¿Qué es una Factura Electrónica? Características y Normativa Legal.

Este artículo te resolverá tus dudas sobre qué y para qué sirve una factura electrónica. Además, si te interesa el tema fiscal, te explicaremos su normativa legal y legibilidad en el territorio español. Por último, te daremos una breve distinción entre los dos tipos de formatos. Sigue leyendo para tener una visión más global de la facturación electrónica.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es similar a una factura en papel, es decir, sigue las mismas plantillas básicas de justificante de entrega y prestación de un producto o servicio, igualmente posee la misma validez que el formato tradicional. Actualmente se utiliza para agilizar la gestión financiera.

El formato de las facturas depende de las legislaciones fiscales en cada país, así como los campos específicos de contabilidad y obligaciones tributarias en cada región.

En España, los profesionales de la Administración Pública, tanto autónomo  o empresa tienen la obligación de emitir las facturas electrónicas. Sin embargo, entre negocios privados, no hay necesidad por ahora de utilizar la facturación electrónica.

Según la normativa legal, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre expone que las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

• En el Real Decreto se regulan aspectos esenciales como la obligación de expedir factura, los distintos tipos de facturas, contenido de facturas, plazos y requisitos como la legibilidad, autenticidad e integridad. Todas las facturas, sean electrónicas o en papel deben garantizar una legibilidad, autenticidad del origen de la factura identidad del emisor) y la integridad (contenido no modificado).

En el caso de la factura electrónica la legibilidad, autenticidad e integridad se facilita y valida gracias a la firma electrónica, datos EDI, otros medios de la Agencia Tributaria (AEAT).

Y, ¿para qué sirve una factura electrónica?

La factura electrónica sirve para registrar y validar las transacciones comerciales, asegurándose de que se cumplen todas las obligaciones fiscales dentro del marco legal. La facturación es un proceso en el que  ambas partes están obligadas; el vendedor tiene la necesidad de entregar el producto o servicio, así como el comprador debe dejar registrado la contabilidad de la compra.

La facturación electrónica valida y registra transacciones comerciales, cumpliendo con las obligaciones fiscales. Este proceso previene y combate el fraude y la evasión fiscal, cumple en todo momento la transparencia porque no permite la manipulación de documentos.

Además, la factura electrónica es más rápida y sencilla, esta gestión ahorra tiempo, disminuye errores y previene posibles despistes. Así como, al hacer esta operación a través de internet no hará falta el uso de  formatos físicos, reduciendo el uso del papel,  ayudando al medio ambiente.

Existen dos tipos de facturas, ambas transmitidas mediante internet:

• Formato estructurado: son aquellas facturas que contienen datos que son entendibles fácilmente por los sistemas informáticos. Sirven para automatizar los procesos informáticos de pago y la contabilidad en el receptor, se utiliza normalmente el lenguaje XML; como el UBL o Facturae.

• Formato no estructurado: son facturas que requieren intervención manual o procesos por reconocimiento ópticos de caracteres (OCR), ya que los datos no son entendibles por los sistemas informáticos, los documentos en formatos no estructurados corresponden a imágenes escaneadas o ficheros en Formato Portátil de Documento (PDF).

Espero que te haya servido de ayuda este artículo, tenemos en el blog de Procys más información sobre facturas electrónicas, gestión de autónomos, tips y tutoriales para sacar más partido a tus actividades financieras

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