El procesamiento de facturas sigue consumiendo demasiado tiempo en los equipos de contabilidad y finanzas. La extracción automatizada de los datos de las facturas es la respuesta a las plegarias de las pequeñas empresas en particular.
De hecho, las pymes dedican una media de 14,4 horas al mes a procesar manualmente las facturas (según Marketing Scoop).
Los archivos PDF llegan por correo electrónico, las facturas escaneadas se acumulan y alguien tiene que abrir cada archivo, encontrar los campos correctos e introducir manualmente los nombres de los proveedores, los números de factura, las fechas, los totales, los importes de impuestos y los detalles de las líneas en un sistema de contabilidad o ERP.
Ese proceso es lento, repetitivo y vulnerable a errores.
La automatización de la extracción de datos de facturas resuelve ese problema al convertir la captura de facturas en un flujo de trabajo más rápido y confiable.
En lugar de depender de la codificación manual, las empresas eficientes utilizan la IA y tecnología OCR de facturas para leer documentos automáticamente, extraer los datos relevantes y enviarlos a donde deben ir.
¿Qué es la automatización de la extracción de datos de facturas?
Automatización de extracción de datos de facturas es el proceso de usar software para identificar, capturar y estructurar automáticamente la información de las facturas sin depender de la entrada manual de datos.
Los campos que normalmente se admiten son:
En lugar de que alguien copie los datos campo por campo en una herramienta de contabilidad, la plataforma de automatización extrae la información y la prepara para su validación, aprobación, exportación o integración en los sistemas posteriores.
Un PDF estático no es útil desde el punto de vista operativo por sí solo. Datos de facturación estructurados es.
Una vez que el contenido de la factura se extrae en campos estandarizados, puede impulsar los flujos de trabajo automatizados en las cuentas por pagar, la contabilidad, la conciliación, los informes y el cumplimiento.
Es bueno saberlo
Procys ofrece convertidores de documentos gratuitos como PDF a OCR y PDF a Excel.
Cómo funciona la automatización de la extracción de datos de facturas
La automatización de la extracción de datos de facturas comienza cuando una factura entra en el flujo de trabajo, ya sea por correo electrónico, carga, escaneo, carpeta en la nube o integración.
El software sigue este proceso:
- Lee el archivo con OCR.
- A continuación, utiliza la IA para identificar los campos que importan (como el nombre del proveedor, el número de factura, las fechas, los importes de impuestos, los totales y las líneas de pedido).
- A partir de ahí, los datos se estructuran, se comprueban y se envían al sistema contable u operativo que su equipo ya utiliza.
En Extracción automatizada de datos de facturas impulsada por IA, el flujo de trabajo es:
- Captura la factura
- Extraer los datos
- Validar campos clave
- Envía el resultado al siguiente paso
La tecnología importa, pero el resultado real es operacional: los equipos de contabilidad cierran el trabajo más rápido, los equipos de logística reducen la fricción con los documentos y los equipos de hostelería protegen la calidad del servicio al tiempo que mantienen a la administración bajo control.
Automatización de la extracción de datos de facturas en firmas de contabilidad
Para equipos de administración en firmas de contabilidad, el valor es simple: menos entradas manuales entre varios clientes, una contabilidad más rápida y menos errores durante la revisión y la conciliación.
En lugar de volver a escribir los datos de las facturas un documento a la vez, el equipo trabaja mediante excepciones y validaciones.
Extracción automatizada de datos de facturas en empresas de logística
Para empresas logísticas, la automatización ayuda a evitar las demoras causadas por el papeleo.
Los datos de las facturas deben ir de la mano con rapidez albaranes de entrega, documentos de flete, u otros registros operativos.
Cuando la extracción es automática y precisa, los equipos dedican menos tiempo a buscar los detalles de los documentos y más tiempo a mantener al día los envíos, la facturación y la coordinación administrativa.
Extracción de datos con sistemas de IA automatizados para la industria hotelera
Para empresas de hostelería, el mayor beneficio es la continuidad operativa.
Los hoteles y las empresas de viajes se ocupan de facturas de proveedores, recibos, documentos relacionados con la reserva, y picos estacionales.
La automatización reduce la presión de los administradores, reduce el riesgo de errores manuales y ayuda al personal a centrarse en el servicio en lugar de en el trabajo administrativo repetitivo.
Tecnologías que impulsan la automatización de facturas
Aquí resumimos tres macropasos sobre cómo funciona la automatización de facturas, aunque los perfiles más técnicos pueden encontrar aún más valor en nuestra guía sobre la extracción automatizada de datos.
El primera la tecnología central es OCR, que hace que los archivos de facturas sean legibles al convertir el texto de archivos PDF, escaneos e imágenes en contenido legible por máquina.
Por sí solo, eso ya elimina gran parte del trabajo manual que implica abrir documentos y copiar datos campo por campo.
De hecho, el mejor software de OCR es un sistema que identifica, extrae y convierte los datos de los documentos para que los equipos puedan buscarlos, editarlos y estructurarlos de manera más eficiente, mientras adaptándose a las necesidades empresariales, las herramientas existentes y el nivel de madurez tecnológica.
El segundo la capa es Reconocimiento de campo impulsado por IA.
Esto es lo que ayuda al sistema a entender qué número es el total de la factura, cuándo es la fecha de vencimiento y qué texto pertenece al proveedor.
El tercera pieza es integración.
La automatización se vuelve mucho más valiosa cuando los datos extraídos de las facturas se pueden transferir directamente a las herramientas que tu equipo ya usa, ya sea software de contabilidad, plataformas ERP o flujos de trabajo de aprobación.
Cómo Procys impulsa la automatización de la extracción de datos de facturas
El valor de Procys no es solo leer el texto de las facturas, sino también convertir los documentos de formato mixto en datos estructurados y utilizables que pueden trasladarse directamente a los flujos de trabajo financieros y operativos.
En Procys, somos una plataforma simple y confiable basada en inteligencia artificial para procesar facturas, órdenes de compra y otros documentos clave.
Proporcionamos una automatización completa en diferentes formatos, nos integramos con una amplia variedad de aplicaciones y apoyar el cumplimiento con estándares como ISO 27001, GDPR y SOC 2.
Si su empresa está atrapada entre estas dos malas opciones:
- Hacer una entrada manual
- Usar herramientas rígidas que aún requieren demasiada intervención humana
Procys combina la extracción basada en inteligencia artificial, un motor de autoaprendizaje, la extracción de datos personalizable y la conectividad del flujo de trabajo.
Igual de importante es que Procys es escalable en lugar de estar sobrediseñado.
Puedes probarlo ahora de forma gratuita aquí (no se requiere cc).
Lista de verificación sencilla de preparación antes de adoptar Procys
Su empresa no necesita un gran proyecto de transformación para empezar, pero es posible que desee contar con algunos aspectos básicos:
- Una fuente clara de facturas entrantes, como bandejas de entrada de correo electrónico, carpetas compartidas, cargas u otro canal de admisión.
- Una lista definida de los campos que tu equipo realmente necesita, como el nombre del proveedor, el número de factura, las fechas, los totales, los valores impositivos, los números de orden de compra o las líneas de pedido.
- Un sistema de destino para la salida, como una plataforma de contabilidad, un ERP o un flujo de trabajo de aprobación interna.
- Una persona o un equipo responsable de la gestión de las excepciones, para que las facturas inusuales puedan revisarse rápidamente en lugar de bloquear todo el proceso.
- Un conjunto de reglas simple para la validación, como cheques duplicados, totales faltantes, desajustes de proveedores o inconsistencias fiscales.
- Para empezar, un alcance de implementación breve, idealmente un tipo de documento, un equipo o una unidad de negocio antes de expandirse.
Procys no es un sistema de OCR genérico, sino una herramienta centrada en el flujo de trabajo con automatización de documentos que se adapta según la industria. Puedes pruébalo ahora gratis.
