Los 8 principales software de escaneo con OCR

Con los equipos de finanzas gastando desde Del 25% a más de la mitad de su tiempo sobre procesos manuales ¹, la necesidad de un software de escaneo de facturas se ha vuelto imperiosa.

De hecho, la solución principal de las tecnologías de automatización gira en torno a digitalización del procesamiento manual de documentos para reducir los errores y aumentar las valiosas actividades empresariales.

Además, dado que los propietarios de empresas, los equipos de contabilidad y los especialistas en nóminas suelen basar su trabajo en flujos de trabajo fijos, la elección de la herramienta de automatización adecuada depende de lo adaptable, completa y asequible que sea.

En este artículo, exploramos algunos de los mejores programas de escaneo de facturas, con especial atención a las cuentas por pagar y las operaciones de nómina.  

Tabla de contenido

• ¿Qué es el software de escaneo de facturas?
• Características clave a tener en cuenta
• Comparación rápida
• Las 8 mejores soluciones de software de automatización de procesamiento de facturas
  
  • Procys
  • Central empresarial de Microsoft
  • Salvia 50
  • Rossum
  • Libros Zoho
  • ABBYY FlexiCapture
  • QuickBooks Online Advanced
  • SAP Concur
• Software de escaneo de facturas en operaciones de nómina y cuentas por pagar
• Conclusión: cómo elegir el software de escaneo de facturas adecuado

¿Qué es un software de escaneo de facturas?

Si las facturas son documentos estáticos, el software de escaneo de facturas es lo que automatiza la extracción de sus datos clave, lo que reduce la entrada manual y los errores.

Aprovechando OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y Extracción de datos basada en IA, el escaneo de facturas ayuda a las empresas a simplificar todos sus procesos de cuentas por pagar, lo que mejora el trabajo administrativo a gran escala.

El procesamiento manual de facturas lleva mucho tiempo, es propenso a errores y es costoso. La automatización de este flujo de trabajo proporciona:

• Ahorro de tiempo: Elimina la necesidad de introducir datos manualmente.
• Mayor precisión: Reduce los errores humanos y los riesgos de cumplimiento.
• Eficiencia de costes: Reduce los costos de procesamiento al minimizar la mano de obra.
• Integración perfecta: Se conecta con las plataformas de ERP, CRM y contabilidad.‍
• Escalabilidad: Gestiona grandes volúmenes de facturas sin esfuerzo.

Características clave a tener en cuenta

Al seleccionar una solución de escaneo de facturas, queremos dar por sentado:

• OCR con tecnología de inteligencia artificial, que extrae y estructura los datos de las facturas con precisión.
• Soporte multiformato, de modo que los equipos no se vean limitados por distintos tipos de archivos, como archivos PDF, imágenes, correos electrónicos y textos manuscritos escaneados.
• Flujos de trabajo automáticos, que es fundamental para enviar las facturas a las aprobaciones y los pagos.
• Integraciones de software de contabilidad y ERP, para permitir a las empresas conectar su oferta tecnológica actual.
• Cumplimiento y seguridad, para garantizar la protección de los datos y el cumplimiento normativo.

Comparación rápida

Elaboramos esta lista aprovechando el conocimiento de ingenieros de software, expertos en TI y gerentes de finanzas con décadas de experiencia.
Hemos evaluado las características técnicas, así como los comentarios de los clientes y las reseñas en línea, para que los profesionales de la contabilidad podrían tomar decisiones informadas.
Este análisis no pretende desacreditar a ninguno de los proveedores de software mencionados.

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Las 8 mejores soluciones de software de escaneo para el procesamiento de facturas

1. Procys

Procys ofrece un conjunto integral de soluciones para la automatización del procesamiento de documentos, incluido el procesamiento de facturas con inteligencia artificial a una fracción del precio promedio del mercado.

Con planes adecuados tanto para pequeñas empresas como para empresas, sus principales funcionalidades relacionadas con la contabilidad garantizan manipulación eficiente y sin errores de facturación.

Características principales

• Impulsado por IA Tecnología OCR para una extracción de datos de alta precisión.
• Se integra con casi cualquier software, incluidos ERP, CRM y herramientas de contabilidad
• Aprobaciones de flujo de trabajo automatizadas para agilizar los procesos de AP y AR
• Multilingüe y multidivisa gestión de facturas
• Accesibilidad en la nube y funciones de seguridad

Pros

• Procesamiento de OCR de alta precisión con mejoras en el aprendizaje automático
• Integración perfecta con sistemas de contabilidad y ERP
• Fácil de usar y escalable, lo que lo hace ideal para empresas en crecimiento

Contras

Cuenta gratuita no ofrece todo el conjunto de capacidades de automatización y se centra principalmente en el procesamiento de documentos.

Precio y valor:

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Pruebe Procys de forma gratuita

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2. Microsoft Business Central

Business Central, que forma parte del ecosistema ERP de Microsoft, incluye automatización de facturas funciones que se integran perfectamente con la suite de Microsoft.

Características principales

• Capacidades integradas de OCR y procesamiento de facturas
• Integración profunda con Microsoft Dynamics CRM y Office 365
• Flujos de trabajo personalizados y herramientas de automatización

Pros

• Ideal para empresas que ya utilizan productos de Microsoft
• Escalable para las necesidades empresariales

Contras

• Caro para empresas más pequeñas
• Configuración compleja e implementación

Fijación

Business Central es un producto de alto nivel con planes que comienzan en 70$ por usuario y mes (para los países europeos, el precio suele cotizarse previa consulta).

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3. Sage50

Como parte del software de automatización Sage Intacct, Sage 50 es conocido por pertenecer a un ecosistema más grande, normalmente apto para equipos financieros más grandes.

Características principales

• Gestión de facturas y recibos
• Flujos y funciones de automatización de puntos de acceso profundos
• Integración con otras herramientas de contabilidad

Pros

• Ayuda a las empresas a cumplir con las normativas tributarias y proporciona informes financieros detallados.
• Se integra con aplicaciones de terceros, como Microsoft Office y algunas soluciones de CRM y nómina.

Contras

• Curva de aprendizaje empinada, ya que la interfaz y las funciones pueden resultar abrumadoras para los principiantes
• Los costos pueden ser altos, especialmente para las versiones multiusuario o el acceso a la nube

Fijación

Nivel superior, comienza en unos 45€ al mes por usuario, según el país.

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4. Rossum

Una solución de procesamiento de documentos basada en inteligencia artificial centrada en la automatización de facturas.

Características principales

• Escaneo de facturas basado en OCR
• Reconocimiento de documentos mediante aprendizaje automático
• Integraciones de API

Pros

• IA personalizable
• Escalabilidad para grandes empresas

Contras

• Más alto nivel de precios en comparación con muchos otros programas
• Algunos comentarios en línea mencionan que la configuración inicial puede ser difícil y llevar mucho tiempo, especialmente para quienes no tienen conocimientos técnicos.

Fijación

Precios personalizados basados en cotizaciones.

5. Zoho Books

Zoho Books es un software accesible para la contabilidad, que forma parte del ecosistema Zoho CRM.

Características principales

• Flujos de trabajo contables
• Extracción de datos para facturas y documentos de pago
• Integraciones principales dentro del ecosistema de Zoho

Pros

• Asequible y accesible
• Buen potencial para múltiples integraciones

Contras

• Funciones avanzadas limitadas, especialmente para empresas
• Ideal si se usa en combinación con otros servicios de Zoho

Fijación

Planes de precios escalonados basados en funciones, de 12€ a 36€ al mes.

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6. ABBYY FlexiCapture

Descripción general: solución de OCR y captura de documentos basada en IA.

Características principales

• Motor de OCR avanzado.
• Flujos de trabajo altamente configurables.
• Almacenamiento de documentos basado en la nube.

Pros

• Gestión de documentos preparada para la empresa.
• Sólidas capacidades de automatización.

Contras

• Interfaz de usuario compleja para principiantes
• Se ha informado de que el sistema tiene dificultades para extraer datos de documentos más desestructurados o de baja calidad.

Fijación

Nivel superior, solo con precios personalizados y opciones basadas en cotizaciones.

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7. QuickBooks Online Advanced

Un popular plataforma de contabilidad con incorporado automatización de facturas.

Características principales

• Captura de recibos y facturas con tecnología OCR
• Integración perfecta del sistema de contabilidad
• Herramientas de seguimiento y elaboración de informes de gastos

Pros

• Centrado en las operaciones de contabilidad
• Integración contable nativa
• Aplicación móvil disponible

Contras

• Automatización limitada impulsada por IA en comparación con soluciones especializadas
• Las funciones de contabilidad útiles están disponibles solo para planes superiores
• El enfoque en la contabilidad puede limitar las necesidades de otros tipos de procesamiento de documentos

Fijación

Precios escalonados de 19€ a 70€.

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8. SAP Concur

A nivel empresarial plataforma de procesamiento de facturas, con un sólido conjunto de herramientas de gestión de gastos.

Características principales

• Funciones de cumplimiento de facturas globales
• Seguimiento de gastos de principio a fin
• Compatibilidad con ERP a nivel empresarial

Pros

• Funciones de cumplimiento líderes en la industria
• Escalable para grandes empresas
• Centrado en operaciones contables y financieras

Contras

• Configuración compleja y alto costo

Fijación

Precios empresariales personalizados.

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Software de escaneo de facturas en operaciones de nómina y cuentas por pagar

La tecnología de escaneo de facturas desempeña un papel fundamental en la automatización y la racionalización de los procesos financieros para ambos especialistas en nómina y equipos de cuentas por pagar.

En nuestro esfuerzo por maximizar el ROI del software y permitir que las empresas dediquen más tiempo a sus operaciones diarias, he aquí un desglose con los casos de uso específicos del software de escaneo de facturas.

Especialistas en nómina

Gestionar los pagos de salarios, las retenciones de impuestos, los beneficios de los empleados y el cumplimiento de las leyes laborales es una simplificación excesiva de los gerentes de recursos humanos o finanzas que se dedican a la gestión de la nómina.

El escaneo de facturas y el reconocimiento de datos ayudan a:

1. Procesamiento de pagos a proveedores y contratistas

Los equipos de nómina pueden gestionar los pagos de trabajadores independientes, consultores y trabajadores contratados, lo que a veces se superpone con el trabajo de las cuentas por pagar.

El escaneo de facturas permite a los especialistas en nómina capturar detalles de pago de sus facturas extrayendo importes, condiciones de pago y datos de proveedores, y conecta esta información para separar los flujos de trabajo o los softwares de pago, sin errores relacionados con el trabajo manual.

2. Prestaciones y reembolsos

Los departamentos de nómina a menudo procesan facturas de atención médica, seguro y prestaciones para empleados de proveedores externos.

Para garantizar seguimiento preciso y automatizado de las deducciones relacionado con las prestaciones de los empleados, el escaneo de datos alinea las facturas con registros de deducciones de nómina para evitar pagos que no coincidan.

Además, en los casos en que los empleados presenten recibos y facturas de gastos relacionados con el trabajo, soluciones de software integrales permiten a los usuarios crear aprobaciones de reembolso de construcciones híbridas o totalmente automatizadas.

3. Cumplimiento tributario y deducciones

Otra tarea crítica es la gestión cumplimiento tributario, incluido el IVA y otras obligaciones.

En este caso, diferenciar (especialmente para los equipos remotos) y aprobar las solicitudes de impuestos es un aspecto fundamental que puede ralentizar las operaciones de presentación de informes.

Para ello, el escaneo de facturas reduce los errores en cálculos de impuestos mediante la verificación cruzada de las facturas con los registros fiscales.

4. Cumplimiento legal y ciberseguridad

Los equipos de nómina son responsables de garantizar que todos los pagos cumplan con las leyes laborales y las políticas de la empresa, al tiempo que mantienen su trabajo en un infraestructura tecnológica segura.

Al reconocer y extraer datos de las facturas y otros documentos, los usuarios de software generan un registro de lo que se ha procesado, de modo que las auditorías de cumplimiento son más fáciles de completar.

Además, un software adecuado marca las facturas duplicadas o fraudulentas y está respaldado por las certificaciones SOC ISO y AICPA.

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Equipos de cuentas por pagar

Al ser responsables de administrar las facturas y los pagos de los proveedores y mantener registros financieros precisos, los equipos de AP pueden utilizar la tecnología de escaneo de facturas como herramienta central para sus flujos de trabajo, lo que les ayuda a procesar grandes volúmenes de facturas de manera eficiente.

1. Formato de facturas y captura de datos

Los equipos de AP reciben las facturas en varios formatos (PDF, documentos en papel escaneados) en varios canales (ERP dedicados, correos electrónicos, herramientas de recursos humanos).

Establecer un punto de control central que pueda recibir, convertir y leer cualquier tipo de archivo es una función clave de softwares avanzados de escaneo de facturas.

2. Hacer coincidir las facturas con los pedidos de compra

La verificación de las facturas comparándolas con las órdenes de compra y los recibos de entrega evita que los pagos no coincidan: la automatización de este delicado proceso suele funcionar con funciones denominadas coincidencia automática de 2 y 3 vías.

Además de marcar cualquier discrepancia, esta es también la función que permite prevenir pagos duplicados, operaciones fraudulentas y errores manuales.

3. Automatización de los flujos de trabajo

Una de las partes más tediosas del trabajo de AP es tener una comunicación clara y transparente entre las diferentes funciones: las herramientas de escaneo de facturas suelen estar integradas en sistemas más completos e inteligentes que permiten a los usuarios crear flujos de trabajo de aprobación automáticos.

Soluciones de software flexibles permitir la personalización de las reglas y los ciclos de aprobación en los diferentes departamentos de alta dirección.

4. Administrar los pagos a los proveedores

El escaneo de facturas permite procesamiento de facturas más rápido y sin errores, y se conecta con funciones para procesar los pagos automáticamente.

Suele ocurrir que estas operaciones necesiten una comunicación entre la herramienta de extracción de datos y otros ERP., donde se almacena y administra la información del proveedor.

Para ello, cualquier herramienta de automatización adecuada debe ofrecer integraciones prediseñadas con otros sistemas y conexiones personalizadas (API) según las necesidades empresariales.

5. Cálculo de impuestos, cumplimiento y detección de fraudes

Del mismo modo que los especialistas en nómina trabajan para garantizar el cumplimiento tributario de los empleados, los profesionales de AP pueden hacerse cargo de toda la estrategia administrativa de la empresa.

Pensando en el peso fundamental que tienen estas operaciones, también y especialmente para las empresas con múltiples divisiones locales, automatizar el reconocimiento y la categorización del IVA, la retención de impuestos y otras tasas gubernamentales es una necesidad inevitable.

Para auditorías fiscales, un escáner de facturas minimiza los errores y acelera la diligencia debida, evitando situaciones críticas con los reguladores financieros locales e internacionales.

Al mismo tiempo, como sabe cualquier profesional financiero, comprobar si hay datos duplicados, alterados o fraudulentos en las facturas es algo que no debe hacerse manualmente.

La clave aquí es elegir la herramienta adecuada en términos de su precisión, flexibilidad y recompensa.

6. Previsión e informes financieros

Un rastro deja espacio para el seguimiento histórico: al digitalizar y automatizar los datos de los documentos, una tienda de software adecuada clasifica un historial de todas las operaciones.

Esto da una visión clara sobre los aspectos financieros y/o administrativos expectativas para directores de empresas. Además, es importante buscar información en tiempo real y paneles de visualización de datos accesibles, para que las decisiones críticas sobre los pagos salientes, el flujo de caja y el estado financiero puedan estar informadas.

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Conclusión: cómo elegir el software de escaneo de facturas adecuado

La elección del software de escaneo de facturas adecuado depende del tamaño de la empresa, el presupuesto y las necesidades de integración.

Si está buscando un software de escaneo de facturas que se base en la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para automatizar el procesamiento de documentos de forma segura a una fracción del costo promedio del mercado, puede confiar en Procys.

Pruébalo gratis aquí.

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Fuentes

1: Airtable - Survey Shows Too Many Hours Wasted On Manual Accounting - Automation Can Help