Automatizar el proceso de cuentas a pagar: todo lo que necesita saber

Introducción a la automatización del proceso de cuentas a pagar

La automatización del proceso de cuentas a pagar (AP) está transformando la forma en que las empresas administran sus procesos de facturación y pago.

Al aprovechar las tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático, las empresas pueden digitalizar, agilizar y optimizar sus operaciones de puntos de acceso, lo que reduce los errores manuales, mejora la velocidad y la visibilidad y aumenta la rentabilidad.

En esencia, la automatización de las cuentas por pagar se refiere al uso de software para administrar todo el flujo de trabajo de AP: desde la captura de facturas y la extracción de datos hasta la ruta de aprobación y el procesamiento de pagos.

Las plataformas modernas de automatización de AP, como Procys, se integran perfectamente con los ERP, los sistemas de contabilidad y las herramientas de administración de documentos para eliminar la entrada manual de datos y acelerar las operaciones financieras.

Ya sea que sea un líder financiero en una pyme en crecimiento o que administre AP para una empresa con múltiples ubicaciones, la adopción de un sistema AP automatizado puede generar ganancias cuantificables en productividad, precisión y escalabilidad. No se trata solo de una actualización tecnológica, sino de un paso estratégico para preparar sus procesos financieros para el futuro.

Desafíos en los procesos manuales de cuentas por pagar

Los flujos de trabajo manuales de cuentas por pagar están plagados de ineficiencias que ralentizan el rendimiento empresarial y aumentan el riesgo financiero.

El proceso tradicional suele incluir facturas en papel o enviadas por correo electrónico, entrada manual de datos, aprobaciones físicas y pagos atrasados, lo que crea una tormenta perfecta para errores, fraudes y demoras.

Además, los procesos de AP suelen comenzar con documentos externos que difieren en formato, diseño y contenido según los sistemas del proveedor, por lo que los equipos de contabilidad deben encontrar soluciones basadas en la tecnología para el reconocimiento, la extracción y el procesamiento de datos para varios tipos de archivos.

Estos son los desafíos más comunes a los que se enfrentan las empresas con los procesos de AP manuales:

1. Errores e ineficiencia en la entrada de datos

La transcripción manual de los datos de las facturas en los sistemas de contabilidad lleva mucho tiempo y es propensa a errores: incluso un error de un solo dígito puede provocar la duplicación de pagos o la pérdida de descuentos.

2. Aprobaciones y pagos retrasados

El enrutamiento en papel o las cadenas de correo electrónico dispersas suelen provocar la pérdida o el retraso de las aprobaciones.

Esto puede dañar las relaciones con los proveedores e incurrir en multas por pagos atrasados.

3. Falta de visibilidad y control

Los procesos manuales dificultan que los equipos financieros rastreen el estado de las facturas, supervisen el flujo de caja o realicen auditorías, y sin acceso a los datos en tiempo real, la toma de decisiones se ve afectada.

4. Riesgos de cumplimiento y fraude

La falta de documentación, los pagos no autorizados y la ausencia de controles sistemáticos aumentan la exposición a las infracciones de cumplimiento y al fraude interno, especialmente en los sectores regulados como las finanzas, la contabilidad, la atención médica y la logística.

5. Altos costos de procesamiento

Cada factura procesada manualmente es un lastre de costos debido a la mano de obra, el manejo del papel y las aprobaciones. Para las empresas que gestionan miles de facturas al mes, cuanto más automatizada esté cada fase del proceso de AP, mejor.

Ventajas de la automatización del proceso de cuentas a pagar

La automatización de las cuentas por pagar ofrece a las organizaciones un retorno tangible de la inversión, liberando recursos, minimizando los errores humanos y fortaleciendo la supervisión financiera.

Estos son los principales beneficios de adoptar la automatización de puntos de acceso:

• Procesamiento de facturas más rápido: automatizando la captura de datos y las aprobaciones para reducir los tiempos de ciclo de días a horas.

Esto abre la posibilidad de escanear, extraer, validar y enrutar las facturas para su aprobación más rápido con la fase de extracción alcanzar menos de 20 segundos para completar.

• Menores costos de procesamiento: según Adobe, el procesamiento manual de facturas puede costar entre 15 y 40 USD por factura y, en general, las empresas más pequeñas gastan más en procesos contables manuales.

La automatización reduce los costos operativos al reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas, minimizar los errores y optimizar la dotación de personal.

• Precisión mejorada: La extracción de datos basada en inteligencia artificial garantiza que los campos de las facturas se capturen correctamente la primera vez, lo que reduce los errores que pueden tener un impacto crítico en los ingresos empresariales y del flujo de caja.
  
  
• Visibilidad mejorada: los paneles y el seguimiento en tiempo real ofrecen un control total sobre las cuentas por pagar y el flujo de caja, lo que ofrece al equipo de AP información más detallada sobre las operaciones de cuentas por pagar y por cobrar.
  
  
• Mayor cumplimiento: los registros de auditoría integrados, los permisos de usuario y las reglas de validación ayudan a cumplir con los estándares regulatorios como SOX y GDPR, especialmente cuando se utilizan sistemas certificados y seguros.
  
  
• Mejores relaciones con los proveedores: los pagos puntuales, la reducción de las disputas y la mejora de la comunicación respaldan las asociaciones de proveedores a largo plazo.
  
  
• Escalabilidad: procese cientos o miles de facturas con el mismo equipo eficiente, gracias a la automatización que crece con usted.

Procys ofrecen todas estas ventajas a la vez que se integran a la perfección con sus herramientas actuales, para que pueda modernizarse sin interrupciones.

Flujo de trabajo de un proceso automatizado de cuentas por pagar

La automatización de las cuentas por pagar transforma un flujo de trabajo manual fragmentado en un proceso digital simplificado. Desde la recepción de las facturas hasta la ejecución del pago, la automatización gestiona cada paso con rapidez y precisión.

Así es como funciona un flujo de automatización de AP típico:

1. Captura de facturas
   Las facturas se reciben por correo electrónico, se cargan en PDF o se integran con sistemas ERP o de gestión de documentos. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la IA extraen automáticamente los datos relevantes, como los nombres de los proveedores, los números de factura, las partidas, las fechas de vencimiento y los detalles fiscales.
   
   
2. Validación de datos
   Los datos extraídos se comparan con los registros de pedidos de compra, contratos o proveedores existentes. La detección de duplicados, las comprobaciones de formato y las validaciones de las reglas empresariales ayudan a garantizar la precisión y a detectar las discrepancias automáticamente.
   
   
3. Aprobaciones y enrutamiento del flujo de trabajo
   Según reglas predefinidas, los equipos de AP pueden enviar las facturas a los aprobadores correspondientes. Este paso suele ser totalmente digital, con notificaciones por correo electrónico o en la plataforma que permiten revisarlas rápidamente y aprobarlas con un solo clic, incluso desde dispositivos móviles.
   
   
4. Integración con sistemas ERP/contabilidad
   Luego, Accounts Payable envía las facturas aprobadas a plataformas ERP o de contabilidad (como QuickBooks, Exact o Microsoft Business Central), listas para el pago.

Estas integraciones garantizan la sincronización en tiempo real y eliminan la entrada de datos redundante.

5. Procesamiento y conciliación de pagos
   Una vez aprobados y programados, los pagos se procesan a través de pasarelas de pago o sistemas financieros integrados. El sistema registra toda la transacción y la vincula a la factura original y al registro de auditoría para garantizar su cumplimiento.
   
   
6. Análisis e informes

Los paneles proporcionan visibilidad en tiempo real del estado de las facturas, los informes de caducidad, las previsiones de flujo de caja y el rendimiento de los proveedores. Esto ayuda a los equipos financieros a mantenerse proactivos, informados y alineados con los KPI.

Características clave a tener en cuenta en las soluciones de automatización de puntos de acceso

Elegir la plataforma de automatización del proceso de cuentas a pagar adecuado es una decisión estratégica que afecta a la eficiencia, la visibilidad del flujo de caja y la capacidad de escala de su empresa.

Las soluciones más eficaces van más allá de la digitalización de las facturas, ya que buscan la máxima precisión, ofrecen una automatización fluida del flujo de trabajo, la garantía del cumplimiento y la integración con sus herramientas financieras existentes.

Procys se creó con esta misma filosofía en mente. Nuestra plataforma de automatización de puntos de acceso está diseñada para ayudar a las empresas de todos los tamaños a optimizar sus operaciones de puntos de acceso y reducir el tiempo dedicado a tareas manuales repetitivas. Crea una cuenta gratuita aquí.

Al evaluar una solución de automatización de puntos de acceso, busque funciones como:

• Extracción de datos de facturas basada en IA con alta precisión
• Integración perfecta con los sistemas ERP, CRM y de contabilidad
• Flujos de trabajo de aprobación y permisos de usuario personalizables
• Paneles y análisis en tiempo real para el seguimiento del rendimiento de los AP
• Herramientas de cumplimiento integradas y pistas de auditoría completas
• Funciones de colaboración con proveedores para una resolución de disputas más rápida
• Reglas de automatización escalables para respaldar el crecimiento empresarial
• Interfaz intuitiva y fácil de usar que acelera la adopción

Cómo implementar la automatización de cuentas por pagar paso a paso

La implementación es el paso clave en el que los equipos de AP alinean y activan las funciones del sistema de acuerdo con sus necesidades.

Para esta fase, la flexibilidad, la facilidad y la baja curva de aprendizaje son las características más importantes que los administradores de AP deben buscar, para no perder tiempo con configuraciones complejas y centrarse en lo que importa.

Esta es una guía paso a paso para una implementación típica de la automatización de puntos de acceso:

1. Evalúe su flujo de trabajo de AP actual

Comience por planificar su proceso de cuentas por pagar existente. Identifique los cuellos de botella, las tareas manuales, los errores recurrentes y las actividades de alto costo.

Preguntas para hacer:

• ¿Cuántas facturas procesamos mensualmente?
• ¿Cuántos miembros del equipo participan en las tareas de AP?
• ¿Dónde se producen normalmente los retrasos y los errores?

2. Defina sus objetivos y KPI de automatización

Determina qué aspecto tiene el éxito. Establecer KPI mensurables ayuda a guiar la selección de la plataforma y el seguimiento de los proyectos.

Ejemplos de KPI:

• Reduzca el tiempo promedio de procesamiento de facturas por 6 veces
• Elimine los pagos duplicados
• Aumente la tasa de captura de descuentos por pago anticipado
  
  

3. Evalúe y elija la solución de automatización de puntos de acceso adecuada

Compare los proveedores en función de las funciones, las integraciones, la escalabilidad, el soporte y la experiencia del usuario. Considere soluciones que ofrezcan un sólido OCR, flexibilidad de flujo de trabajo y soporte de cumplimiento para ayudar automatizar las operaciones de cuentas por pagar a la vez que se alinea con su oferta tecnológica.

4. Prepárese para la integración y la migración de datos

Trabaje con su equipo de sistemas financieros o de TI para planificar una integración segura con su sistema de contabilidad o ERP. Limpia los registros de los proveedores, los códigos fiscales y los datos históricos de las facturas para una migración más fluida.

Integraciones comunes incluyen:
QuickBooks, Microsoft Business Central, Exact, Salesforce, Zoho CRM y herramientas de productividad como Zapier y Monday.com.

5. Configure los flujos de trabajo y las funciones

Defina las reglas de distribución de facturas, las jerarquías de aprobación y los permisos de usuario en función de sus controles internos. Configure alertas, pasos de validación y gestión de excepciones para casos como la falta de órdenes de compra o la falta de órdenes de compra.

Consejo profesional: Automatizar primero incluso los flujos de trabajo parciales (por ejemplo, solo la captura de facturas) puede ayudar a una adopción más rápida y a obtener ganancias anticipadas.

6. Capacite a sus equipos de finanzas y operaciones

Invierte en la incorporación y la formación para que tu equipo pueda adaptarse rápidamente al nuevo sistema. Utilice talleres prácticos, materiales de apoyo y entornos de prueba para capacitarse en funciones específicas.

Podemos ayudarlo a configurar entornos de prueba patentados para que su equipo pueda mejorar sus habilidades de manera segura. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información.

7. Supervise el rendimiento e itere

Realice un seguimiento de sus KPI iniciales y recopile comentarios de los usuarios. Utilice paneles y registros de auditoría en tiempo real para identificar las brechas y mejorar continuamente la eficiencia, la precisión y el cumplimiento.

Estrategias de optimización continuas:

• Ajuste las reglas de automatización según los tipos de factura
• Agregue más integraciones (p. ej., CRM, herramientas de compras)
• Amplíe la automatización a AR u otros procesos financieros

Superar los desafíos comunes en la adopción de la automatización de puntos de acceso

El cambio a un sistema automatizado de cuentas por pagar puede plantear algunas preguntas, especialmente para los equipos financieros que ya administran grandes volúmenes de facturas, recursos limitados y flujos de trabajo estrechamente estructurados.

Abordemos algunos de los desafíos comunes que los líderes empresariales y los equipos de AP pueden encontrar al elegir e implementar una herramienta de automatización

Reduzca las interrupciones trabajando con sus sistemas existentes

Una de las preocupaciones más comunes es el temor de que la implementación de la automatización signifique reemplazar los sistemas existentes o reestructurar los procesos internos.

En realidad, las mejores plataformas de automatización de puntos de acceso están diseñadas para complementa tu conjunto de herramientas actual, no competir con ellos. En lugar de revisar todo, puedes empezar por automatizar una parte del flujo de trabajo, como la captura y validación de las facturas, y expandirte a partir de ahí.

Con Procys, no es necesario reemplazar su software de contabilidad o ERP.

Nos integramos directamente con plataformas comunes como QuickBooks, Central empresarial de Microsoft, y Holded, lo que le permite automatizar las tareas clave y, al mismo tiempo, mantener sus sistemas y procesos actuales en su lugar.

Mantén la carga de trabajo de tu equipo bajo control durante la implementación

Los equipos de finanzas suelen trabajar al límite de sus capacidades, y adoptar un nuevo sistema puede parecer una cosa más que gestionar. Por eso, la implementación debe ser rápida, intuitiva y sencilla.

Busque soluciones que proporcionen flujos de trabajo preconfigurados, un sólido soporte de incorporación y que requieran una participación mínima de TI.

Garantice la aceptación empoderando, no reemplazando, a su equipo

Los problemas de adopción suelen deberse a la resistencia humana: los equipos están acostumbrados a sus procesos y pueden sentir que la automatización es una amenaza más que un apoyo.

Por eso es fundamental involucrar a los usuarios de AP en las primeras etapas del proceso desde el principio, mostrarles cómo la automatización simplifica sus tareas y garantizar que las nuevas herramientas mejorar su productividad, no sustituyen su control.

Mantenga el control y la confianza con medidas de seguridad de automatización

Otra preocupación es la fiabilidad: ¿qué ocurre si el sistema de automatización comete un error? Las plataformas modernas están diseñadas para evitarlo con reglas de validación, gestión de excepciones y registros de auditoría claros.

Tú mantienes el control, con la capacidad de revisar y aprobar antes de que cualquier cosa avance.

Por ejemplo, en Procys superamos los estándares de la industria al esforzarnos por más del 97% de precisión en el procesamiento de documentos.

Mejore la eficiencia sin sacrificar lo que ya funciona

Muchos profesionales financieros dudan en cambiar un proceso que «funciona lo suficientemente bien». Sin embargo, los procesos manuales que parecen funcionales suelen conllevar costos ocultos, como la pérdida de tiempo, el retraso en las aprobaciones, la falta de descuentos y la exposición al riesgo. La automatización no significa reemplazar lo que funciona, sino hacerlo más rápido, preciso y escalable.

Procys ayuda a los equipos financieros a trabajar de forma más inteligente, no con más ahínco.

Los aprobadores pueden gestionar las facturas de forma remota con solo unos pocos clics, mientras que los clientes potenciales de finanzas obtienen visibilidad en tiempo real del flujo de caja y las cuentas por pagar, todo ello a través de una interfaz intuitiva y fácil de usar.