Cómo conectar Dynamics 365 Business Central a Procys

1. Tus credenciales de acceso.

Para comenzar a utilizar el servicio Procys OCR, necesitarás las siguientes credenciales:

• User name: escribe tu usuario.
• Password: escribe tu contraseña.
• Service URL: añade el URL.
• Forwarding inbox: escribe tu email.

Usando estas credenciales de acceso, puedes configurar rápidamente OCR dentro de BC (Business Central) y comenzar a extraer automáticamente los datos de tu factura.

Para soporte adicional o preguntas sobre tu Access, por favor contacta a tu Socio Consultor de Microsoft, o contáctanos en support@procys.com.

2. Configuración del servicio OCR.

En los siguientes pasos, asegúrate de que tu servicio esté habilitado correctamente. Solo toma 5 minutos activarlo para comenzar a ahorrar tiempo y dinero.

1. Inicia sesión en tu cuenta BC (Business Central).
2. Ve a Configuración del servicio OCR - OCR Service Setup (escribe "OCR" en la búsqueda).
3. Deshabilita el servicio actual, si lo hay (selecciona Enabled a False).
4. Cambia la URL del servicio a Service URL.
5. Ingresa tu User Name, Password y configura la Authorization Key (Clave de autorización) igual que Password.
6. Vuelve a habilitar el servicio cambiando Enabled a True.

Una vez habilitadas, Job Queue se configurarán automáticamente para interactuar con el servicio OCR. Verás un mensaje que te preguntará si deseas ir a Job Queues Setup.

Además, el documento OCR predeterminado debe establecerse automáticamente en INVOICE (factura), y deberías ver tu ID de cliente en la pestaña Status.

3. Definiciones de intercambio de datos.

Procys devuelve datos OCR a BC (Business Central) a través de archivos XML. Para procesar dichos archivos, BC utiliza definiciones de intercambio de datos. Sigue estos pasos:

1. Descarga los schemas XML de Procys OCR:
2. Factura OCR
3. Nota de crédito OCR
4. Accede a Data Exchange Definitions (escribe "Data Exchange Definitions" en la búsqueda).
5. Haz clic en Import/Export - Import Data Exchange Definition para agregar un nuevo esquema.
6. Importa ambos esquemas y asegúrate de tener OCRINVOICE_PROCYS y OCRCREDITMEMO_PROCYS en la tabla.
7. Ve a Data Exchange Types (Tipos de intercambio de datos) (escribe "Data Exchange Types" en la búsqueda).
8. Elimina (si está presente) cualquier tipo de intercambio de datos de OCR existente, por ejemplo, OCRINVOICE y OCRCREDITMEMO.
9. Haz clic en +New, crea un nombre, una descripción y selecciona el Intercambio de datos correspondiente (Data Exch. Def. Code).

4. Facturas por correo electrónico.

Si recibes facturas de proveedores en una dirección de correo electrónico de cuentas por pagar:

• Indica este correo electrónico en tu cuenta con Procys.
• Configura tu cliente de correo electrónico para reenviar el correo entrante con facturas a {Forwarding inbox}.

Si utilizas Gmail:

1. Ve a Settings - Forwarding and POP/IMAP y añade una dirección de reenvío.
2. Selecciona Forward a copy of incoming mail a {Forwarding inbox} y guarda la copia del correo de tu empresa en la bandeja de entrada.

Reenvía solo el correo con archivos adjuntos, ya que nuestro servicio ignora el resto del correo. En Gmail, puedes crear un filtro personalizado para eso.

Una vez configurado el reenvío de correo electrónico, prueba el servicio enviando un correo electrónico con una factura adjunta a tu dirección de correo electrónico de cuentas por pagar y verifica que esta factura aparezca en Incoming Documents (vista de Documentos entrantes) en BC (Businness Central).

Si algo sale mal, no dudes en escribir a nuestro equipo de soporte - support@procys.com - te ayudaremos a solucionarlo o a través de tu socio consultor de Microsoft.