La productividad, la precisión y la eficiencia operativa son cuestiones fundamentales para las empresas: descubra qué software es el más adecuado para automatizar los procesos de entrada de datos.
A medida que el software de ingreso automatizado de datos (data entry software) entra en juego para contrarrestar los problemas de productividad, precisión y eficiencia operativa de las empresas, ninguna organización puede llamarse a sí misma escalable sin administración automatizada de la información.
De hecho, las empresas de cualquier dimensión pueden acceder a tecnologías inteligentes como el OCR (reconocimiento óptico de caracteres), las herramientas basadas en el aprendizaje automático y los flujos de trabajo impulsados por la inteligencia artificial para borrar la entrada manual de datos y agilizar el procesamiento de datos.
Este artículo explora qué buscar en los sistemas automatizados de entrada de datos, las 9 plataformas principales a tener en cuenta este año y los beneficios empresariales mensurables que ofrecen.
Los directores financieros que buscan un mayor control sobre los procesos de AP/AR, los gerentes de hospitalidad que se esfuerzan por optimizar las operaciones de los huéspedes, así como los líderes operativos de otros sectores pueden y deben centrarse en los estándares del mercado que marcan las características de un ejecución de software de procesamiento de documentos.
Entre otros:
El OCR de alto rendimiento es la columna vertebral de cualquier solución de automatización de entrada de datos.
Busca plataformas con OCR inteligente que puede extraer texto de documentos escaneados, PDF e imágenes con un alto nivel de precisión. Las soluciones líderes utilizan la inteligencia artificial para mejorar la precisión de la extracción a lo largo del tiempo, incluso en entradas manuscritas o de baja calidad.
Al gestionar facturas y recibos de contratos, órdenes de compra y formularios de identificación, un software eficaz puede gestionar una variedad de documentos estructurados, semiestructurados y no estructurados. La compatibilidad de documentos específicos de la industria también es una ventaja para sectores como la salud, las finanzas y la logística.
Más allá de la extracción básica, las principales plataformas incorporan el aprendizaje automático para comprender el contexto de los documentos, detectar anomalías, marcar excepciones y aprender de las correcciones.
Este es el núcleo de las herramientas avanzadas que adaptarse a, y no dictar, operaciones de procesamiento de documentos.
La integración perfecta con su ERP, CRM, software de contabilidad y plataformas de flujo de trabajo existentes es crucial. Ya sea que utilice QuickBooks, SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics o Trello, su solución debe conectarse sin esfuerzo para permitir procesos automatizados de principio a fin.
Busque herramientas que comprueben automáticamente los datos extraídos con bases de datos, reglas empresariales o registros históricos.
La validación integrada garantiza la coherencia, minimiza los errores y evita que los problemas se propaguen en sentido descendente, lo que es especialmente importante para las empresas que requieren un alto grado de cumplimiento, como gestorías de contabilidad.
Una interfaz sencilla e intuitiva ayuda a los equipos a adoptar la plataforma rápidamente.
Las soluciones que ofrecen una configuración de arrastrar y soltar, flujos de trabajo personalizables y configuraciones de bajo código/sin código permiten a los usuarios técnicos y no técnicos adaptar la herramienta a sus necesidades específicas.
La capacidad de activar flujos de trabajo como la aprobación de facturas, programación de pagos, o la incorporación de clientes en función de los datos extraídos es un fuerte diferenciador.
La automatización debe ir más allá de la captura e incluir la asignación de tareas, las alertas y los registros de auditoría.
Para sectores como el financiero, el cuidado de la salud y los viajes, la protección de datos y el cumplimiento normativo (GDPR, HIPAA, PCI DSS, SOX) no son negociables. Opte por un software que ofrezca cifrado, registros de auditoría, control de acceso y certificaciones de cumplimiento.
A medida que su empresa crezca o se expanda en todas las regiones, su software de entrada de datos debería ampliarse en consecuencia. Las interfaces multilingües y el soporte de cumplimiento global son especialmente importantes para las operaciones multinacionales.
Las capacidades avanzadas de generación de informes permiten a los usuarios monitorear la precisión, los tiempos de procesamiento, los cuellos de botella y el ROI. Esta transparencia es lo que marca la diferencia para la optimización y para demostrar el valor a las partes interesadas.
La selección del software de entrada automática de datos adecuado es el paso fundamental para mejorar la eficiencia y la precisión operativas para los directores financieros, los gerentes de operaciones y los líderes empresariales que desean tomar decisiones informadas.
Cada entrada de la siguiente lista incluye el público objetivo ideal, las principales ventajas y posibles inconvenientes, con información extraída de reseñas de usuarios verificadas en plataformas como Asesoramiento sobre G2, Capterra, GetApp y software.
Esta guía se desarrolló a través de una investigación exhaustiva y los conocimientos de profesionales de las finanzas, las operaciones y la transformación digital. Su objetivo es proporcionar una visión general equilibrada de los principales programas de entrada automática de datos, teniendo en cuenta ambos necesidades empresariales prácticas y fortalezas tecnológicas.
El objetivo es apoyar a los tomadores de decisiones al evaluar cuál es la mejor opción para sus flujos de trabajo, sin socavar el valor o la credibilidad de ninguno de los proveedores mencionados.
Ideal para: pequeñas y medianas empresas, así como empresas, especialmente en el sector financiero, contabilidad, hospitalidad, y los sectores minoristas que buscan automatizar los procesos de entrada de datos, la gestión de facturas y el procesamiento inteligente de documentos.
Los usuarios de diversas fuentes han destacado los siguientes pros y contras:
Pros
Contras
Ideal para: empresas medianas y grandes con grandes presupuestos y que gestionan diversos tipos de documentos en diversos sectores.
Pros:
Contras:
Ideal para: empresas que buscan herramientas de procesamiento de documentos colaborativas e impulsadas por la inteligencia artificial.
Pros:
Contras:
Ideal para: grandes empresas que requieren capacidades sólidas de OCR e integración con otros sistemas financieros.
Pros:
Contras:
Ideal para: empresas que buscan racionalizar la gestión de gastos y gestionar los costes internos.
Pros:
Contras:
Ideal para: pequeñas y medianas empresas que procesan grandes volúmenes de facturas con plantillas personalizables.
Pros:
Contras:
Ideal para: instituciones financieras y grandes empresas que requieren una extracción precisa de datos de varios tipos de documentos.
Pros:
Contras:
Ideal para: pequeñas y medianas empresas que buscan una solución integral de facturación y contabilidad.
Pros:
Contras:
Ideal para: pequeñas y medianas empresas que buscan automatizar los flujos de trabajo de documentos y mejorar el flujo de información.
Pros:
Contras:
La implementación de un software de ingreso de datos automatizado brinda ventajas en todos los departamentos e industrias, ya que ayuda a las organizaciones a optimizar las operaciones y mejorar la toma de decisiones.
De hecho, las empresas pueden aspirar a:
A medida que las empresas continúen avanzando hacia la transformación digital en 2025, elegir el software de entrada de datos automatizado adecuado es la clave para acelerar las operaciones de procesamiento de documentos, eliminar el trabajo manual y minimizar los errores.
Flexible, Herramientas impulsadas por la IA como Procys permiten a las pequeñas y grandes empresas acceder a esta y otras funciones indispensables para la gestión de datos y documentos.
La clave es alinear su selección con sus prioridades operativas, su ecosistema tecnológico y sus objetivos de cumplimiento.