Los 8 mejores software OCR para tu empresa en 2025

Introducción

En su carrera por implementar tecnologías de automatización para las operaciones de procesamiento de documentos, las empresas a menudo no comprenden los criterios subyacentes para elegir el mejor software de OCR.

Con un crecimiento del mercado que se prevé que alcance unos 17 000 millones de dólares en 2025, las empresas de todos los tamaños y sectores están adoptando tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para lograr una manipulación de documentos rápida y sin errores y mantenerse al día con los competidores.

Sin embargo, dado que la elección del software es una cuestión de satisfacer las necesidades personalizadas, encontrar el equilibrio adecuado entre precio, facilidad de uso y flexibilidad es

Para ello, hemos analizado algunos de los mejores soluciones de software de OCR, diferenciándolos por el precio, las opiniones de los clientes y las funciones principales.

Tabla de contenido

• ¿Qué es el reconocimiento óptico de caracteres?
• El mejor software de OCR de un vistazo
• Las 8 mejores soluciones de software de OCR: comparación en profundidad
  
  • Procys
  • Adobe Acrobat Pro DC
  • Adobe Scan
  • OCR de Microsoft OneNote
  • OCR de Microsoft Business Central
  • API de Google Cloud Vision
  • Cronoscan
  • Tickelia
• Cómo elegir el mejor software de OCR por sector
• Conclusión

¿Qué es el reconocimiento óptico de caracteres?

Tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para identificar, extraer y convertir datos de diferentes tipos de documentos, con el objetivo de que sean legibles por máquina.

De hecho, un software capaz es capaz de extraer texto de archivos PDF, imágenes e incluso escritura a mano de documentos escaneados mediante el análisis de las formas de letras, números y símbolos.

De esta manera, los usuarios pueden editar, buscar y almacenar texto en un formato estructurado, lo que hace que muchas operaciones, como la facturación, la validación de documentos confidenciales y las aprobaciones de pagos, sean más accesibles, flexibles y rápidas.

¿Qué ganan las empresas con las mejores herramientas de OCR?

Éstos son algunos aplicaciones clave para operaciones comerciales comunes,

Flujos de trabajo para procesar facturas

Para los equipos de cuentas por pagar y finanzas que buscan aceleran hasta 6 veces su procesamiento de facturas, incluida la automatización de todo el ciclo de pago, desde la captura del archivo correcto hasta la conciliación.

Las tareas habituales relacionadas con la gestión de facturas que el OCR puede resolver son seleccionar y validar a los proveedores correctos, identificar los plazos y los ciclos de aprobación para procesar los pagos sin errores y agrupar los documentos según ciertos criterios (como el tipo de proveedor, el límite de importe o la fecha de pago).

Extracción y entrada de datos

El OCR es un componente fundamental cuando se trata de extraer y transferir ciertos datos a otros formatos de archivo (como hojas de cálculo) u otros sistemas (como ERP y CRM).

El mantra aquí es precisión flexible: para garantizar una eliminación fiable de la introducción manual de datos, el mejor software de OCR debe ser preciso pero capaz de conectarse con otras herramientas de forma ágil.

El valor fundamental que los equipos pueden obtener de esto es ganancias brutas y acumuladas de tiempo para dedicarlo a tareas más valiosas.

Emisión y gestión de recibos

Al hablar de tareas que hacen que las personas pierdan el tiempo, las más frustrantes son las sencillas.

Los equipos de contabilidad y finanzas gastan horas todos los meses buscando los datos correctos para emitir un recibo y recuperar ese mismo recibo.

Por lo tanto, las aplicaciones principales aquí tienen que ver con la detección de documentos (extraer el recibo correcto de una base de datos, un ERP o incluso desde un correo electrónico), la identificación de campos de datos (comprender automáticamente qué campo significa qué), la extracción de datos (extraer números precisos), hasta los pagos reales o el reenvío de correos electrónicos.

Integración para otras operaciones relacionadas con documentos

Otras operaciones principales suelen estar relacionadas con actividades interdepartamentales, como la recuperación del documento correcto para los agentes de servicio al cliente, la validación de los flujos de KYC para los equipos de administración y el escaneo de los contratos de los clientes para los representantes de ventas.

El mejor software de reconocimiento de OCR posibilita estas y otras funciones mediante conectarse de manera eficiente a las herramientas existentes, para que la organización no tenga que desmantelar su tecnología actual.

Debido a esto, ofrecer transparente, flexible y seguro Las interfaces de programación de aplicaciones (API) suelen ser la herramienta fundamental para que las empresas juzguen y elijan su mejor herramienta de OCR.

El mejor software de OCR de un vistazo

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El software de OCR ofrece varias ventajas para las empresas:

• Ahorro de tiempo — Automatiza la entrada manual de datos y el procesamiento de documentos.
• Mayor precisión — Reduce los errores humanos en la extracción de datos.
• Mejora de la productividad — Libera a los empleados para que se concentren en tareas de mayor valor.
• Integraciones fluidas — Se conecta con software de contabilidad, ERP y CRM.
• Cumplimiento y seguridad — Garantiza registros precisos para las auditorías y los requisitos reglamentarios.

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Elaboramos esta lista aprovechando el conocimiento de ingenieros de software, Expertos en TI, y gerentes de contabilidad con décadas de experiencia. Esta evaluación del software tiene en cuenta tanto las características técnicas como las opiniones de los clientes, teniendo en cuenta lo mejor para las industrias en las que el procesamiento de documentos es fundamental. Nuestra investigación no tiene como objetivo desacreditar a ninguno de los proveedores de software mencionados.

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Las 8 mejores soluciones de software de OCR: comparación en profundidad

1 — Procys

Procys es una plataforma de automatización integral que utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático (ML) para leer, extraer y convertir datos de cualquier tipo de documento.

Los usuarios lo consideran uno de los mejores programas de reconocimiento OCR para tareas críticas, como la gestión de cuentas por pagar, el escaneo de facturas y recibos y la entrada de datos, lo que lo convierte en punto central de control para acelerar el procesamiento de documentos y minimizar las tareas manuales.

Procys se integra con una gran cantidad de ERP, herramientas de contabilidad y automatización y CRM.

Características principales

• OCR con tecnología de inteligencia artificial con precisión extrema
• Procesamiento automatizado de documentos
• Se integra con casi cualquier software a través de sus API flexibles
• Certificaciones de seguridad de nivel empresarial, que respetan las normas SOC ISO, GDPR y AICPA

Fijación

Los planes de Procys comienzan en 9,99€ al mes, con una cuenta gratuita para probar sus funciones principales, hasta funciones personalizadas de nivel empresarial.

Empieza a acelerar tu trabajo 6 veces de forma gratuita.

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Pros

• OCR basado en inteligencia artificial y aprendizaje automático (ML) para lograr una mayor precisión en la extracción de texto de facturas, recibos y documentos financieros
• Aprendizaje continuo desde el uso, lo que garantiza un mejor reconocimiento a lo largo del tiempo y reduce las correcciones manuales
• Integración perfecta con una amplia gama de ERP, CRM y software de contabilidad
• Soporte multilingüe y multidivisa
• Enfoque basado en la nube y centrado en las API

Contras

• Proceso de registro personalizado que hace que la incorporación sea un poco más larga

2 — Adobe Acrobat Pro DC

Adobe Acrobat Pro DC es una herramienta de OCR ampliamente utilizada que ofrece conversión, edición y reconocimiento de texto de documentos en archivos PDF.

Características principales:

• Motor de OCR completo como parte de su reconocido software de diseño
• Convierte los documentos escaneados en texto con capacidad de búsqueda
• Se integra con Adobe Cloud y otros programas
• Herramientas avanzadas de edición de PDF

Fijación

Desde 12,99$ al mes hasta 19,99$ al mes, pero el precio varía según el país (varias suscripciones de Adobe pueden incluir Acrobat Pro DC o Adobe Scan).

Pros

• Herramientas completas de edición y creación de PDF
• Capacidades avanzadas de OCR para convertir documentos escaneados en texto editable
• Se combina a la perfección con varias funciones de Adobe Suite

Contras

• Mayor costo en comparación con muchos competidores.
• Requiere una suscripción a Adobe
• La interfaz de edición de PDF a veces se considera compleja
• Algunos usuarios informan de una curva de aprendizaje pronunciada para las funciones avanzadas
• Requiere muchos recursos en términos de necesidades de hardware, lo que puede afectar al rendimiento de los sistemas más antiguos‍

3 — Adobe Scan

Adobe Scan es la aplicación de OCR patentada y simplificada de la suite Adobe, perfecta para operaciones de OCR y conversión de documentos rápidas y aptas para dispositivos móviles.

Características principales

• Reconocimiento de texto (OCR) con tecnología de inteligencia artificial para capturar documentos como recibos, pizarras y tarjetas de presentación
• Función de mejora de documentos
• Integración con Adobe Acrobat y Adobe Document Cloud
• Opciones de exportación a PDF, Word y otros formatos
• Gratis con funciones limitadas; las funciones premium requieren una suscripción

Fijación

Es gratuito, pero requiere una suscripción premium de Adobe para las funciones avanzadas.

Pros

• Aplicación móvil fácil de usar para escanear documentos sobre la marcha
• Reconocimiento automático de texto (OCR) con alta precisión
• Integración con Adobe Document Cloud para facilitar el acceso y el uso compartido

Contras

• Capacidades de edición limitadas en comparación con las aplicaciones de escritorio
• Se requiere una cuenta de Adobe para funcionar completamente
• Algunos usuarios informan de problemas ocasionales con la calidad de la imagen en condiciones de poca luz

4 — OCR de Microsoft OneNote

Microsoft OneNote incluye una función de OCR integrada que permite a los usuarios extraer texto de imágenes y notas manuscritas.

Características principales

• Funciones de OCR gratuitas en OneNote
• Funciones para tomar notas
• Funciona como aplicación de escritorio y como herramienta en línea basada en la nube

Fijación

Gratis con la suite Microsoft 365 o la cuenta Microsoft.

Pros

• Simple y fácil de usar
• Integrado en la suite Microsoft Office
• Soporta OCR para extraer texto de imágenes y notas manuscritas
• Se sincroniza entre dispositivos para un acceso sin problemas

Contras

• Capacidades básicas de OCR, lo que dificulta la ampliación
• Procesamiento por lotes torpe
• La funcionalidad de OCR puede tener problemas con diseños complejos
• Algunos usuarios encuentran la interfaz menos intuitiva en comparación con otras aplicaciones para tomar notas
• Opciones de exportación limitadas para texto extraído mediante OCR

5 — Microsoft Business Central OCR (con tecnología de AI Builder)

Una solución de OCR sólida para los usuarios de Microsoft Suite o de la propia Microsoft Business Central; es perfecta para integrar con herramientas de procesamiento de documentos automatizadas más personalizables que utilizan la IA para acelerar los flujos de trabajo operativos.

Características principales

• Integración nativa con Microsoft Dynamics y Power Automate
• Capacidades de OCR mejoradas por IA
• Procesamiento automatizado de facturas y documentos

Fijación

Precios personalizados a través de los planes Microsoft 365 (generalmente de nivel medio-alto)

Pros

• Se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft Dynamics 365
• Automatiza la extracción de datos de facturas y recibos
• Flujos de trabajo personalizables para adaptarse a procesos empresariales específicos

Contras

• Requiere la adopción del ecosistema de Microsoft
• La instalación y la configuración pueden ser complejas
• Algunos usuarios informan de la necesidad de recursos de formación más completos.

6 — ChronoScan

ChronoScan es un software de procesamiento de documentos y OCR de alto nivel diseñado para amplios procesos de digitalización y automatización de documentos.

Características principales

• Escaneo por lotes y OCR
• Capacidades de extracción de datos y flujo de trabajo automatizado
• Reconocimiento e indexación de códigos de barras
• Opciones de implementación local y en la nube

Fijación

Las licencias van desde 245€ hasta 1169€; los complementos y otros servicios requieren compras adicionales.

Pros

• Se especializa en el escaneo de documentos y la captura de datos
• Ofrece funciones de automatización para el procesamiento por lotes
• Personalizable para adaptarse a diversas necesidades empresariales

Contras

• La interfaz de usuario puede parecer anticuada
• Curva de aprendizaje para los nuevos usuarios debido a las amplias funciones
• Opciones de integración limitadas con otro software
• Precio elevado
• Interfaz de usuario compleja para principiantes

7 — Cloud Vision API

La API Google Cloud Vision es un servicio de reconocimiento de imágenes basado en el aprendizaje automático que proporciona OCR, detección de etiquetas, detección de rostros, reconocimiento de objetos y mucho más. Permite a los desarrolladores integrar funciones de análisis de imágenes en sus aplicaciones y flujos de trabajo.

Características principales:

• OCR avanzado para el reconocimiento de texto impreso y escrito a mano
• Soporta varios idiomas y formatos de imagen
• Detección de imágenes y rostros, reconocimiento de puntos de referencia y clasificación de objetos
• Escalable con precios de pago por uso
• Requiere la integración de API (no una aplicación independiente)

Fijación

Precios personalizados, modelo de pago por uso.

Pros

• Potentes capacidades de análisis de imágenes, incluida la detección de texto y el OCR
• Soporta una amplia gama de idiomas
• Escalable con precios flexibles en función del uso

Contras

• Necesita una evaluación cuidadosa del uso, ya que el pago por uso puede generar costos elevados para operaciones escaladas
• Centrado principalmente en el reconocimiento de facturas y documentos en papel
• Requiere integración de API y conocimientos de desarrollador para casos de uso de nivel medio a avanzado
• Los costos pueden acumularse con un uso de gran volumen.

8 — Tickelia

Tickelia se centra en la gestión de gastos, automatizando la captura, la aprobación y el reembolso de los gastos empresariales. Incluye una aplicación móvil para escanear recibos y se integra con varios sistemas de contabilidad.

Características principales:

• Escaneo móvil de recibos con OCR para la extracción automática de datos
• Flujos de trabajo de aprobación de gastos y automatización del cumplimiento de políticas
• Integración con otros ERPs
• Seguimiento de millas para informes de gastos de viajes de negocios
• Soporte multidivisa e informes en tiempo real

Fijación

Basado en cotizaciones; cubre opciones de precios tanto de nivel bajo como de nivel alto.

Pros

• Optimiza la gestión de gastos y la elaboración de informes
• La aplicación móvil permite escanear y enviar recibos sobre la marcha
• Se integra con varios sistemas de contabilidad y ERP

Contras

• La interfaz de usuario puede parecer anticuada
• Integración limitada de almacenamiento en la nube
• Algunos usuarios informan de problemas ocasionales con la precisión del reconocimiento de recibos.
• Funciones limitadas en el plan básico
• Los tiempos de respuesta del servicio de atención al cliente pueden variar

Cómo elegir el mejor software de OCR por sector

Al seleccionar una solución de OCR, podemos tener en cuenta los siguientes factores generales:

• Precisión — busque un OCR basado en inteligencia artificial con altas tasas de reconocimiento
• Integración — garantizar la compatibilidad con su sistema de contabilidad, ERP o CRM
• Escalabilidad y precios — elija una solución que crezca con las necesidades de su empresa sin superar el presupuesto
• Seguridad — Priorice las herramientas que ofrecen el cumplimiento de las normas GDPR, AICPA e ISO

Sin embargo, las empresas necesitan desesperadamente un software que se adapte a las peculiaridades de sus organizaciones y de su industria.

De hecho, el mejor software de reconocimiento OCR es tan ágil como el nicho requiere que sea: teniendo en cuenta algunas de las industrias que más utilizan esta tecnología, así es como la utilizan las empresas cuando existen operaciones con muchos documentos.

Fintech y servicios financieros

Una de las industrias más críticas en lo que respecta al procesamiento de documentos: para los equipos financieros y las empresas de tecnología financiera, seguridad y protección de datos somos una prioridad constante, a la vez que la necesidad de optimizar la gestión de Impulsan grandes volúmenes de documentos (facturas, extractos bancarios e informes de cumplimiento).

El sector financiero confía en el OCR para:

• Procesos automatizados de cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar (AR)
• Informes de cumplimiento simplificados, verificación de documentos (incluido KYC) y detección de fraudes
• Integraciones con sistemas bancarios y ERP para la gestión de documentos financieros

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Agencias tributarias y contabilidad

Otra industria crítica en la que la introducción manual de datos de recibos, facturas y formularios de impuestos es a la vez consume mucho tiempo y es propenso a errores.

Los profesionales de la contabilidad buscan formas de mejorar la velocidad y la precisión para cumplir con las regulaciones tributarias, el procesamiento de declaraciones de impuestos y la automatización de la contabilidad, entre otras tareas.

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Las agencias tributarias confían en el OCR para:

• Extraiga datos de facturas, formularios de impuestos y estados financieros.
• Reduzca el trabajo de contabilidad manual y mejore la eficiencia de la presentación de impuestos.
• Mejore el cumplimiento de las normas reglamentarias.

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Agencias de viajes

Las agencias de viajes y las agencias de viajes en línea (OTA) procesan diariamente una gran cantidad de confirmaciones de reservas, facturas, recibos de gastos y documentos de viaje.

Al tener que tratar con ambos actores finales (los proveedores de servicios, como las compañías aéreas y los hoteles, y los propios clientes), los gerentes de las agencias necesitan ayuda para procesar las tediosas operaciones documentales sin errores, como, por ejemplo, los errores en el procesamiento de documentos relacionados con las compañías aéreas conducen a tarifas notorias como los cargos de ADM.

Las agencias de viajes confían en el OCR para:

• Automatiza algunas partes de la gestión de reservas
• Controla y adelanta los gastos de viaje
• Leer y sincronizar los detalles de los tickets desde los correos electrónicos

Descubre más

Restaurantes

Proceso de restaurantes cientos de documentos de proveedores de alimentos, vendedores de bebidas y proveedores de equipos, incluidas facturas, contratos y recibos.

Los restaurantes confían en el OCR para:

• Automatice el escaneo de facturas
• Realice un seguimiento de los documentos relacionados con el inventario
• Gestione los pagos y recibos de POS
• Digitalice los elementos del menú y los pedidos basados en QR

Descubre más

Conclusión

Para mantener la competitividad, usar el mejor software de OCR para las necesidades de su empresa no es un si pero un cual, incluso cuando el procesamiento de documentos no representa enormes volúmenes.

Procys destaca por ser una solución todo en uno con funciones e integraciones de automatización potentes y personalizables. Puedes probarlo gratis aquí.