorar el flujo de información.

Pros:

• Agiliza los procesos de documentos de forma eficaz.
• Garantiza un flujo de información preciso para la toma de decisiones empresariales.

Contras:

• Se informó que la integración basada en API era compleja en la configuración inicial
• Los usuarios han señalado la falta de supervisión y comprensión del modelo de extracción de datos

Beneficios de implementar un software de ingreso de datos automatizado

La implementación de un software de ingreso de datos automatizado brinda ventajas en todos los departamentos e industrias, ya que ayuda a las organizaciones a optimizar las operaciones y mejorar la toma de decisiones.

De hecho, las empresas pueden aspirar a:

• Reducción de la carga de trabajo manual, para automatizar las tareas repetitivas, como el procesamiento de facturas o la entrada de formularios, permite a los equipos centrarse en trabajos de mayor valor.
• Mejora de la precisión y el cumplimiento, para minimizar los errores humanos y cumplir con la normativa, algo fundamental para los sectores financiero, contable y logístico.
• Tiempos de procesamiento más rápidos, al reducir los retrasos en la aprobación, acortar los ciclos de facturación y eliminar la mayor parte del ingreso manual e incompleto de datos.
• Ahorro de costes, derivado de la reducción de los costos de mano de obra y corrección de errores.
• Escalabilidad, al elegir un software que pueda gestionar los crecientes volúmenes de datos y permita autoaprendizaje a partir de la gestión de documentos.
• Integraciones entre herramientas, para conectarse con otras herramientas sin sacrificar el techstack.

Conclusión

A medida que las empresas continúen avanzando hacia la transformación digital en 2025, elegir el software de entrada de datos automatizado adecuado es la clave para acelerar las operaciones de procesamiento de documentos, eliminar el trabajo manual y minimizar los errores.

Flexible, Herramientas impulsadas por la IA como Procys permiten a las pequeñas y grandes empresas acceder a esta y otras funciones indispensables para la gestión de datos y documentos.

La clave es alinear su selección con sus prioridades operativas, su ecosistema tecnológico y sus objetivos de cumplimiento.