Gestionar las cuentas por pagar es fundamental para mantener y tener el control de la empresa, comprobar los plazos de pagos, y que exista un favorable flujo de facturas.
Actualmente, gran parte de las empresas siguen usando esta gestión de manera manual. Para el departamento de finanzas estos proceso manuales se han convertido en un dolor de cabeza debido a los diversos problemas que se producen en la gestión de cuentas por pagar realizadas, ya que se producen errores humanos al ser un trabajo bastante tediosos con descuidos, posibles documentos perdidos o retrasos en los pagos.
En este artículo, vemos como muchas empresas están optando por soluciones de automatización para transformar su gestión de cuentas por pagar.
La automatización de las cuentas por pagar: primeros pasos
Dar el salto a la automatización de cuentas por pagar es la estrategia actual de las empresas inteligentes que quieren reducir la intervención humana por procesos eficientes y automáticos, maximizando el flujo de cuentas por pagar o deudas comerciales mediante el uso de nuestro software potenciado por inteligencia artificial. Consiguiendo aprobaciones más rápidas de tus facturas que mejoran la gestión del capital circulante.
¿Quieres automatizar la gestión de las cuentas por pagar? Sigue estos pasos:
1. Identifica los problemas en los procesos de cuentas por pagar
Para tener el control y seguridad en la gestión de las facturas es necesario una correcta gestión y conocer los posibles problemas que pueden surgir para prevenir que puedan ocurrir en los procesos manuales; los papeles se amontonan, posibles pérdidas de documentos, se pierde mucho tiempo en aprobar facturas, falta de precisión en en el proceso, falta de visibilidad contable, imputación contable en la cuenta equivocada, entre otros.
2. Analiza los posibles errores
Realiza un balance de la contabilidad en el departamento de fianza para conocer el flujo de los procesos de las cuentas por pagar: diversas fases y los intervinientes y volumen de facturas para mejorar la productividad y eficacia financiera del negocio.
3. Supervisa el flujo de gestión del departamento de finanzas
Consolida los diferentes puestos de los procesos de contabilidad como el director financiero, contables, compradores, proveedores, entre otros. De este modo, conocerás los posibles problemas a tratar, establecerás las fortalezas y debilidades de la empresa, además del flujo de trabajo. Es fundamental recopilar toda la información de las cuentas a pagar como buscar un software que faciliten los procesos manuales.
4. Enumera los objetivos y elige el mejor propósito para tu negocio
Define, divide y estudia todas las posibles objetivos financieros de tu empresa; Tiempo, costes, efectividad y seguridad.
La mayoría de las empresas aún procesan sus facturas manualmente, donde se pierde su valioso tiempo y se cometen más errores, o extraen datos utilizando soluciones basadas en plantillas; sin flexibilidad con implementación lenta y no escalable. Ambos están causando que los equipos de AP no alcancen su máxima productividad que implica una implementación lenta y no escalable.
Por ejemplo, un software de escaneo con OCR extrae automáticamente los datos de las facturas sin usar plantillas para mejorar significativamente la eficiencia operativa para sus clientes:
- Rápido: hasta 6 veces más rápido que manualmente, incluidos los volúmenes a granel. Las altas tasas de extracción significan que se dedica menos tiempo a los errores de datos.
- Costes: personalizados y más asequible y económico que los procesos manuales.
- Eficiente: motor de autoaprendizaje potenciado por inteligencia artificial mejora con cada factura, volviéndose más eficiente e inteligente con cada uso.
- Seguro: tus facturas en un solo lugar que garantiza la protección de sus datos con normas
estrictas de seguridad.
5. Elimina el trabajo manual repetitivo por un procesamiento de facturas por OCR
Los mejores software de OCR optimizan la entrada de datos de tus facturas con IA en sencillos tres pasos:
- Entiende: Sube tus archivos en pdf, scan o imagen desde tu plataforma de almacenamiento en la nube favorita.
- Interpreta: Captura y guarda toda la información de los documentos de forma automática.
- Comparte: Envía directamente a UBL y carga los datos en tu sistema de contabilidad.
6. Controla tus documentos en la nube.
Buscar una solución basada en la nube es una apuesta segura para mantener el control de tu negocio
El objetivo es hacer que los datos sean disponibles sin necesidad de un cambio de infraestructura: así, todas las facturas estarán en un mismo lugar seguro, gobernado por una platafoorma comprometida con cumplir las normas más estrictas de seguridad para garantizar la protección de sus datos.
Automatizar las cuentas por pagar con Procys
La automatización de cuentas por pagar con Procys permite ahorrar tiempo y recursos, lo que se traduce en una mejora significativa en la eficiencia financiera de la empresa. Al utilizar Procys, las empresas pueden:
- Automatizar el proceso de facturación, lo que permite un seguimiento preciso de los pagos y reduce los errores.
- Mejorar la eficiencia financiera, lo que permite dedicar más tiempo y recursos a otras áreas del negocio.
- Integrar fácilmente Procys con otras aplicaciones y servicios, lo que permite una gestión más eficiente y una toma de decisiones más rápida.
- Reducir el tiempo y los costes de gestión de cuentas por pagar, lo que se traduce en una mejora significativa en la rentabilidad de la empresa
Procys permite realizar un seguimiento de los gastos y los pagos, lo que facilita la toma de decisiones y mejora la eficiencia financiera de la empresa.
¿Está listo para ver la diferencia en su organización? Pruebe Procys de forma gratuita (no se requiere tarjeta de crédito).
