Guía esencial sobre el fraude de cuentas por pagar

Introducción

El fraude de cuentas por pagar es uno de los riesgos más costosos y persistentes a los que se enfrentan los equipos financieros en la actualidad.

Piensa en 79% de las organizaciones afectado por intento o éxito de fraude en los pagos en 2024 (según Informe de la encuesta sobre fraude y control de pagos de AFP de 2025 ¹).

Los delincuentes aprovechan las brechas en la recepción de facturas, los flujos de trabajo de aprobación y la ejecución de los pagos para desviar fondos, inflar los costos u ocultar el robo.

Y, como cita SAP Concur,»Solo el 13% de los equipos financieros utilizan actualmente inteligencia artificial o aprendizaje automático para detectar y prevenir el fraude» ².

A medida que aumentan los volúmenes de AP y los equipos hacen malabares con las aprobaciones basadas en el correo electrónico, las hojas de cálculo y la entrada manual de datos, aumenta la probabilidad de que se pierdan las señales de alerta.

Esta guía explica cómo se produce el fraude en las cuentas por pagar, cómo reconocerlo pronto y qué controles y tecnologías prácticas (desde procesos más sólidos hasta la automatización impulsada por la inteligencia artificial) puede utilizar para evitarlo sin ralentizar el negocio.

¿Cómo ocurre un fraude de cuentas por pagar?

El fraude de cuentas por pagar es la manipulación intencional del proceso de pago de su proveedor para provocar un desembolso no autorizado o inexacto de los fondos de la empresa.

Puede implicar a ambos actores externos como vendedores falsos o impostores que cambian sus datos bancarios, así como miembro, como los empleados que crean proveedores ficticios o inflan y duplican las facturas.

A diferencia de los errores simples, el fraude de AP es intencional y, a menudo, aprovecha los débiles controles del ciclo de vida de las facturas.

Los objetivos más comunes incluyen la recepción (facturas falsificadas o alteradas), la captura de datos (campos alterados, como el IBAN o los números de identificación fiscal), la validación (se omiten las coincidencias entre PO/GR), la aprobación (firmas falsas o apresuradas) y el pago (transferencias apresuradas fuera del ciclo).

En la práctica, los esquemas incluyen configuraciones de proveedores falsas, manipulación de facturas (sobrefacturación, facturación dividida y duplicados), cambios no autorizados en cuentas bancarias y correos electrónicos empresariales comprometidos dirigidos a los aprobadores.

La prevención eficaz combina una clara segregación de funciones, una sólida incorporación de proveedores, la aprobación multifactorial de los cambios sensibles y la automatización que impone la coincidencia bidireccional o tripartita, la detección de anomalías y los flujos de trabajo auditables.

Tipos y esquemas comunes de fraudes de AP

Manipulación del maestro del proveedor

Los estafadores cambian los datos bancarios de los proveedores o crean vendedores parecidos y, a continuación, redirigen los pagos legítimos a cuentas delictivas.

Las señales de alerta temprana incluyen:

• Pagos por primera vez que son inusualmente grandes
• Los cambios en los datos bancarios se solicitan únicamente por correo electrónico
• Registros de proveedores que se superponen con los datos de los empleados, como direcciones o números de teléfono

Las llamadas independientes a los contactos verificados y una higiene más estricta de los archivos de los proveedores son medidas de seguridad esenciales.

Facturación falsa e inflada

Esto incluye las facturas de bienes o servicios que nunca se entregaron, los precios unitarios inflados y las facturas divididas diseñadas para superar los umbrales de aprobación.

La comparación a tres bandas ayuda, pero las tolerancias flexibles y las anulaciones manuales pueden hacer que las anomalías pasen desapercibidas: observe los totales de números redondos, los números de identificación fiscal o orden de compra faltantes y la frecuencia inusual de un solo proveedor.

Facturas duplicadas y recicladas

Los duplicados suelen esconderse detrás de pequeñas modificaciones, como cambios en las fechas, cambios leves en las descripciones o nuevos números de factura con importes idénticos.

El riesgo aumenta cuando la entrada se basa en el correo electrónico y no está estructurada.

Haga cumplir las comprobaciones de números duplicados en el momento de la captura y las reglas de «mismo proveedor, mismo importe o fecha de cierre» antes de la aprobación. Si revisas periódicamente los duplicados históricos, puedes recuperar dinero y reforzar los controles.

Verificación y manipulación de ACH

Los cheques en papel siguen alterándose o falsificándose, mientras que el fraude de ACH aumenta a medida que los atacantes comprometen el correo electrónico o los portales para desviar las transferencias.

El correo electrónico empresarial comprometido con frecuencia alimenta estos ataques y desencadena solicitudes «urgentes» para cambiar los detalles del beneficiario o aprobar los pagos fuera de ciclo.

Refuerce la verificación de cambios bancarios con la confirmación fuera de banda y exija la aprobación multifactorial para las modificaciones confidenciales.

El reembolso abusivo de gastos afecta a los equipos de AP

Si bien técnicamente se trata de una cuestión de viajes y gastos, los recibos inventados, los gastos personales se hacen pasar por negocios y las reclamaciones duplicadas suelen seguir los mismos criterios de aprobación que AP.

La mejor defensa es una política clara, una segregación estricta de funciones entre el envío, la aprobación y el pago, y un análisis que señale los elementos duplicados y no incluidos en la política.

Colusión, sobornos y conflictos de intereses

Cuando un empleado y un proveedor se confabulan, la documentación puede parecer legítima mientras que los precios están inflados o los pedidos son innecesarios.

Como los documentos parecen «limpios», añada señales basadas en el comportamiento (como una proximidad inusual entre empleados y proveedores o premios recurrentes al mismo proveedor) y rote a los aprobadores en las categorías de alto riesgo.

Los deepfakes de IA hacen que los cambios maliciosos sean difíciles de detectar

Las herramientas de IA generativa pueden crear facturas como deepfakes con cambios sutiles. Por ejemplo, una generación malintencionada puede alterar el campo bancario o los importes, o imitar las configuraciones de los proveedores. Busca anomalías en las imágenes o los metadatos y si hay discrepancias entre las partidas, los subtotales, los impuestos y los totales.

La validación automatizada y la detección de anomalías pueden revelar estas inconsistencias a escala.

Las adquisiciones y las solicitudes de billetes desde el portal de proveedores también pueden pasar desapercibidas porque llegan a través de sistemas «confiables».

Imponga el acceso basado en roles, la MFA en los portales y la verificación telefónica obligatoria de un contacto conocido antes de que se produzca cualquier cambio en los datos maestros o en los detalles bancarios.

Los juegos con tolerancia PO son más sutiles: pequeños aumentos repetidos de precio o cantidad que se sitúan dentro de generosas bandas de tolerancia. Refuerce las tolerancias por categoría y active una segunda aprobación cuando la diferencia acumulada supere un límite mensual, incluso si cada factura está «dentro de los límites».

El uso indebido de las notas de crédito y la manipulación de descuentos pueden enmascarar la escasez o reclamar beneficios que no existen. Concilie los créditos con los contratos y los registros de recepción, y exija una aprobación explícita antes de que los créditos compensen las facturas no relacionadas.

Consejos para prevenir el fraude de AP

La prevención del fraude de cuentas por pagar requiere defensas estratificadas para las personas, los procesos y la tecnología.

Usa los siguientes controles como una guía priorizada que puedes implementar sin ralentizar tu ciclo de pago: con Procys entretejidas como las barandillas que mantienen cada paso consistente y auditable.

Refuerce la incorporación de proveedores y los datos maestros

Define quién puede crear o editar proveedores y exige una doble aprobación para cualquier cambio en los datos bancarios, las direcciones de envío o los números de identificación fiscal.

Verifique siempre los cambios fuera de banda con una llamada telefónica a un número conocido y previamente verificado que no sea el de la solicitud de cambio.

Mediante el uso de un Automatización de cuentas por pagar sistema, su empresa puede eliminar los procesos manuales, reducir los errores y acelerar los pagos.

Haga cumplir el principio de «sin orden de compra, sin pago» con tolerancias inteligentes

Adopta dos- o de tres vías comprueba las órdenes de compra, los recibos de mercancías y las facturas para ver todas las excepciones preaprobadas, excepto una breve lista.

Refuerce las tolerancias según la categoría y la importancia de los proveedores, y añada un límite de varianza acumulativa por mes para que las pequeñas variaciones «dentro de los límites» no pasen desapercibidas.

Utilice herramientas que extraigan datos de encabezados y elementos de línea con tecnología de inteligencia artificial, extracción de datos personalizada mediante funciones avanzadas de OCR.

Es bueno saberlo

Procys se conecta a su sistema de planificación de recursos empresariales o de contabilidad mediante sistemas escalables, integraciones prediseñadas.

Estandarice la recepción de facturas

Pase a un canal de admisión único y controlado que utilice extracción de datos de facturas en lugar de bandejas de entrada dispersas. Importe automáticamente las facturas conectando un sistema centralizado a cualquier canal, como correos electrónicos o almacenamientos en la nube.

Cierre el círculo con políticas y capacitación

Escriba lo no negociable en la política: «sin orden de compra, sin pago», «sin cambios bancarios por correo electrónico», «doble aprobación para las modificaciones del proveedor» y «sin pagos apresurados sin la autorización del CFO». Exija la certificación anual del personal y de los aprobadores de AP, y actualice la formación con ejemplos reales de casos en los que casi no se ha producido ningún error en su propio entorno.

Procys pone en práctica la política al integrar las reglas en las plantillas y rutas de aprobación, de modo que los controles se siguen automáticamente en lugar de recordarlos manualmente.

Utilice la automatización y la inteligencia artificial para hacer cumplir los controles a escala

Adopta un Plataforma inteligente de procesamiento de documentos para capturar las facturas con precisión, validar los totales y los impuestos, detectar duplicados y marcar anomalías antes de la aprobación.

Aplica reglas como los umbrales de aprobación y las comprobaciones de órdenes de compra automáticamente para que los equipos ocupados no puedan eludirlas.

Procys está diseñado para esto. Utiliza el aprendizaje automático para extraer datos de archivos PDF y escaneados, ejecuta reglas de validación y comprobaciones de formato, detecta posibles duplicados y patrones inusuales, e incorpora excepciones a flujos de trabajo guiados: para obtener una descripción más detallada de cómo funciona la automatización de puntos de acceso en la práctica, consulte nuestra explicación: Automatización de cuentas por pagar: todo lo que necesita saber.

Una hoja de ruta de 30 a 60 a 90 días

Fase 1: centralización y limpieza (días 1 a 30): centralice la recepción de facturas en Procys, habilite la validación obligatoria de campos y las comprobaciones duplicadas, restrinja la creación de proveedores a un grupo pequeño y exija una doble aprobación para los cambios en los detalles bancarios.

Fase 2: automatización e integración (días 31 a 60): conecte Procys a su sistema ERP o de contabilidad e implemente las comprobaciones de órdenes de compra y recibos con las tolerancias adecuadas. Finalice la matriz de aprobación en Procys, aplique las modificaciones realizadas por los proveedores y las publicaciones de pago, y active las colas de excepciones con los SLA.

Fase 3: supervisar y mejorar (días 61 a 90): habilite los pagos programados con doble control, añada paneles de control de anomalías y valores atípicos, programe la higiene trimestral de los archivos de los proveedores en Procys y finalice el manual de respuesta a incidentes con un ejercicio de mesa.

Cuando esté listo para ver cómo estos controles funcionan de principio a fin, descubra aquí cómo Procys optimiza los puntos de acceso y reduce la exposición al fraude: Soluciones de automatización de cuentas por pagar.

Conclusión

El fraude de cuentas por pagar prospera en las brechas (datos de proveedores confusos, aprobaciones por correo electrónico, tolerancias laxas y pagos apresurados).

Procys hace que la protección contra el fraude sea práctica: si está preparado para reforzar su proceso de AP y reducir el riesgo de fraude, abre una cuenta gratuita ahora - ¡no se requiere tarjeta de crédito!

Fuentes

1: Informe de la encuesta sobre fraude y control de pagos de AFP de 2025

2: Informe de fraude de cuentas por pagar de 2025 para líderes financieros