Tipos de Facturas Electrónicas. Conoce cuáles son y sus Principales Ventajas.

En este artículo te explicaremos los dos tipos de formatos según su regulación y el sector empresarial y las  ventajas que poseen las facturas electrónicas. Pero, lo primero que debes saber es que una factura electrónica es similar a una factura en papel, es decir, sigue las mismas plantillas básicas de justificante de entrega y prestación de un producto o servicio, igualmente posee la misma validez que el formato tradicional. Actualmente, se utilizan para agilizar, prevenir errores y descuidos en la gestión financiera de la empresa.

La factura electrónica puede tener diferentes formatos dependiendo de la regulación de esa región y el sector empresarial:

• Para los autónomos y PYME el formato más usado es el PDF, fácil y accesible para todos los sistemas operativos del mercado.
• La facturación de un ordenador a otro en una empresa, normalmente emplean el formato estructurado XML, tanto el PDF como el XML son establecidos por la ONU como los formatos estándares para la seguridad de los intercambios electrónicos de datos.  
• EDIFACT es un formato desfasado y en desuso, aunque actualmente hay muchos negocios de automoción o distribución alimentaria que la siguen frecuentando.
• En España la Administración Pública utiliza el formato estructurado Facturae, ya que es un formato cómodo y accesible para cualquier sistema operativo. Además, está en aumento este formato en las empresas privadas.
• El formato electrónico Peppol (Pan-European Public Procurement Online) se ha convertido en el estándar en Europa y sigue creciendo en otros países del mundo, generalmente las empresas de este formato utilizan el Universal Business Language (UBL) adaptado a las especificaciones de la red universal.

Todos los formatos anteriormente citados son ejemplos de estándares legales que están sujetos a una regulación de una región o gobierno en cada país, existen dos tipos de facturas depende de sus formatos:

Formato estructurado: son aquellas facturas que contienen datos que son entendibles fácilmente por los sistemas informáticos. Sirven para automatizar los procesos informáticos de pago y la contabilidad en el receptor, se emplea normalmente el lenguaje XML; como el UBL o Facturae.

Formato no estructurado: son facturas que requieren intervención manual o procesos por reconocimiento ópticos de caracteres (OCR), ya que los datos no son entendibles por los sistemas informáticos, los documentos en formatos no estructurados corresponden a imágenes escaneadas o ficheros en Formato Portátil de Documento (PDF).

Las facturas electrónicas poseen grandes ventajas a las de papel, te vamos a contar todas los beneficios  y facilidades de esta manera de facturación:

• Como ya se ha mencionado anteriormente, principalmente se utiliza en la gestión financiera porque agiliza y facilita el trámite de los datos en la factura.
• Mayor control y seguridad, ya que se registra y valida las transacciones comerciales, asegurándose de que se cumplen todas las obligaciones fiscales dentro del marco legal.  
• No se hará uso en formato físico, minimizando el consumo de papel, eliminando  costes de impresión y envío postal. De esta manera protegemos al medio ambiente.
• Al no usar el formato físico reducimos el espacio físico de trabajo.
• Mejora la contabilidad reduciendo errores y previendo posibles despistes en transcribir los datos de una factura física al formato electrónico.
• Este proceso previene y combate el fraude y la evasión fiscal, cumple en todo momento la transparencia porque no permite la manipulación de documentos.

Espero que te haya servido de ayuda este artículo, tenemos en el blog de Procys más información sobre facturas electrónicas, gestión de autónomos, tips y tutoriales para sacar más partido a tus actividades financieras.