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¿Sabías que el procesamiento manual de una factura lleva un promedio de 14,6 días?
Durante ese tiempo, pueden aparecer errores, que van desde direcciones de facturación incorrectas hasta problemas más costosos, como la sobrefacturación o los pagos duplicados. Estas ineficiencias se acumulan y hacen que el procesamiento manual sea una forma lenta y costosa de administrar las facturas.
El cambio al procesamiento automatizado de facturas acelera las aprobaciones, reduce los errores costosos y mejora el flujo de caja. Sin embargo, la transición requiere algo más que un software nuevo: se necesita un enfoque estructurado para pasar de la facturación digital manual o en papel a un sistema totalmente automatizado.
En esta guía, explicaremos los pros y los contras de una factura electrónica y una factura manual, y cómo pasar de la facturación digital manual o en papel a un sistema simplificado y automatizado sin interrumpir sus flujos de trabajo.
Facturación manual vs. electrónica: diferencias y ventajas clave
La facturación manual y electrónica son dos métodos diferentes para emitir y gestionar las facturas comerciales.
Aunque ambos métodos cumplen con el mismo propósito, existen varias diferencias y ventajas importantes de la facturación electrónica. Sigue leyendo si quieres conocer las principales diferencias de ambos tipos y ventajas de la facturación electrónica.
Las diferencias principales
- La facturación manual implica el uso de formularios impresos y la escritura a mano de la información necesaria para emitir una factura, como el nombre del cliente, la descripción del producto o servicio, el precio, etc. Estas facturas luego deben ser archivadas en un lugar seguro y accesible para su referencia futura. Este proceso puede ser tedioso y requiere un gran esfuerzo para mantener un registro preciso y completo de las facturas emitidas. Además, este método puede ser propenso a errores humanos y puede dificultar la recuperación de información en caso de pérdida o daño de las facturas físicas.
- La factura electrónica es similar a una factura en papel, es decir, sigue las mismas plantillas básicas de justificante de entrega y prestación de un producto o servicio, igualmente posee la misma validez que el formato tradicional. Actualmente se utiliza para agilizar la gestión financiera. La facturación electrónica utiliza software específico para emitir y gestionar las facturas. La información se ingresa en un formulario digital y se guarda en un sistema informático. Esto permite la automatización de tareas como la emisión de facturas, la generación de informes y la gestión de pagos. Al utilizar software específico para facturación, se puede asegurar la precisión y exactitud de la información, así como una gestión más eficiente de las facturas emitidas.
Las ventajas principales
Rapidez y eficiencia
Una de las principales ventajas de la facturación electrónica es la rapidez y eficiencia en el proceso de emisión de facturas.
Al utilizar software específico, se elimina la necesidad de escribir a mano la información y se reduce el tiempo necesario para archivar las facturas. Además, al tener todas las facturas guardadas en un sistema informático, se facilita la gestión y el acceso a la información. Esto permite a las empresas reducir los costos y aumentar la productividad al mismo tiempo.
Seguridad
Otra ventaja importante de la facturación electrónica es la seguridad de la información.
Al guardar las facturas en un sistema informático, se pueden implementar medidas de seguridad para proteger la información y evitar fraudes. Estas medidas incluyen la encriptación de datos, la autenticación de usuarios y la auditoría de registros. Además, al guardar la información en un sistema informático, se puede acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la colaboración entre diferentes departamentos y la toma de decisiones en tiempo real.
Análisis de los dato
La facturación electrónica también permite una mejor gestión y análisis de los datos.
Al tener todas las facturas guardadas en un sistema informático, se pueden generar informes y estadísticas de manera automatizada. Esto permite a las empresas tener una visión completa de sus ingresos, costos y gastos, lo que les permite tomar decisiones informadas y mejorar sus operaciones.
Cura del medio ambiente
Finalmente, la facturación electrónica contribuye al medio ambiente, ya que reduce el uso de papel y el impacto ambiental de la impresión de facturas.
Al utilizar un sistema informático, se pueden enviar facturas por correo electrónico o mediante un portal web, lo que permite a las empresas reducir su huella de carbono y contribuir a la sostenibilidad del medio ambiente.
El costo real del procesamiento manual de documentos
En 2025, las desventajas del procesamiento manual de facturas superan con creces las ventajas. Según un informe de Billentis, más de 90% de las facturas aún se procesan manualmente, lo que genera altos costos y errores. El coste total de procesar manualmente una factura puede alcanzar hasta 50$ por factura.
Un número importante de facturas procesadas manualmente también requieren algún tipo de reprocesamiento debido a errores, lo que aumenta aún más los costos y ralentiza las aprobaciones.
Los pagos atrasados son otro problema importante que conlleva el procesamiento manual de facturas. Los retrasos suelen provocar multas, descuentos por pago anticipado y relaciones tensas con los proveedores. De hecho, un Encuesta corcéntrica descubrió que casi el 44% de los equipos financieros siguen recibiendo las facturas por fax, lo que aumenta aún más la probabilidad de que se produzcan retrasos.
La automatización elimina estos problemas. Las empresas que automatizan el procesamiento de facturas reducen los tiempos de aprobación, reducen los errores y obtienen un mejor control del flujo de caja. ¿El resultado? Menores costos, pagos más rápidos y relaciones más sólidas con los proveedores.
A continuación, te explicamos cómo hacerlo realidad.
Transición al procesamiento automatizado de documentos: 8 mejores prácticas
1. Evalúe su proceso actual
Antes de implementar la automatización, observe detenidamente cómo se gestionan actualmente las facturas en su empresa. Planifique todo el proceso, desde la recepción de la factura hasta la aprobación y el pago. Identifique los puntos problemáticos más comunes, como:
- Retrasos en las aprobaciones: ¿Las facturas se atascan en ciertas etapas de aprobación?
- Errores frecuentes de entrada de datos: ¿Con qué frecuencia es necesario volver a trabajar los errores?
- Facturas perdidas o faltantes: ¿Hay una falta de visibilidad de los pagos pendientes?
- Falta de estandarización: ¿Las facturas llegan en varios formatos, lo que hace que el procesamiento sea más complejo?
Conocer estos puntos problemáticos le ayuda a elegir una solución que los solucione directamente.
2. Establezca metas claras y medibles
Pasar a la automatización es una decisión inteligente, pero ¿qué quiere lograr? Establece objetivos claros y mensurables, como:
- Reducir los tiempos de aprobación de las facturas en un porcentaje específico.
- Reducir los costos de procesamiento por factura.
- Eliminar los pagos duplicados y los errores de entrada de datos.
- Mejorar el cumplimiento de las políticas financieras internas.
Estos objetivos ayudarán a guiar la toma de decisiones y a hacer un seguimiento del éxito.
3. Seleccione una herramienta de automatización que se adapte a las necesidades de su empresa
No todas las soluciones de automatización de facturas son iguales. Busque una herramienta que se adapte a las necesidades de su empresa teniendo en cuenta:
- Integración: ¿Se conecta con su sistema de contabilidad o ERP actual?
- Facilidad de uso: ¿Pueden los empleados adaptarse rápidamente con una formación mínima?
- Flexibilidad: ¿Puede procesar facturas en diferentes formatos (PDF, imágenes escaneadas, facturas electrónicas)? Herramientas de OCR impulsadas por IA como Procys procese facturas en cualquier formato (PDF, escaneos o facturas electrónicas) sin depender de plantillas fijas.
- Capacidades de nube: Si tu equipo trabaja de forma remota, ¿tendrá acceso seguro a los datos de las facturas?
4. Estandarice los formatos de factura
La automatización funciona mejor con datos estructurados. Si sus proveedores envían las facturas en varios formatos, estandarizarlas puede mejorar la eficiencia. Considera:
- Solicitar a los proveedores que sigan una plantilla de facturación uniforme.
- Implementar una herramienta de automatización que pueda reconocer y extraer datos de varios diseños, como Procys.
Cuanto más estructuradas estén tus facturas, más rápido se procesarán.
5. Digitalice las facturas históricas
Si su empresa tiene una acumulación de facturas en papel, digitalizarlas antes de la transición a la automatización garantiza un cambio sin problemas. Al escanear y cargar estos documentos en su nuevo sistema, se crea un registro financiero completo y hace que los datos históricos sean accesibles para futuras auditorías o informes.
6. Entrena a tu equipo
Incluso la herramienta de automatización más avanzada es tan eficaz como las personas que la utilizan. Antes de que tu herramienta esté completamente implementada, brinda capacitación práctica para asegurarte de que tu equipo comprenda lo siguiente:
- Cómo enviar facturas a través del nuevo sistema.
- Cómo funcionan los flujos de trabajo de aprobación automatizados.
- Cómo gestionar las excepciones o las facturas marcadas.
- Dónde acceder a los informes y realizar un seguimiento del estado de las facturas.
Fomente los comentarios y aborde cualquier inquietud para impulsar la adopción y facilitar la transición para todos.
7. Pruebe antes de la implementación completa
La implementación de la automatización por fases puede ayudar a identificar los problemas antes de que interrumpan las operaciones diarias. Comience con un programa piloto utilizando un pequeño lote de facturas, supervisando la forma en que el sistema las gestiona. Utilice esta fase para:
- Identifique cualquier desafío de integración con las herramientas financieras existentes.
- Ajuste sus flujos de trabajo para mejorar la eficiencia.
- Asegúrese de que todos los empleados responsables se sientan cómodos con el nuevo proceso.
Una vez que la fase de prueba se complete con éxito, puede ampliar el sistema de automatización en toda su organización.
8. Supervise y optimice
Tras la implementación, realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el impacto de la automatización. Evalúe con regularidad:
- Tiempo de procesamiento: ¿Cuánto más rápido se aprueban las facturas?
- Tasas de error: ¿La automatización ha reducido la necesidad de correcciones?
- Ahorro de costes: ¿En qué medida la automatización ha reducido los costos de procesamiento?
- Satisfacción del proveedor: ¿Los proveedores reciben los pagos a tiempo?
Utilice esta información para refinar los flujos de trabajo, ajustar las reglas de automatización y realizar ajustes que mejoren la eficiencia con el tiempo.
El resultado final
Pasar del procesamiento de facturas manual al automatizado no tiene por qué ser abrumador. Al adoptar un enfoque estructurado (analizar el proceso actual, establecer objetivos claros y elegir la herramienta adecuada), puede mejorar la eficiencia y la precisión en 2025 y más allá.
Con la automatización, las empresas pueden reducir significativamente el tiempo de procesamiento de las facturas, reducir los costos y mejorar las relaciones con los proveedores mediante pagos más rápidos y confiables.
Es hora de dejar de perder tiempo en el procesamiento manual.
Procys automatiza todo el flujo de trabajo con precisión basada en la inteligencia artificial, lo que reduce los costos, elimina los errores y acelera los pagos.
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