Qué buscar en un software de procesamiento de documentos

Cuando evalúa el software de procesamiento de documentos, no solo elige una herramienta, sino que sienta las bases de la forma en que su empresa gestiona la información. Ya sea que desee automatizar las facturas, extraer datos de los formularios u optimizar los flujos de trabajo de cumplimiento, la solución adecuada debería reducir el trabajo manual, mejorar la precisión y adaptarse a su empresa.

Ahí es donde entra en juego el procesamiento inteligente de documentos (IDP). Con la ayuda de la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la automatización, las herramientas modernas de IDP no se limitan a digitalizar los documentos: los interpretan y actúan en consecuencia. Pero con tantas opciones en el mercado, ¿cómo sabe qué buscar?

Este es un desglose de las funciones y capacidades más importantes a tener en cuenta al comparar las plataformas de automatización de documentos.

Precisión de OCR/ICR

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es la columna vertebral de la digitalización de documentos. Convierte imágenes escaneadas o archivos PDF en texto legible por máquina. El reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) va más allá al gestionar la escritura a mano y las fuentes más complejas.

Sin embargo, no todos los motores de OCR se crean de la misma manera. Busque herramientas que ofrezcan:

• Altos índices de precisión, especialmente para escaneos de baja calidad
• Soporte multilingüe y multiformato
• Detección de errores integrada o puntuación de confianza
• Integración con la IA para mejorar el reconocimiento a lo largo del tiempo

Un buen rendimiento de OCR e ICR es muy importante si está procesando facturas, recibos, formularios o documentos de identidad de varias fuentes.

Clasificación y extracción impulsadas por IA

Una vez que el software lee el documento, necesita entender lo que está viendo. Las funciones de clasificación y extracción basadas en inteligencia artificial utilizan el aprendizaje automático para:

• Identifique los tipos de documentos (factura, contrato, identificación, etc.)
• Localice y extraiga automáticamente los campos de datos clave
• Reconoce el contexto, no solo las palabras clave
  
  

Esto es especialmente útil si recibe una amplia variedad de formatos y diseños de documentos. No debería tener que configurar manualmente cada nuevo proveedor o tipo de formulario. Un buen software documental basado en inteligencia artificial aprende de las correcciones y mejora con cada archivo procesado.

Para obtener un panorama completo de las técnicas principales, incluida una lista de las mejores herramientas que existen, consulte esta guía sobre la extracción de datos.

Creadores de plantillas sin código

Las plantillas son útiles para tipos de documentos repetibles. Sin embargo, su mantenimiento no debería requerir la intervención de un desarrollador. Una buena solución de IDP incluye un generador de plantillas sin código o con poco código que permite a tu equipo:

• Creación y edición de plantillas mediante una interfaz visual
• Aplica la lógica para gestionar las variaciones de diseño
• Defina las reglas de respaldo y el manejo de excepciones

Esto pone el control en manos de los usuarios empresariales y reduce el atraso de TI.

Automatización y enrutamiento del flujo de trabajo

El procesamiento de documentos no ocurre de forma aislada. Una vez que se extraen los datos, con frecuencia es necesario revisarlos, aprobarlos o enviarlos a otros sistemas. Las funciones de automatización del flujo de trabajo le permiten:

• Distribuya los documentos según el tipo, el contenido o la fuente
• Activa aprobaciones o notificaciones en función de las reglas
• Exporte datos automáticamente a herramientas de contabilidad, ERP o CRM

Esto reduce los correos electrónicos de ida y vuelta y las transferencias manuales, manteniendo los procesos consistentes y eficientes.

Integración sólida y soporte de API

El verdadero valor de la automatización de documentos se obtiene cuando su plataforma de IDP se adapta a su ecosistema actual. Busque software con:

• APIs RESTful para integraciones personalizadas
• Conectores prediseñados para herramientas como SAP, QuickBooks, Salesforce o Google Drive
• Webhooks o activadores de automatización para vincular con plataformas de flujo de trabajo o RPA

El software de documentos debe funcionar con las herramientas que su equipo ya usa, no debe crear otro sistema aislado.

Facilidad de uso y adopción

Incluso el software más inteligente es inútil si tu equipo no quiere usarlo. Por eso es importante la usabilidad. Priorice las herramientas que:

• Fácil de embarcar con una formación mínima
• Accesible a través del navegador con una interfaz limpia e intuitiva
• Diseñado para la colaboración y la retroalimentación

Un panel de control claro y fácil de usar y una guía integrada en la aplicación facilitan a los equipos de finanzas, recursos humanos y operaciones la adopción de la herramienta, sin depender del soporte de TI.

Funciones de seguridad y cumplimiento

Los datos de los documentos suelen incluir información confidencial, desde identificaciones personales hasta detalles fiscales. Su plataforma de IDP debe ser compatible con:

• Cifrado de extremo a extremo (en tránsito y en reposo)
• Control de acceso y permisos de usuario basados en roles
• Registros de auditoría completos de quién accedió a los datos o los modificó
• Opciones de residencia de datos para cumplir con el RGPD o los requisitos locales

La seguridad no puede ser una idea de último momento. Elija una solución diseñada teniendo en cuenta el cumplimiento desde el principio.

Escalabilidad y preparación para la nube

Tanto si se trata de una empresa emergente en crecimiento como de una gran empresa, el volumen de sus documentos puede cambiar rápidamente. Elige una plataforma que pueda ampliarse con tu empresa. Las soluciones nativas de la nube ofrecen:

• Capacidad de procesamiento bajo demanda
• Fácil incorporación de nuevos usuarios y equipos
• Actualizaciones y mantenimiento automáticos
• Soporte para entornos de trabajo híbridos o remotos

Si está planificando el crecimiento o quiere preparar sus operaciones para el futuro, el software preparado para la nube es la apuesta más segura.

Paneles de control y análisis

El procesamiento de documentos no se trata solo del simple hecho de procesar documentos. Lo ideal es que su software le brinde más información sobre lo que sucede en sus flujos de trabajo. Los análisis integrados pueden ayudarlo a:

• Realice un seguimiento de los volúmenes, las tasas de éxito y las excepciones
• Identifique cuellos de botella o problemas recurrentes
• Mida el tiempo ahorrado y la eficiencia de los procesos
• Demuestre el ROI a los interesados

Las mejores plataformas le brindan información procesable, no solo datos sin procesar.

Reflexiones finales

Elegir el software de procesamiento de documentos adecuado es una decisión estratégica. Las mejores soluciones combinan el OCR, la inteligencia artificial y la automatización de manera que se adaptan a sus flujos de trabajo, se adaptan a sus necesidades y brindan a su equipo la confianza necesaria para avanzar más rápido, sin sacrificar la precisión ni el control.

Tanto si estás evaluando algunas opciones como si acabas de empezar a investigar, ten en cuenta estas funciones. Una plataforma completa y fácil de usar puede ahorrarle cientos de horas al año y ayudarlo a crear procesos más eficientes y a prueba de errores.

¿Está preparado para simplificar los flujos de trabajo de sus documentos?

Procys ofrece un procesamiento inteligente de documentos diseñado para ahorrarle tiempo y reducir el trabajo manual. Sin complejidad, solo una automatización rápida y precisa que se adapta a su empresa.

Pruebe Procys hoy mismo y compruebe lo fácil que puede ser la automatización de documentos. Procesar sus primeros 50 documentos es gratuito y sin compromiso.

Inscríbase en Procys

‍