Una factura electrónica es similar a una factura en papel: sigue las mismas plantillas básicas de justificante de entrega y prestación de un producto o servicio, igualmente posee la misma validez que el formato tradicional. Actualmente, se utilizan para agilizar, prevenir errores y descuidos en la gestión financiera de la empresa.
En este artículo explicaremos los dos tipos de formatos según su regulación y el sector empresarial y las ventajas que poseen las facturas electrónicas.
Factura electrónica: los formatos qué tienes que conocer
La factura electrónica puede tener diferentes formatos dependiendo de la regulación de esa región y el sector empresarial:
- Para los autónomos y PYME el formato más usado es el PDF, fácil y accesible para todos los sistemas operativos del mercado.
- La facturación de un ordenador a otro en una empresa, normalmente emplean el formato estructurado XML, tanto el PDF como el XML son establecidos por la ONU como los formatos estándares para la seguridad de los intercambios electrónicos de datos.
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- EDIFACT es un formato desfasado y en desuso, aunque actualmente hay muchos negocios de automoción o distribución alimentaria que la siguen frecuentando.
- En España la Administración Pública utiliza el formato estructurado Facturae, ya que es un formato cómodo y accesible para cualquier sistema operativo. Además, está en aumento este formato en las empresas privadas.
- El formato electrónico Peppol (Pan-European Public Procurement Online) se ha convertido en el estándar en Europa y sigue creciendo en otros países del mundo, generalmente las empresas de este formato utilizan el Universal Business Language (UBL) adaptado a las especificaciones de la red universal.
Formato estructurado vs no estructurado en las facturas electrónicas
Todos los formatos anteriormente citados son ejemplos de estándares legales que están sujetos a una regulación de una región o gobierno en cada país, existen dos tipos de facturas depende de sus formatos:
Formato estructurado: son aquellas facturas que contienen datos que son entendibles fácilmente por los sistemas informáticos. Sirven para automatizar los procesos informáticos de pago y la contabilidad en el receptor, se emplea normalmente el lenguaje XML; como el UBL o Facturae.
Formato no estructurado: son facturas que requieren intervención manual o procesos por reconocimiento ópticos de caracteres (OCR), ya que los datos no son entendibles por los sistemas informáticos, los documentos en formatos no estructurados corresponden a imágenes escaneadas o ficheros en Formato Portátil de Documento (PDF).
Factura electrónica: ventajas y desventajas
La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta muy útil para los autónomos, permitiéndoles optimizar su gestión y reducir sus costes. Esta herramienta permite la emisión, envío, recepción y almacenamiento de facturas de forma electrónica, lo que supone una serie de ventajas e inconvenientes a tener en cuenta.
A continuación, se detallarán algunas de las principales ventajas e inconvenientes de la facturación electrónica para los autónomos.
Ventajas de la facturación electrónica para autónomos y micro-empresas
- Ahorro de tiempo y dinero
La facturación electrónica permite la automatización de gran parte del proceso de facturación, lo que se traduce en un importante ahorro de tiempo y costes para el autónomo. Al reducir la cantidad de trabajo manual, se puede invertir más tiempo en otras tareas importantes.
- Mayor eficiencia
La facturación electrónica mejora la eficiencia al permitir el envío y recepción de facturas de forma más rápida y eficiente. Además, también se pueden gestionar las facturas más fácilmente, lo que ayuda a reducir el riesgo de errores en la facturación y en la gestión contable.
- Almacenamiento seguro
La facturación electrónica permite un almacenamiento seguro de las facturas, ya que se pueden guardar en formato digital en un servidor en línea. Esto permite tener una copia de seguridad de las facturas en caso de pérdida, incendio o robo, lo que puede resultar muy útil en caso de tener que presentar una reclamación o para el cumplimiento de las obligaciones legales.
- Mayor transparencia
La facturación electrónica permite la trazabilidad de las facturas desde su emisión hasta su recepción, lo que aumenta la transparencia en el proceso de facturación. También permite el seguimiento de las facturas impagadas y la automatización de los procesos de recordatorio de pago, lo que puede reducir el riesgo de impagos.
- Reducción de errores
La facturación electrónica reduce la probabilidad de errores en el proceso de facturación, ya que la información se introduce en un formato estandarizado y se procesa automáticamente. Esto reduce la cantidad de errores que se pueden producir al introducir manualmente la información.
Inconvenientes de la facturación electrónica para autónomos y micro-empresas
- Coste inicial
El coste de implementación de la facturación electrónica puede ser alto en algunos casos, ya que se necesitan herramientas y software específicos. Sin embargo, este coste puede ser amortizado rápidamente por los ahorros en costes y tiempo que ofrece.
- Requisitos técnicos
Para utilizar la facturación electrónica se requiere un cierto nivel de conocimiento técnico y habilidades informáticas. Además, es necesario contar con una conexión a Internet y con herramientas informáticas adecuadas para la gestión de las facturas.
- Dependencia tecnológica
La facturación electrónica puede crear una dependencia tecnológica, ya que es necesario contar con herramientas y sistemas informáticos en buen estado de funcionamiento. Esto puede generar problemas si se produce algún fallo técnico o si se producen interrupciones en el servicio.
- Necesidad de adaptación
Aunque cada vez son más las empresas que utilizan la facturación electrónica, todavía hay empresas y clientes que no la aceptan o que no están preparados para recibirla. En estos casos, el autónomo debe adaptarse a las preferencias de sus clientes y emitir facturas en papel o en otro formato.
Como se puede observar, la facturación electrónica ofrece una serie de ventajas e inconvenientes que los autónomos deben tener en cuenta a la hora de decidir si utilizarla o no. A pesar de las desventajas mencionadas anteriormente, la facturación electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para los autónomos que buscan optimizar su gestión y reducir sus costes.
Además, en la actualidad, la facturación electrónica está cada vez más extendida y es aceptada en la mayoría de las empresas, lo que hace que sea cada vez más fácil utilizarla y que se vayan superando los obstáculos que presenta. A continuación, se detallan algunos consejos para gestionar la facturación electrónica de manera eficiente como autónomo.
Consejos para gestionar la facturación electrónica como autónomo
- Elegir el software de procesamiento inteligente de documentos adecuado: existen numerosos programas y aplicaciones para la facturación electrónica en el mercado. Es importante elegir el software adecuado que se adapte a las necesidades del autónomo y que le permita gestionar las facturas de manera eficiente y sencilla.
- Formarse en el uso de la facturación electrónica: es importante formarse en el uso de la facturación electrónica para aprovechar al máximo todas sus ventajas. El autónomo debe aprender a manejar el software y conocer los aspectos técnicos y legales relacionados con la facturación electrónica.
- Comunicar a los clientes: es importante informar a los clientes de que se va a utilizar la facturación electrónica y explicarles los beneficios que les puede ofrecer. Si los clientes no están preparados para recibir facturas electrónicas, es importante estar dispuesto a adaptarse a sus preferencias.
- Establecer una política de seguridad: es importante establecer una política de seguridad para proteger la información confidencial y reducir el riesgo de ciberataques. Es recomendable utilizar contraseñas seguras, hacer copias de seguridad periódicas y utilizar herramientas de encriptación.
- Automatizar el proceso de facturación: la facturación electrónica permite la automatización del proceso de facturación. Es recomendable utilizar herramientas de automatización para reducir la cantidad de trabajo manual y aumentar la eficiencia.
Conclusiones
Procys es una herramienta de facturación electrónica que permite la gestión eficiente y segura de la facturación de autónomos.
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