¿Qué es el IDP - Intelligent Document Processing?

Introducción

El IDP (intelligent Document Processing) es la respuesta a las operaciones manuales o desordenadas relacionadas con los documentos.

A medida que las organizaciones generan y reciben volúmenes cada vez mayores de papeleo y documentos digitales, desde facturas hasta contratos, órdenes de compra e informes de cumplimiento, la necesidad de automatizar estos flujos de trabajo se ha vuelto crítica.

Los directores financieros, los gerentes de compras y los propietarios de negocios ven la gestión de documentos como un problema insostenible, y con razón. Sin embargo, en un mundo en el que prima lo digital, IDP tiene como objetivo optimice y modernice la forma en que las empresas extraen, procesan y administran los datos atrapados en documentos no estructurados.

En este artículo, analizaremos qué es el procesamiento inteligente de documentos, cómo funciona, sus beneficios y los casos de uso en todos los sectores.

¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos (IDP)?

El procesamiento inteligente de documentos es una tecnología avanzada que utiliza inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (ML) y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar, extraer y organizar automáticamente los datos de diferentes tipos de documentos

IDP incorpora la capacidad de entender el contexto y aprender de los errores del pasado al trabajar con formatos de archivo estructurados, semiestructurados o no estructurados, como archivos PDF, imágenes, correos electrónicos y archivos escaneados.

De los datos a la información

En esencia, estas tecnologías cierran la brecha entre los documentos sin procesar y los datos procesables.

Y, naturalmente, la transformación de facturas, recibos, formularios, contratos y correos electrónicos en información con capacidad de búsqueda plantea la necesidad para una precisión y calidad extremas, especialmente para industrias altamente reguladas.

Un sistema cualitativo capaz de lograr rendimientos de alta precisión puede luego enrutarse a través de los flujos de trabajo empresariales.

De hecho, la flexibilidad de la tecnología IDP permite no solo interpretar y clasificar los componentes del texto (nombres de los proveedores, números de factura, importes adeudados, etc.), sino también integrar información en ERPs, CRMs o plataformas de contabilidad con una mínima intervención manual.

El resultado es una forma más inteligente, rápida y confiable de administrar la información en todos los departamentos y funciones.

Cómo funciona IDP: explicación de los componentes clave

El procesamiento inteligente de documentos combina una serie de tecnologías para automatizar la administración de documentos de principio a fin.

El proceso sigue un proceso que imita y mejora la interpretación humana de los documentos, pero a escala, con una velocidad y precisión mucho mayores.

A continuación se muestran los componentes clave que impulsan a IDP.

1. Ingestión de documentos

El viaje de los desplazados internos comienza con la captura e ingestión de documentos.

Los documentos pueden provenir de varias fuentes: archivos adjuntos de correo electrónico, archivos PDF escaneados, fotos móviles, FTP o sistemas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox.

Procys, por ejemplo, funciona directamente con los clientes de correo electrónico, el software de contabilidad y las plataformas ERP, lo que permite una entrada fluida sin interrumpir los flujos de trabajo existentes.

2. Clasificación

Una vez que se ingieren los documentos, los sistemas IDP los clasifican automáticamente según su tipo, como facturas, recibos, contratos o formularios.

Los modelos de aprendizaje automático están entrenados para reconocer las estructuras de los documentos y los patrones de contenido, lo que reduce la necesidad de plantillas predefinidas.

Este paso de clasificación es crucial para las organizaciones que manejan grandes volúmenes de documentos diversos, ya que permite un enrutamiento y procesamiento precisos en sentido descendente.

De esta manera, Herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) será más fácil realizar el escaneo y la extracción.

3. Extracción de datos

Aquí es donde el poder de la IA se une al OCR.

Mientras que el OCR tradicional puede leer caracteres y dígitos, IDP utiliza algoritmos basados en inteligencia artificial para localizar y extraer campos específicos, como fechas de facturación, nombres de proveedores, importes, líneas de pedido o números de identificación fiscal.

Realización de sistemas de extracción de datos se adapta a múltiples diseños e idiomas, y también puede identificar la escritura a mano o los logotipos, lo que mejora su versatilidad.

4. Validación de datos

Tras la extracción, IDP valida la información mediante reglas empresariales predefinidas o integraciones con fuentes de datos externas.

Por ejemplo, el sistema puede comprobar si un número de factura está duplicado, comparar los nombres de los proveedores con una base de datos de ERP o verificar los totales con los pedidos de compra: pasos necesarios para evitar errores humanos en las operaciones de AP y AR.

La validación ayuda a prevenir el fraude, detectar errores y garantizar el cumplimiento de las normas contables y reglamentarias.

5. Automatización e integración del flujo de trabajo

Una vez que se verifican los datos, las plataformas de IDP pueden enrutarlos a través de los flujos de trabajo empresariales para su aprobación, pago, generación de informes o almacenamiento.

La integración con herramientas como QuickBooks, SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce y otras herramientas permite una transferencia fluida entre sistemas.

En resumen, adecuado y los sistemas flexibles ofrecen integraciones nativas sin interrumpir la tecnología de las empresas para crear potentes flujos de trabajo adaptados a sus operaciones.

6. Aprendizaje y optimización continuos

Una de las características que definen el procesamiento inteligente de documentos es su circuito de retroalimentación.

Cada corrección realizada en las fases de prueba o por un usuario se utiliza para volver a entrenar el modelo, lo que mejora la precisión y la adaptabilidad con el tiempo.

Esta capacidad de aprendizaje permite al sistema gestionar nuevos formatos, diseños y excepciones de documentos con una fiabilidad cada vez mayor.

IDP frente a OCR tradicional: ¿cuál es la diferencia?

A primera vista, el procesamiento inteligente de documentos (IDP) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) pueden parecer similares.

Ambos implican leer información de documentos. Sin embargo, el OCR es una tecnología fundamental en la que IDP se basa, mientras que el procesamiento inteligente de documentos lleva la automatización y la inteligencia a un nivel muy superior al que puede lograr el OCR tradicional.

En resumen

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Si bien es posible que el OCR siga teniendo cabida en los sistemas heredados o para necesidades de baja complejidad, las organizaciones que buscan eficiencia, escalabilidad e inteligencia en los flujos de trabajo de documentos recurren cada vez más al IDP.

Ventajas del procesamiento inteligente de documentos

La implementación del procesamiento inteligente de documentos (IDP) ofrece ventajas inmediatas y a largo plazo para las empresas de todos los sectores.

A continuación, enumeramos algunos de los beneficios más impactantes.

Ahorro de tiempo y eficiencia operativa

IDP reduce drásticamente el tiempo dedicado a la entrada manual de datos y al manejo de documentos.

Al automatizar las tareas repetitivas, como el escaneo, la categorización, la extracción y el enrutamiento de documentos, los empleados pueden centrarse en actividades de mayor valor.

Esto es particularmente impactante para automatización de cuentas por pagar (AP) y los procesos de cuentas por cobrar (AR), en los que las demoras en el procesamiento suelen crear cuellos de botella y los equipos pueden ahorre entre un 80 y un 95% de tiempo gastados en flujos de trabajo relacionados con documentos.

Mejora de la precisión y el cumplimiento

El procesamiento manual es propenso a errores: la introducción incorrecta de datos, la omisión de campos y las facturas duplicadas pueden provocar conflictos legales y cargos que perjudican los ingresos, el flujo de caja y, en última instancia, el estado de una empresa.

IDP garantiza una mayor precisión de los datos mediante mecanismos de verificación cruzada y validación impulsados por la IA.

Para sectores como el financiero, administración tributaria, y agencias de viajes, donde el cumplimiento de las normas es fundamental, IDP ayuda a las organizaciones a mantener registros de auditoría, cumplir con los plazos y evitar costosas multas.

Escalabilidad sin personal adicional

A medida que aumenta el volumen de documentos, escalar las operaciones manuales normalmente implica contratar más personal; IDP elimina esa limitación.

Su infraestructura basada en la nube y sus modelos de aprendizaje gestionan cargas cada vez mayores sin gastos adicionales, lo que la hace ideal para empresas en crecimiento o empresas que operan en múltiples regiones y departamentos.

Toma de decisiones más rápida

Con la captura de documentos en tiempo real y la salida de datos estructurados, las empresas obtienen acceso más rápido a información útil.

Los líderes financieros pueden revisar los ciclos de pago, los equipos de compras pueden detectar las tendencias de los proveedores y los gerentes de operaciones pueden realizar un seguimiento del desempeño, todo desde una única fuente confiable.

Esta disponibilidad de datos mejora la agilidad en la toma de decisiones y la previsión.

Experiencia mejorada de clientes y empleados

Cuando los procesos relacionados con los documentos son rápidos y sin errores, los equipos internos se sienten menos frustrados y los clientes disfrutan de un servicio más rápido, ya sea que reciban una factura, procesen un reembolso o tramiten una reclamación.

IDP ayuda a las empresas a cumplir con las expectativas de velocidad, precisión y transparencia, lo que mejora la satisfacción en todos los ámbitos.

Casos de uso en todos los sectores

El software de procesamiento inteligente de documentos (IDP) debe ser propenso a adaptarse a las necesidades de industrias específicas que requieren muchos documentos, son sensibles al cumplimiento normativo y son urgentes en cuanto al tiempo.

A continuación se muestran algunos de los casos de uso más relevantes en los principales mercados verticales en los que Procys ya está teniendo un impacto.

Instituciones financieras y fintech

Al procesar los estados de cuenta bancarios, los formularios KYC, las presentaciones reglamentarias, las facturas y otros documentos, las compañías financieras trabajan bajo estrictos estándares de cumplimiento como SOX, GDPR o Basilea III.

Los objetivos principales de IDP son automatizar estos flujos de trabajo de principio a fin, reduciendo el riesgo de errores manuales y fraudes y, al mismo tiempo, acelerando el tiempo de cumplimiento.

Aplicaciones clave:

• Extracción y validación automatizadas de facturas y registros de transacciones
• Integración con ERP y sistemas de cumplimiento para informes en tiempo real
• Detección de fraudes mediante el reconocimiento de anomalías en documentos financieros
• Flujos de trabajo de AP/AR simplificados para mejorar la liquidez y las relaciones con los proveedores
  
  

Las diferentes soluciones tienen diferentes curvas de aprendizaje y flexibilidad para adaptarse a las necesidades específicas; para ello, los sistemas avanzados se esfuerzan por ofrecer servicios personalizados para mantener una auditabilidad total y una gestión de datos segura, adaptada a las necesidades de cumplimiento de cada zona geográfica.

Agencias tributarias y firmas de contabilidad

Profesionales de impuestos y contadores se ven abrumados por la carga de escanear, clasificar e introducir datos, desde las declaraciones de impuestos y los estados financieros hasta los recibos y los documentos reglamentarios.

IDP transforma estas tareas en un flujo totalmente automatizado, lo que ayuda con la carga de trabajo durante las temporadas altas, mejora la calidad de los datos y minimiza las idas y venidas de los clientes.

Aplicaciones clave:

• Análisis automático de los registros de recibos y gastos para la presentación de impuestos
• Clasificación y etiquetado de datos para declaraciones de impuestos sobre el IVA, sobre la renta o sobre sociedades
• Integración perfecta con herramientas como Xero, FreshBooks o QuickBooks
• Soporte para tipos de documentos en varios idiomas y formatos
  
  

Es bueno saberlo:

Especialmente después el reconocimiento de la Agencia Tributaria española, los equipos administrativos utilizan Procys para preprocesar y conciliar grandes volúmenes de documentos de clientes, lo que permite a su personal centrarse en los servicios de asesoramiento y las relaciones con los clientes.

Agencias de viajes y plataformas de reservas

En la industria de viajes y turismo, cada transacción, desde reservas y cancelaciones hasta facturas y recibos, genera documentos que deben procesarse con rapidez y precisión para mantener el flujo de caja y la satisfacción del cliente.

IDP permite a las agencias agilizar los flujos de trabajo de fondo y, al mismo tiempo, mejorar la prestación y la organización de los servicios billetes de avión, Documentos de identidad y documentos para pasajeros con necesidades especiales.

Aplicaciones clave:

• Automatización de la gestión de facturas para reservas B2B y pagos a proveedores
• Clasificación de recibos, itinerarios y documentos de viaje en tiempo real
• Reducir la carga de trabajo manual durante las temporadas pico de viajes
• Integración con otras plataformas y sistemas de comunicación

Agencias de viajes reduzca sus errores de procesamiento y agilice los pagos a los proveedores integrando Procys en sus tareas de procesamiento de documentos.

Restaurantes y grupos hoteleros

Restaurantes y empresas hoteleras con múltiples ubicaciones se enfrentan a desafíos operativos diarios, incluida la gestión de las facturas de los proveedores, la conciliación de las entregas y la garantía de una contabilidad precisa.

Con IDP, estos flujos de trabajo se vuelven eficientes, escalables y mucho menos propensos a errores.

Aplicaciones clave:

• Extracción y procesamiento de facturas de varios proveedores
• Gestión de albaranes de entrega y órdenes de compra desde diferentes ubicaciones
• Integración con sistemas POS, plataformas de inventario y software de contabilidad
• Creación de paneles centralizados para las finanzas y las operaciones
  
  

Los grupos de restaurantes automatizan el procesamiento de facturas y reducen los gastos generales de contabilidad, al tiempo que obtienen visibilidad en todas las sucursales.

Integración con herramientas como Xero, y otros sistemas de contabilidad conectados a los servicios POS unifican los datos financieros y operativos.

Conclusión: ¿cuándo es el momento de adoptar el procesamiento inteligente de documentos?

Si su organización sigue dependiendo de los procesos manuales para gestionar las facturas, los recibos, los contratos o los formularios de los proveedores, el costo no es solo el tiempo, sino también las oportunidades perdidas, los riesgos de cumplimiento y el retraso en la toma de decisiones.

Es cierto que los competidores locales e internacionales de diversos sectores confían en IDP para agilizar los flujos de trabajo, reducir los errores manuales y crear agilidad operativa.

Así que podría ser el momento adecuado para parar administrar documentos, y comienzo administrar su negocio.

Siempre que la organización esté lista para ahorrar dinero y tiempo, IDP ofrece un camino claro hacia adelante.

En Procys, hemos creado una plataforma IDP patentada utilizando décadas de conocimiento de ingeniería y experiencia en inteligencia artificial para diseñar soluciones accesibles y rentables para las necesidades empresariales reales.

Puedes probar algunas de las funciones de la plataforma gratis registrándote aquí.