Las 8 principales herramientas de extracción de datos en 2025

Acceso rápido

• ¿Qué es la extracción de datos?
  
  • Funcionalidades clave
  • Desglose de costos
  • estimación del ROI
• 8 herramientas de extracción de datos: descripción rápida
• ¿Por qué las empresas necesitan herramientas de extracción de datos?
• Análisis de las 8 mejores herramientas de extracción de datos
• Aspectos principales a tener en cuenta en la herramienta de extracción de datos
• Conclusión

¿Qué es la extracción de datos?

La extracción de datos es el proceso de recuperación de datos estructurados o no estructurados de diversas fuentes, transformándolo en un formato utilizable y exportándolo a un sistema donde pueda analizarse o procesarse más a fondo.

Este proceso es esencial tanto para las pequeñas empresas que desean mantener el ritmo de su competencia y reducir sus tareas manuales, así como para los equipos operativos que se ocupan de grandes volúmenes de documentos, transacciones o comunicaciones digitalizadas.

Funcionalidades clave de las herramientas de extracción de datos

Las herramientas modernas de extracción de datos utilizan tecnologías avanzadas para automatizar el proceso y hacerlo más rápido, preciso y altamente escalable. Las funcionalidades clave incluyen:

• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que convierte el texto impreso o escrito a mano en formatos legibles por máquina.
• Procesamiento del lenguaje natural (PNL), que comprende, clasifica y procesa el texto de documentos complejos.
• Algoritmos de aprendizaje automático, para mejorar la precisión aprendiendo de extracciones anteriores y adaptándose a los nuevos formatos de documentos.
• Estructuración de datos automatizada, para extraer datos, clasificarlos y distribuirlos en campos predefinidos (por ejemplo, números de factura, fechas, nombres, valores financieros).
• Capacidades de integración, para conectarse con ERP, CRM y software de contabilidad de forma ágil.
• Extracciones basadas en API, para personalizar la integración entre la herramienta de extracción de datos y un flujo de trabajo existente o un sistema propietario.
• Seguridad y cumplimiento, que es esencial para garantizar el cifrado de los datos, tanto en tránsito como en reposo, al tiempo que se cumplen las normas reglamentarias como el RGPD y la ISO 27001.

Desglose de costos de las herramientas de extracción de datos

Tras haber interactuado con una enorme variedad de empresas y grandes organizaciones, podemos resumir algunos costos básicos, así como la densidad de los cuellos de botella comunes para ayudar a los responsables de la toma de decisiones a tomar una elección informada sobre el software de extracción de datos.

Estas son las áreas fundamentales divididas por tipo de herramienta:

Código abierto

• Coste inicial: gratis (para la herramienta), mientras que el trabajo de los desarrolladores suele consumir muchos recursos
• Coste de mantenimiento: alto
• Nivel de experiencia técnica requerido: alto (necesitarás desarrolladores con experiencia)
• Ideal para: equipos técnicos con recursos de desarrollo que pueden configurar y actualizar manualmente todas y cada una de las funciones e integraciones

Software de automatización y plataformas de extracción de datos

• Coste inicial: de bajo a medio, donde los costos medios no significan necesariamente un mejor servicio. De hecho, esta guía ayuda a nuestros lectores a evaluar las herramientas de extracción de datos en función de una serie de factores.
• Coste de mantenimiento: generalmente bajo
• Nivel de experiencia técnica requerido: baja
• Ideal para: pequeñas y medianas empresas y equipos operativos que necesitan soluciones inmediatas y personalizadas

Desarrollo personalizado de soluciones de automatización

• Coste inicial: cambia mucho de un proveedor a otro, pero tenga en cuenta los altos costos de implementación y las tarifas de retención
• Coste de mantenimiento: medio-alto
• Nivel de experiencia técnica requerido: alto
• Ideal para: Grandes organizaciones con requisitos únicos

Estimación del ROI basada en el enfoque operativo del trabajo de extracción de datos

Nuestra investigación, junto con varios informes respaldados por investigaciones, indican cómo las herramientas automatizadas de extracción de datos marcan la diferencia en términos de ingresos, tanto desde el punto de vista del mercado global como cuando se consideran entornos empresariales más restringidos.

Herramientas de extracción de datos automatizadas

• Mejor uso: Volumen bajo o alto de documentos y datos complejos
• Coste mensual: del equivalente de tres tazas de cafés altos de Starbucks a precios empresariales personalizados
• Cronograma del ROI y punto de equilibrio: De 1 a 2 semanas a 3 a 6 meses

Extracción manual de datos

• Mejor uso: datos a pequeña escala, menos de 10 documentos al mes
• Coste mensual: en función de las horas operativas invertidas
• Cronograma del ROI y punto de equilibrio: el punto de equilibrio no es aplicable, el ROI es difícilmente escalable a partir de tareas manuales

Extracción híbrida de datos

• Mejor uso: Combinación de tipos de datos, especialmente para la tecnología patentada que debe mantenerse intacta pero comunicarse con herramientas más flexibles
• Coste mensual: desde unos pocos cientos de dólares al mes hasta precios más altos para las empresas
• Cronograma del ROI y punto de equilibrio: De 1 a 3 meses

8 herramientas de extracción de datos: descripción rápida

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Elaboramos esta lista aprovechando el conocimiento de ingenieros de software, Expertos en TI, y científicos de datos con décadas de experiencia. La evaluación del software tiene en cuenta tanto las estimaciones técnicas como las relacionadas con el mercado, de modo que los líderes empresariales puedan tomar decisiones informadas. Esta lista no pretende desacreditar a ninguno de los proveedores de software mencionados.

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¿Por qué las empresas necesitan herramientas de extracción de datos?

Como las tareas manuales relacionadas con el procesamiento de documentos pueden equivaler a horas de trabajo redundante, no tener flujos de trabajo automatizados para la administración de datos equivale a falta de tiempo de trabajo de calidad dedicado a otras necesidades y oportunidades comerciales.

Beneficios principales

El uso de herramientas de extracción de datos puede ayudar a las empresas a:

• Reducir la entrada manual de datos y errores humanos.
• Mejore la eficiencia operativa automatizando el procesamiento de documentos.
• Mejore el cumplimiento con estándares regulatorios y de seguridad.
• Ahorra costes al eliminar las tareas manuales redundantes.
• Aumente la precisión de los datos para una mejor toma de decisiones.

Aplicaciones empresariales: sectores principales

Las herramientas de extracción de datos cambian las reglas del juego para cualquier tipo de negocio, pero hay sectores en los que estas tecnologías son aún más urgentes e impactantes.

1. Finanzas

Los proveedores de servicios financieros gestionan grandes volúmenes de facturas, transacciones y documentos relacionados con el cumplimiento, lo que significa que deben:

• Automatice las cuentas por pagar y por cobrar.
• Detecta transacciones fraudulentas.
• Genere informes financieros en tiempo real.
• Garantice el cumplimiento de la normativa financiera mundial y del RGPD.

2. Administración tributaria

Las agencias tributarias y los contadores deben procesar miles de documentos, incluidas facturas, recibos y formularios de impuestos, a la vez que mantienen sus operaciones sin errores. Las herramientas de extracción de datos pueden:

• Simplifique la presentación de impuestos y la preparación de auditorías.
• Reduzca los errores manuales en los cálculos de impuestos.
• Garantice el cumplimiento de las normas fiscales locales e internacionales.
• Optimice la integración con otros programas de contabilidad.

3. Agencias de viajes

La industria de viajes tiene dificultades para mantener el equilibrio entre la gestión de reservas y la organización de la documentación relevante, como los billetes de avión, las facturas, los recibos de SSR y los documentos de identificación del cliente. Las herramientas de extracción de datos ayudan a:

• Automatizar el procesamiento de facturas y la gestión de proveedores.
• Extraer los detalles relevantes del cliente para servicios personalizados.
• Gestionar el cumplimiento tributario de los gastos de viaje transfronterizos.
• Mejorar la eficiencia operativa mediante la integración con las plataformas de reservas y CRM.

Análisis de las 8 mejores herramientas de extracción de datos

A continuación se muestra una comparación de las principales herramientas de extracción de datos disponibles en 2025, en la que se destacan sus principales características y precios.

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1 — Procys

Procys es la herramienta de procesamiento de documentos basada en inteligencia artificial con un historial comprobado de cómo las empresas aceleran la extracción de datos y el procesamiento de documentos al 6 veces en comparación con el procesamiento manual.

Sus funciones basadas en OCR y ML permiten una manipulación impecable de los datos, desde la lectura hasta la conversión, tanto si los datos simplemente se almacenan como si se transfieren a otros sistemas.

Este es el escenario ideal para los equipos que gestionan diferentes tipos de documentos, como facturas y recibos, información de proveedores y clientes, listas y especificaciones de productos, así como contratos e informes oficiales.

Procys también se integra perfectamente con varios programas de contabilidad, ERP y CRM, y ofrece una gran cantidad de campos personalizados para gestionar los documentos.

Características principales

• OCR y PNL impulsados por IA.
• Integración perfecta con QuickBooks, FreshBooks, Microsoft Dynamics y Zoho CRM.
• Alta tasa de precisión con mejoras en el aprendizaje automático.
• Almacenamiento seguro de datos en la nube.
• Capacidades de API y automatización para flujos de trabajo optimizados.

Fijación

Las empresas pueden empezar a automatizar la extracción de datos gratis a través del módulo de registro.

Mientras que los niveles de suscripción comienzan desde 9,99€ al mes con precios personalizados para empresas.

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2 — FreshBooks

FreshBooks es un software de contabilidad con funciones integradas de extracción de datos para facturas y recibos.

Características principales

• Procesamiento de facturas basado en OCR
• Integración con varias herramientas de contabilidad
• Almacenamiento de documentos basado en la nube

Fijación

Niveles de suscripción a partir de 15€ al mes.

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3 — Microsoft Business Central

Visión general

Una solución ERP integral con funciones de extracción de datos automatizadas que se integran en el ecosistema de Microsoft 365.

Características principales

• Reconocimiento de documentos basado en IA
• Integración perfecta con Microsoft 365 y Dynamics CRM
• Soporte seguro para el cifrado de datos y el cumplimiento

Fijación

Planes escalonados a partir de 70$ por usuario al mes.

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4 — Bill.com

Una plataforma de automatización financiera con procesamiento de documentos y extracción de datos integrados.

Características principales

• Procesamiento automatizado de facturas
• OCR para extracción de datos
• Configuración de flujos de trabajo de aprobación

Fijación

Plan escalonado a partir de 45$ por usuario al mes.

5 — Exact

Un software de gestión financiera basado en la nube con capacidades de extracción de datos.

Características principales:

• OCR inteligente para facturas y recibos
• Integración con herramientas de cumplimiento tributario
• Soporte multidivisa

Fijación

Basado en suscripción, a partir de 25£ al mes.

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6 — Adobe Acrobat Pro DC

Adobe Acrobat Pro DC es una herramienta de OCR ampliamente utilizada que ofrece conversión, edición y reconocimiento de texto de documentos en archivos PDF.

Características principales

• Motor OCR como parte de su reconocido software de diseño
• Convierte los documentos escaneados en texto con capacidad de búsqueda
• Se integra con Adobe Cloud y otros programas
• Herramientas de edición de PDF

Fijación

Desde 15,72 €/mes para el plan estándar; el precio puede depender de las suscripciones de Adobe existentes.ù

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7 — Salesforce Einstein for Service

El componente de Salesforce para el reconocimiento y la extracción inteligentes de datos, adecuado para empresas empresariales o en expansión, especialmente si ya confían en el ecosistema de Salesforce.

Características principales

• Extracción automatizada de datos de pedidos y facturas
• Funcionalidades impulsadas por IA
• Integración con Salesforce ERP

Fijación

Einstein tiene un precio fijo de 75€ al mes, pero se puede ampliar para añadir otros servicios complementarios o para ampliarlo a los planes de Salesforce existentes.

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8 — Zoho CRM

Zoho CRM incluye funciones y herramientas integradas de extracción de datos para gestionar las operaciones de cuentas por pagar, como Zoho Books.

Características principales

• Automatización impulsada por IA
• Integraciones de ERP y contabilidad, especialmente dentro del ecosistema Zoho
• Flujos de automatización personalizables

Fijación

Nivel bajo, desde 14€ al mes para la suscripción básica de CRM con precios exclusivos para algunas herramientas de automatización.

Aspectos fundamentales a tener en cuenta en las herramientas de extracción de datos

Al seleccionar una herramienta de extracción de datos, tenga en cuenta lo siguiente:

• Capacidades de precisión e inteligencia artificial, cuyo software garantiza una precisión extrema mediante OCR, NLP y ML (aprendizaje automático).
• Soporte de integración, lo que significa compatibilidad con las herramientas existentes, como los ERP, los CRM y el software de contabilidad, con una flexibilidad bastante alta para adaptarse a los sistemas personalizados
• Escalabilidad, lo que se traduce en si la herramienta es capaz de aumentar el volumen de archivos que se deben administrar y manipular, y de qué manera, así como si sigue siendo sostenible desde el punto de vista de los costos.
• Opciones de personalización, que, al igual que en el caso de la flexibilidad de integración, se refiere a la resistencia del software a adaptarse a las necesidades personalizadas. Algunos ejemplos son la creación de flujos de trabajo editables para extraer y convertir datos, las aprobaciones basadas en funciones y el procesamiento automático de pagos.
• Facilidad de uso, que a menudo implica utilizar una interfaz sin código o con poco código, con funciones intuitivas y soporte accesible.

Características de seguridad

Pasar por alto la seguridad en el software de extracción automatizada de datos es un gran problema no-no para cualquier industria, especialmente para las altamente reguladas.

Protección de datos: almacenados y en tránsito

La seguridad es fundamental cuando se trata de datos empresariales confidenciales. Las principales herramientas de extracción de datos siempre deben ofrecer:

• Cifrado de extremo a extremo (AES-256) para los datos almacenados y transmitidos.
• Controles de acceso y autenticación para restringir el acceso a los datos en función de las funciones de los usuarios.
• Registros de auditoría para realizar un seguimiento de los cambios y garantizar el cumplimiento.

Cumplimiento de seguridad

Las principales herramientas de extracción de datos cumplen con los estándares de seguridad internacionales, tales como:

• GDPR (Reglamento general de protección de datos), para la privacidad de los datos en la UE.
• ISO 27001, para la gestión de la seguridad de la información.
• Cumplimiento de SOC 2, para gestionar los datos de los clientes de forma segura.
• HIPAA, para gestionar la información relacionada con la atención médica de forma segura.

Conclusión

Las herramientas de extracción de datos determinan la eficiencia y, por lo tanto, el ahorro de tiempo y dinero para las empresas que buscan escalar su eficiencia operativa.

Como componente fundamental de los flujos de trabajo relacionados con la contabilidad, las finanzas, la entrada de datos y otras tareas cotidianas, un software de extracción de datos puede mejorar o deshacer la capacidad empresarial de gestionar flujos de trabajo precisos y basados en documentos.

Entre las mejores opciones, los ingenieros de Procys trabajan todos los días para maximizar la precisión, la seguridad y la flexibilidad de su solución de extracción de datos: comience a automatizar los flujos de trabajo basados en datos aquí.